Elke entiteit die op leden is gebaseerd, of het nu gaat om een club, branchevereniging, kamer van koophandel, lokaal chapter of alumnigroep, of uw sportschool om de hoek, heeft een eenvoudig systeem nodig om alle leden, evenementen, geld en inhoud te beheren die nodig zijn om die organisatie soepel te laten draaien. Online lidmaatschap management diensten maken deze taak gemakkelijk.
Deze cloud-gebaseerde Software-as-a-Service (SaaS) tools zijn ontworpen om specifieke gegevens en people management behoeften van clubs, verenigingen en andere organisaties te voldoen. Afhankelijk van het product en de doelgroep, deze platforms combineren een groot aantal verschillende functionaliteit, waaronder het beheer van de ledendatabase, document management, e-commerce, e-mail marketing, het bouwen van websites, een content management systeem (CMS), het verzamelen van donaties en de verwerking van betalingen, evenementen planning en beheer, en een groot aantal andere functies. In tegenstelling tot de meeste soorten SaaS-producten die tot doel hebben een universele set van tools te bieden, is membership management software vaak gespecialiseerd om te voldoen aan de behoeften van bepaalde soorten organisaties.
Voordat u de membership management oplossing kunt kiezen die geschikt is voor uw organisatie, moet u een duidelijk idee hebben van welke taken u wilt dat dit platform overziet en faciliteert. In dit overzicht wordt uitgelegd welke soorten tools beschikbaar zijn en welke functies ze bieden, welke factoren u in overweging moet nemen bij het investeren in een membership management platform, en hoe het type doelgroep en de mate van maatwerk die u nodig hebt het verschil kunnen maken.
Wat is Membership Management?
De analoge dagen zijn voorbij: U hoeft niet uw hele organisatie lid informatie en programma’s door middel van bergen papier in archiefkasten of dezelfde Microsoft Excel-spreadsheet die u hebt gebruikt sinds de jaren 1990. Op een basisniveau vereist ledenbeheer de mogelijkheid om basisinformatie over leden bij te houden, te communiceren met leden en prospects en evenementen te plannen. Om donaties, bijdragen, en vergoedingen te verzamelen, en om betalingen te verwerken, moet u ook een aantal bits van boekhoudkundige software gegooid inch
Naast de basis, en afhankelijk van de organisatie die u runt, kan uw admin dashboard of lidmaatschap commandocentrum ook sport een aantal andere functies. De tool kan u helpen uw online winkel te runnen, documenten te beheren, en het uitvoeren van leden enquêtes en online enquêtes. De tool kan zelfs uw website bouwen en u helpen het uiterlijk, het gevoel en de gebruikerservaring (UX) aan te passen voor beheerders en leden die de website gebruiken.
Terug in het midden van de jaren tachtig was ik (Theresa) de voorzitter van een lokale afdeling van een nationale vereniging van computeradviseurs. Als afdelingsvoorzitter vertrouwde ik op onze penningmeester om de ledenlijsten bij te houden, wat hij deed met behulp van een tamelijk primitieve spreadsheet. De belangrijkste gegevens die we moesten bijhouden waren de meest voor de hand liggende, zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
Waar we vastliepen was de factureringsdatum voor de jaarlijkse contributie van elk lid en het bepalen wanneer we een lid moesten laten vallen omdat hij of zij niet betaalde. Hoewel we een aantal spreadsheetmacro’s hadden geschreven om ons hierbij te helpen, moest onze penningmeester uiteindelijk de hele database regel voor regel doorlezen om er zeker van te zijn dat niemand was vergeten. Eenmaal per jaar printten we (ja, printten, op papier!) onze ledendatabase zodat we elkaar konden terugvinden – ervan uitgaande dat men het telefoonboek zelf kon vinden.
De 10 kanshebbers
In dit overzicht bekijken we 10 lidmaatschapsbeheerservices: 360Alumni, aMember Pro, ChamberMaster, ClubExpress, MemberPlanet, NationBuilder, StarChapter, Sumac, Wild Apricot, en Zen Planner, en introduceren we de belangrijkste concepten om uw aankoopbeslissing te vergemakkelijken. Maar voordat u beslist welke het beste werkt voor uw club, organisatie, sportfaciliteit of kamp, moet u prioriteiten stellen voor de taken die u wilt afhandelen en een budget bepalen.
Uw eerste stap is om uit te zoeken wat uw vereniging de meeste problemen bezorgt met uw huidige beheersysteem (dat kan een spreadsheet zijn, een doos met indexkaarten of een onhandige stapel papieren). Welke antwoorden heeft u nodig die uw huidige systeem niet voldoende biedt? Identificeer de belangrijkste pijnpunten en zoek de oplossing die deze het eerst verlicht. De overige functies, inclusief de prijs die u zult betalen, zullen op hun plaats vallen.
