Rethinking Communications for the Coronavirus Age
Overal sinds de razend populaire dienst Slack de harten van werknemers veroverde, zijn zakelijke messaging-apps het de facto medium voor communicatie op kantoor geworden. Deze apps brengen instant messaging, tekstberichten, privéforums, videogesprekken, het delen van bestanden en soms het delen van schermen samen in één centrum voor samenwerking. Het resultaat is één enkele plaats om te chatten met collega’s, zowel in real time als asynchroon. Nu COVID-19 voor de deur staat, zullen teams ook serieus moeten nadenken over hoe ze in contact kunnen blijven met leden die in quarantaine zijn, niet kunnen reizen, face-to-face vergaderingen willen mijden of anderszins van elkaar gescheiden zijn. Zakelijke messaging apps kunnen een belangrijk deel van de oplossing zijn.
Je kunt één-op-één gesprekken voeren, groepschats die alleen op uitnodiging zijn, en openbare gesprekken met iedereen die mee wil doen. Als ze op de juiste manier worden gebruikt, behoren chat-apps voor teams tot de beste productiviteitstools, omdat ze het volgen van gesprekken vergemakkelijken, het teamwerk verbeteren en de bedrijfscultuur in stand helpen houden.
Zakelijke messaging-apps hebben diverse voordelen ten opzichte van het zwarte gat in de productiviteit dat e-mail is. Ten eerste moedigen ze beknoptheid aan. Dankzij de lay-out van deze apps en de evoluerende etiquette over het gebruik ervan, zijn berichten meestal beknopt, in tegenstelling tot e-mail, waar velen zich gedwongen voelen om te veel uit te leggen. Ten tweede, de meeste discussies vinden plaats op een opt-in basis. Je kunt deelnemen aan gesprekken die voor jou van toepassing zijn, en je bent evenzeer welkom om alles wat irrelevant is over te slaan. Als je nodig bent, kan iemand een @-teken voor je naam zetten om je te markeren. Dat is veel duidelijker dan een CC krijgen op een e-mail waarvan je geen idee hebt wat jouw rol in het gesprek moet zijn. Ten derde maken messaging apps aanhoudende, doorlopende gesprekken mogelijk, iets waar e-mail niet zo sterk in is. Open een forum met de naam “Brainstorming”, en mensen kunnen een idee toevoegen wanneer het hen te binnen schiet.
Wat zijn deze apps en waarin verschillen ze van elkaar?
Iedereen houdt van Slack, toch?
Slack is een van de bekendste en meest geliefde van alle team messaging apps. Er zijn tal van alternatieven voor Slack, maar deze app heeft al vroeg in zijn bestaan een grote opmars gemaakt. Toen Slack eenmaal zijn benen had gevonden, deed een gezonde marketing push ook geen kwaad. Volgens CNBC gaf het bedrijf in het fiscale jaar 2017 104 miljoen dollar uit aan marketing, en dat bedrag is sindsdien verdubbeld.
Naast het feit dat Slack al vroeg bekendheid kreeg, werd het ook een soort lieveling omdat het zo anders was dan e-mail. Het omarmde speelsheid met emoji, reacji (emoji gebruikt als reactie op een bericht), en geanimeerde GIF’s. De app heeft ook zijn lijst met functies gestaag uitgebreid en met echte toegevoegde waarde. Als je Slack kent, weet je misschien nog dat er aanpasbare statusmeldingen, berichten in een thread of de mogelijkheid om e-mails door te sturen aan de app werden toegevoegd. Bovendien integreert Slack heel goed met tientallen andere online apps en services. Als je meldingen wilt ontvangen over activiteiten in een andere app, is de kans groot dat je ze in Slack kunt krijgen.
Als je al fan bent van de app, hebben we 45 Slack-tips om je te helpen er het maximale uit te halen.
Natuurlijk is niet iedereen dol op Slack. Sommigen vinden het te druk, te lawaaierig, hoewel er trucs zijn om Slack minder afleidend te maken. Anderen vinden dat Slack veel functies heeft, maar niet de functies die ze nodig hebben. Een andere app boordevol functies, Glip van RingCentral, biedt een heleboel tools die je niet in Slack vindt (tenzij je ze toevoegt via een integratie). Glip biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om samen documenten te bewerken, plus een teamagenda en tools voor taakbeheer. Glip geeft je ook tools voor het markeren van afbeeldingen en PDF’s. Als je team al gebruikmaakt van de VoIP-dienst RingCentral Office, betaal je al voor Glip, dat mooi geïntegreerd is.
