Als u actief bent in de B2B-sector, is de kans groot dat u tijdens uw normale bedrijfsactiviteiten moet reageren op verzoeken om voorstellen (RFP’s) van potentiële klanten. Maar het RFP-proces is meestal gevuld met potentiële valkuilen langs de weg. Hier leest u hoe u ze kunt herkennen, en belangrijker nog, vermijden:
Gerelateerd: 5 manieren om uit een RFP te halen wat u eigenlijk wilt
Begrijp het proces.
RFP’s bevatten in feite alle specifieke projectbehoeften en vragen die de klant heeft, in één document, dat naar talloze concurrerende bieders wordt gestuurd. Vervolgens selecteert de klant de inschrijvingen tot een handvol finalisten. De finalisten kunnen dan al hun vragen stellen, en de klant kan ook aanvullende vragen stellen aan de finalisten, door de verschillende voorstellen te vergelijken en tegen elkaar af te zetten.
Een definitief voorstel wordt dan door elke finalist ingediend, en de klant selecteert de winnende bieder om mee verder te gaan. Dit proces kan weken tot maanden in beslag nemen, afhankelijk van de omvang en complexiteit van het project. Ondernemingen krijgen te maken met een veel lastiger proces dan kleine tot middelgrote bedrijven, omdat de eerste een inkoopafdeling hebben (naast de mensen die de oplossing nodig hebben).
Zorg ervoor dat u in de eerste plaats op de hoogte bent van RFP’s.
U kunt geen verkoop sluiten als u in de eerste plaats niet op de hoogte bent van de RFP’s. Dus, moet je alle potentiële klanten in uw ruimte te identificeren, en zorg ervoor dat je op hun radar; vraag om te worden opgenomen in hun RFP verzoeken. Vaak zullen grotere bedrijven derde partij RFP proces-management bedrijven inhuren om het proces voor hen uit te voeren. Zoek uit welke bedrijven in uw branche actief zijn en zorg dat u ook bij hen op de radar komt.
Bereid u voor op last-minute verzoeken en krappe deadlines.
RFP’s komen vaak op het laatste moment, met krappe deadlines voor indiening (bijv. twee weken). Hoe complexer het project, hoe moeilijker het is om in zo’n korte tijd een goed doordacht antwoord te formuleren. Om deze reden moet u een sjabloon RFP op de plank hebben liggen. Als de RFP dan binnenkomt, heeft u 80 procent van het standaardmateriaal al klaarliggen en kunt u zich richten op de 20 procent die moet worden aangepast voor dat specifieke voorstel. Bereid je erop voor dat RFP reacties een grote afleiding zijn terwijl ze plaatsvinden; hoe beter je bent voorbereid, hoe minder een afleiding ze zullen zijn.
Gerelateerd: How ‘Storage Wars’ Teaches All You Need to Know About Buying and Pricing
Have ready a well-written, thoughtful response.
Een goede reactie zal doorgaans de volgende secties bevatten: (i) informatie over uw bedrijf; (ii) wat maakt u beter dan concurrenten; (iii) uw specifieke gedachten over de RFP-project, en hoe u bent uniek gekwalificeerd om te slagen; (iv) antwoorden op een van de specifieke vragen van de klant; (v) uw prijsstelling sectie; en (vi) uw “happy client” referenties.
Uw antwoord moet ook visueel aantrekkelijk zijn, met grafische beelden die meer gewicht in de schaal leggen dan dichte alinea’s met tekst. Het allerbelangrijkste is dat u in de “stem van de klant” spreekt en het logo en de afbeeldingen van het bedrijf door de presentatie heen laat lopen, zodat de klant weet dat u zijn bedrijf begrijpt en het lijkt alsof u maatwerk in uw reactie hebt gestopt, speciaal voor de ontvanger.
Geef uw “geheime sausje” niet prijs
Terwijl u zich probeert te onderscheiden van uw concurrenten, moet u oppassen dat u uw “geheime sausje” niet prijsgeeft in uw reactie. De kans is groot dat de klant uw unieke voordeel in uw antwoord ziet en aan de andere bieders vraagt of zij hetzelfde kunnen bieden. Dat doet twee dingen: (i) uw concurrenten worden geïnformeerd over wat u doet; en (ii) de concurrent krijgt de kans om te zeggen: “Natuurlijk kunnen we dat!”, ongeacht of zijn mensen dat in hun eerste reactie daadwerkelijk van plan waren of niet.
Bundelprijs waar u kunt.
Hoe meer details u in uw prijsvoorstel geeft, hoe specifieker de line-items zijn die de klant kan proberen naar beneden te onderhandelen. Dus, als voorbeeld, als u een leverancier van platformtechnologie bent, vermeld dan niet de prijzen voor al uw verschillende functies en functionaliteiten afzonderlijk, regel voor regel. In plaats daarvan moet u de prijzen voor het platform als geheel samenvoegen.