Zoals de meeste cloud-gebaseerde softwarediensten, betaalt u een maandelijks bedrag dat is gebaseerd op het aantal mensen dat inlogt en op degenen die als beheerder fungeren. De meeste van deze diensten hebben ook een limiet aan het aantal leden dat uw vereniging kan dragen op basis van het prijsniveau. De meerderheid van de door ons geteste tools – waaronder ChamberMaster, MemberPlanet, StarChapter, Sumac, Wild Apricot en Zen Planner – hebben een dergelijke prijsstelling, met duidelijk afgebakende niveaus op basis van inhoudsvolume, ledencapaciteit en websiteschaal. Sommige diensten, zoals ClubExpress, prijzen meer flexibel op basis van gebruik, terwijl die zoals 360Alumni prijzen per aangepaste offerte. Lidmaatschapsbeheersoftware aMember Pro wordt verkocht per eenmalige licentie.
De meeste systemen brengen extra kosten met zich mee (zoals transactiekosten) wanneer leden hun contributie betalen of tickets voor evenementen kopen, of een e-mail of sms-bericht verzenden, afhankelijk van het aantal contacten. De waarde van Sumac is bijna volledig gebaseerd op de lijst van beschikbare add-ons voor gespecialiseerde gebruikssituaties, bovenop de integratiekosten voor het toevoegen van lidmaatschapsbeheerfuncties aan uw bestaande website. Het maken en aanpassen van een website zal u altijd geld kosten, afhankelijk van hoeveel codeerwerk u nodig heeft of hoeveel van de aanpassing self-service is met widgets of een plug-and-play CMS zoals een WordPress website. Elk hoofdstuk, elke groep of instelling heeft een andere website en andere organisatorische behoeften, dus zorg dat je die hebt voordat je tot aanschaf overgaat.
Wanneer je nadenkt over budgetten en functies, kijk dan eens naar de software die je nu gebruikt voor taken als boekhouding en klantenrelatiebeheer (CRM) en kijk of de beschikbare pakketten daaraan gekoppeld kunnen worden of niet. De meeste leveranciers hebben API’s (Application Programming Interfaces) waarmee gegevens heen en weer kunnen worden gestuurd, maar sommige verkiezen dat u alles wat u nu doet naar hun systeem converteert.
Cost of Customizing
Er is een afweging die u moet maken tussen de functionaliteit van de software in zijn generieke staat en de kosten om het aan de behoeften van uw organisatie aan te passen. Veel kleinere verenigingen, vooral nieuwe die nog niet hun processen hebben ingesteld, kunnen blij zijn met off-the-shelf (of web-based) software. Grotere organisaties die al jaren bestaan en een specifieke manier van zaken doen hebben, zijn misschien beter af om extra geld uit te trekken voor het aanpassen van het platform. Aan maatwerk hangt wel een prijskaartje. Het zal een aantal gesprekken met hun verkopers vergen om een volledig beeld te krijgen van uw mogelijke factuur. 360Alumni maakt een website op maat voor elke hogeschool of universiteit, maar dit gaat gepaard met relatief hoge eenmalige aanpassingskosten.
De meeste van deze systemen bieden extra functies, zoals betalingsverwerking, evenement ticketing en e-mail marketing-sommige zijn gratis beschikbaar, terwijl anderen tegen extra kosten komen. Er zijn ook e-commerce pakketten waarmee je de T-shirts van je organisatie online kunt verkopen, online donaties kunt accepteren of periodiek nieuwe toeters en bellen aan je website kunt toevoegen (hetzij op self-service wijze of door maatwerk aan te vragen bij de leverancier van het ledenbeheer).
Zen Planner, bijvoorbeeld, biedt een aanzienlijk duurder maandelijks pakket voor zijn websitebundel om je website te bouwen en te onderhouden. ClubExpress rekent eenmalige opstartkosten variërend van $150 tot bijna $2.000, afhankelijk van de mate van website codering en maatwerk die u nodig heeft. ChamberMaster’s eenmalige opstartkosten variëren van $600 tot $7.000. Wild Apricot, aan de andere kant, bevat gratis website bouw, web hosting, API toegang, en WordPress integratie op alle niveaus. Dan zijn er tools zoals MemberPlanet, die weinig tot geen maatwerk bieden, maar tegen een veel lagere prijs. Sumac omvat geen website bouw of content management, maar er is nog steeds een eenmalige vergoeding van $ 700 plus $ 50 per maand voor een website integratie met de software.