Andere Slack-alternatieven
Er zijn ook andere apps om te overwegen, die aan andere behoeften voldoen. Twist van Doist is een goed voorbeeld. Het maakt gebruik van een unieke lay-out die de behoeften van een gedistribueerd team ondersteunt, dat wil zeggen mensen in verschillende tijdzones. Als mensen op verschillende tijden werken, moet hun communicatie-app zo zijn ontworpen dat gesprekken geordend en georganiseerd blijven. Wanneer teamleden in de Filipijnen aan het werk gaan en de gesprekken van hun Canadese collega’s lezen, mogen ze zich niet buitengesloten voelen, alleen omdat ze sliepen toen de chat plaatsvond. Twist is ontworpen voor dit soort scenario’s. Het is echter de moeite waard om op te merken dat Twist in veel opzichten op e-mail lijkt.
Flock is een ander alternatief. Het voelt niet zo hectisch aan als Slack, maar het heeft veel van dezelfde functies. Het is er alleen niet overladen mee. Flock kost ook minder dan Slack. De app heeft een nette interface, een geïntegreerde takenlijst, en de optie om een alleen-lezen message board te maken, die gebruikt kan worden om informatie van een juridische afdeling, HR, of leidinggevenden te verspreiden.
Beste waarde voor kleine bedrijven
Vele kleine organisaties kunnen wegkomen met het gebruik van de gratis versie van een messaging app. Meestal beperkt de gratis versie het aantal berichten dat kan worden bekeken bij een zoekopdracht, of heeft het een lage opslagcapaciteit voor geüploade bestanden. Kleine bedrijven die willen betalen voor alle functies zonder beperking moeten kijken naar Zoho Cliq, de laagst geprijsde app die deze lijst van de beste team messaging apps heeft gemaakt.
Zoho Cliq’s kosten zijn gebaseerd op het totale aantal mensen in een team dat de app gebruikt. Hoe meer mensen, hoe lager de prijs per persoon. Bij 500 of meer mensen betaal je $1 per hoofd per maand. Naarmate het aantal gebruikers afneemt, betaal je iets meer. Een groep van 10 mensen of minder betaalt uiteindelijk 3 dollar per persoon per maand, wat nog steeds buitengewoon laag is.
Gebundelde opties
Een andere manier om de kosten laag te houden is om een team messaging app te gebruiken die gebundeld is met een andere dienst waar uw organisatie al voor betaalt. Drie voorbeelden zijn Google Hangouts Chat, Microsoft Teams, en Glip van RingCentral (die we al hebben genoemd, maar hier is het nog een keer… tada!).
Google Hangouts Chat is inbegrepen bij een zakelijk G Suite-account. Met andere woorden, als uw organisatie Gmail gebruikt voor e-mail of Google Docs voor tekstverwerking, dan heeft u al Google Hangouts Chat. U hoeft er niets extra’s voor te betalen.
Hetzelfde geldt voor Microsoft Teams, dat wordt meegeleverd met Office 365 Business- of Enterprise-accounts. Teams verschilt een beetje van Hangouts Chat omdat je Teams gratis kunt gebruiken, zelfs als je geen betalende zakelijke klant van Microsoft Office bent; je hebt alleen een gratis Outlook.com-e-mailadres nodig. Als je Slack hebt gebruikt en je bedrijf al betaalt voor Office, kijk dan eens naar wat Microsoft Teams en Slack verschillend maakt. Het kan u helpen te beslissen of u wilt overstappen.
Communiceren, samenwerken
Organisaties kunnen andere samenwerkingstools hebben die chat- en berichtgevingsfunctionaliteit bevatten. Zo is er in projectmanagementsoftware meestal wel een plek waar je je werk kunt bespreken. Deze tools ondersteunen prima discussies over het project, maar zijn niet geschikt voor meer algemene gesprekken, zoals het informeren van andere forenzen over verkeersproblemen of het bespreken van manieren om het kantoorbeleid te verbeteren. Er zitten dus voordelen aan zowel messaging apps als andere samenwerkingstools die meer manieren bevatten om te communiceren.
Het belangrijkste wat een team messaging app kan doen is iedereen in een team ondersteunen door ze een van de vele tools te geven die ze nodig hebben om te communiceren en het werk efficiënt gedaan te krijgen.