Hoe vul je een Expense Reimbursement Form in:
Voeg persoonlijke informatie in.
Voeg uw volledige naam, werknemers identificatienummer (indien van toepassing), afdeling, en alle andere relevante informatie in die nodig is in het formulier, zodat de ontvanger weet aan wie hij de vergoeding moet overmaken.
Voer aankoopgegevens in.
Vergoedingsformulieren vragen doorgaans om gegevens zoals de datum van aankoop, een korte beschrijving van wat er is betaald, en het totaalbedrag. Vermeld elk artikel afzonderlijk als u er meer dan één hebt.
Het formulier ondertekenen.
Het formulier onderaan ondertekenen en dateren. Met uw handtekening bevestigt u dat de gegevens die u op het formulier hebt ingevuld, juist zijn en overeenkomen met de werkelijke zakelijke uitgaven die u met uw eigen middelen hebt betaald.
Bonnen bijvoegen.
Voeg voor elk artikel dat op het formulier staat de aankoopbonnen bij. Uw bonnetjes zijn het bewijs dat u de uitgaven die u op het formulier vermeldt, ook werkelijk hebt betaald. Zonder de juiste bonnetjes is een volledige vergoeding wellicht niet mogelijk.
Inleveren bij directie of boekhouding.
Zend het formulier en de bonnetjes zo snel mogelijk naar uw manager of de juiste partij, zoals de boekhouding. Veel bedrijven accepteren alleen vergoedingsaanvragen binnen 30 dagen na de oorspronkelijke uitgave, dus dien uw onkostenvergoedingsformulier altijd meteen in.
Waarom onkostenvergoedingsformulieren belangrijk zijn:
In bijna elk bedrijf zullen er gevallen zijn waarin werknemers onkosten uit eigen zak moeten betalen. Dit komt vooral voor bij werknemers die reizen naar conferenties, vergaderingen en werklocaties buiten het bedrijf. Een onkostenvergoedingsformulier helpt ervoor te zorgen dat deze werknemers deze kosten niet zelf hoeven te betalen.
Het belangrijkste is dat onkostenvergoedingsformulieren zorgen voor documentatie die uw boekhouding versterkt en beschermt tegen fraude. Als er discrepanties worden gevonden tussen het vergoede bedrag en het werkelijk uitgegeven bedrag, kan het formulier worden gebruikt als referentiepunt om te zien wat er is gedeclareerd en wat er is betaald.
Onkostenvergoedingsformulieren zijn een standaardonderdeel van elk onkostenvergoedingsbeleid en ze helpen u te voorkomen dat werknemers te weinig of te veel betalen voor werkgerelateerde onkosten.