Zodra je geld toevoegt aan het systeem, moet je echter ook een betalingsverwerker kiezen. Deze bedrijven fungeren als tussenpersoon tussen uw website en de banken en creditcards van uw leden, en verwerken de betalingen op een veilige manier. Ze nemen echter wel een percentage van elke transactie, gemiddeld zo’n 2,5 procent. Velen hebben ook kosten per transactie van 20 tot 50 cent. Controleer de betalingsverwerkingsfuncties en -kosten voordat u er een aan uw lidmaatschapsbeheerplatform koppelt, vooral als uw vergoedingen laag zijn of als u termijnbetalingen aanvaardt. Die per-transactie vergoedingen zal een grote hap uit kleine betalingen.
Een laatste belangrijke factor om te overwegen is mobiele functionaliteit. Sommige oplossingen voor ledenbeheer bieden speciale apps voor Android en iOS. Anderen hebben responsieve websites die de grootte dynamisch aanpassen afhankelijk van de schermgrootte van uw smartphone of tablet; andere platforms zoals Sumac bieden nog steeds alleen desktoptoegang. De uitblinkers hier zijn ChamberMaster, MemberPlanet en Zen Planner, die niet alleen mobiele apps bieden, maar ook aparte, speciale apps hebben gebouwd voor personeel en voor leden.
In de apps van Zen Planner kunnen leden bijvoorbeeld roosters bekijken en zich inschrijven voor lessen, rekeningen betalen, en zelfs workoutresultaten en dagelijkse leaderboards bijhouden als onderdeel van de gamified ledenervaring van het platform. In de personeels-app kunnen admins de aanwezigheid bijhouden; profielen van leden aanmaken, beheren en contact met hen opnemen; of veilige facturering of documenttransacties binnen hun app vergemakkelijken.
De mobiele apps van ClubExpress moeten hier ook worden genoemd. Het bedrijf heeft geen aparte admin en lid apps, maar het zal op maat te bouwen en brand een mobiele app voor elke club-en de app te publiceren naar de App Store en Google Play store als onderdeel van een eenmalige $ 100 vergoeding (plus $ 2 per lid te downloaden). Omgekeerd bieden verschillende van de in deze roundup besproken producten geen voor mobiel geoptimaliseerde toegang. Als robuuste mobiele mogelijkheden een belangrijke factor zijn voor uw organisatie, houd daar dan rekening mee bij het overwegen van een desktop-only, e-commerce-gerichte tool zoals aMember Pro.
Verschillende doelgroepen
De lidmaatschapsbeheer platforms die we hier bekijken bedienen een aantal verschillende en specifieke doelgroepen – van sportscholen en zomerkampen tot professionele verenigingen en loopbaan educatie diensten. Deze negen platforms ondersteunen verschillende behoeften als een sportschool zou niet nodig functies voor kandidaten voor het openbaar ambt, bijvoorbeeld.
Wild Apricot dekt een verscheidenheid van club en vereniging soorten, met inbegrip van non-profit verenigingen en clubs die moeten houden tabs op hun leden en hen te factureren voor contributie en evenementen. MemberPlanet ondersteunt het beheer van lidmaatschappen in kleinere organisaties, zoals verenigingen zonder winstoogmerk, religieuze groepen, scholen, boosters, PTA’s, en Griekse en alumni groepen (de laatste is de belangrijkste doelgroep van 360Alumni). ChamberMaster bedient lokale Kamers van Koophandel, terwijl StarChapter gericht is op lokale afdelingen, non-profits, en verenigingen. Sumac is gericht op non-profits, maar heeft add-ons voor alles van cursus registraties en het zoeken van een baan tot het boeken van een tour. ClubExpress is een platform voor allerlei soorten clubs en verenigingen, terwijl de software van aMember Pro specifiek geschikt is voor online e-commerce en online lidmaatschap websites. NationBuilder is gericht op non-profit verenigingen, politieke campagnes, muzikanten, artiesten, restaurants – vrijwel iedereen die een online aanhang probeert te genereren. We hebben geprobeerd om YourMembership.com te beoordelen (dat grote groepen met meerdere locaties ondersteunt), maar ze hadden geen demo of proefperiode beschikbaar.
We geven onze huidige ‘Editors’ Choice’ knikjes aan twee diensten: ClubExpress en Zen Planner. ClubExpress is een alles-in-een lidmaatschap, evenementen, e-commerce en website management platform voor lokale clubs en verenigingen. Zen Planner biedt sportscholen en workout studio’s een gebruiksvriendelijk systeem dat er niet uitziet als een CMS uit het vorige decennium.
Elke organisatie is anders en ontworpen voor een ander doel, elk dient een unieke achterban van leden en heeft discrete behoeften, taken en doelen om haar missie te bereiken. De lidmaatschapsbeheer ruimte weerspiegelt de lappendeken van de klanten aan wie haar software caters. Met alle genoemde factoren in het achterhoofd, kunt u er zeker van zijn dat een van de tools in deze review roundup precies de juiste pasvorm zal zijn voor uw organisatie.