U wilt het de klant zo moeilijk mogelijk maken om “de duimschroeven aan te draaien” en uw nettomarge op het project echt te begrijpen. Begrijp dat uw klanten er alles aan zullen doen om de details te ontfutselen. Wees dus voorzichtig en graaf in waar het nodig is.
Geef niet uw laagste prijs op.
Ik heb eerder geschreven over de kunst van het onderhandelen. Het punt is dat je de klant ruimte moet laten voor een “win”. En die winst betekent meestal dat de inkoopafdeling slim overkomt bij haar baas, door haar leden te laten onderhandelen over verdere prijsbesparingen ten opzichte van de oorspronkelijke offerte. Dus, laten we zeggen dat u normaal gesproken graag de prijs van uw bedrijf bepaalt met een brutomarge van 50 procent. Zet in plaats daarvan een offerte in uw RFP met 60 procent, in de wetenschap dat de inkoopafdeling tijdens het proces zal verwachten dat er ten minste 10 procent van wordt afgehaald.
Strategisch gebruikmaken van het Q&A proces.
Er zijn twee onderdelen waarmee u rekening moet houden bij het stellen en beantwoorden van vragen tijdens het Q&A proces: (i) jezelf beschermen, en (ii) je concurrenten het leven zuur maken. Wat het eerste betreft, zullen alle gestelde vragen en beantwoorde antwoorden normaal gezien met alle concurrerende bieders worden gedeeld. Wees dus voorzichtig dat u geen vragen stelt waarbij de vragen zelf, of de antwoorden daarop, uw concurrent zullen leren hoe u precies uw werk doet — een voordeel dat u geheim wilt houden.
Aan de andere kant, als u weet dat u wezenlijk beter bent dan uw concurrenten op bepaalde gebieden die de klant wenst, beantwoord dan vragen met antwoorden waarvan u weet dat ze die van uw concurrenten ver overtreffen. Dit is echt een dunne lijn om te bewandelen: U wilt uw sterke punten laten zien, maar niet al uw sterke punten, waardoor uw concurrenten informatie krijgen.
Waarschuw de inkoopafdeling.
Er zijn doorgaans twee afdelingen betrokken bij de aankoopbeslissing: (i) de zakenmensen die de oplossing nodig hebben; en (ii) de inkoopafdeling die over het contract onderhandelt. De taak van de inkoopafdeling is het bedrijf geld te besparen, en vaak zijn de persoonlijke bonussen van de medewerkers gekoppeld aan de omvang van die besparingen.
Dit betekent dat, zelfs als u de 100 procent ideale oplossing bent voor de zakenmensen, de mensen van de inkoopafdeling een andere oplossing kunnen gaan “lobbyen en beïnvloeden”, als dat hen slimmer doet lijken bij hun bazen.
Typisch winnen de zakenmensen bij kleine prijsverschillen, maar de inkoopafdeling krijgt veel meer invloed naarmate uw prijzen hoger zijn dan die van anderen, zelfs als de zakenmensen u hebben gekozen. Zorg er dus voor dat je vrienden wordt met het inkoopteam op hetzelfde moment dat je met het business team werkt; en houd de prijsstelling van je concurrenten goed in de gaten.
Gebruik back channels.
Tijdens het RFP-proces word je meestal gediskwalificeerd als je naar de klant reikt en probeert jezelf te pushen of te promoten. De mensen van de klant willen niet worden afgeleid door talloze bieders terwijl ze hun werk proberen te doen. Maar, je hebt intelligentie nodig tijdens het proces, zodat je kunt handelen op basis van die informatie voordat het te laat is.
Zorg ervoor dat u “bevriende” mensen in uw achterzak hebt die op de hoogte zijn van het proces en de discussies daarover, maar niet direct bij het proces betrokken zijn. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u een social media-technologie-oplossing aan het pitchen bent voor een merk. Misschien bent u bevriend met iemand bij het social media-bureau van het bedrijf of in het digitale marketingteam, en is die persoon een collega van de besluitvormers en kan hij of zij namens u rondsnuffelen naar “inside informatie”.
Maar wees voorzichtig: Dit moeten zeer goede vrienden van je zijn, bij wie je zeker weet dat je informatie niet terugkomt bij de klant en je diskwalificeert.
Bet je nooit gerealiseerd hoeveel bewegende stukken er in een succesvolle RFP reactie zitten, toch? Hopelijk bent u nu beter op de hoogte van het proces, zodat u de volgende kunt winnen.
Gerelateerd: De kunst van het prijzen beheersen: Wat de tekstboeken u niet leren