Door Beth Buehler
Het onderwerp wie betaalt voor de drankjes aan de bar is een gesprek dat bij elke vergadering of evenement voorkomt, tenzij het een zakelijke of sociale gelegenheid is waar geen alcohol bij komt kijken natuurlijk. Op verschillende conferenties en evenementen die ik voor mijn werk bijwoon, worden vaak wijn, bier en sterke drank van Colorado geschonken, zodat deze dranken en soms een signatuurdrankje gratis beschikbaar zijn voor de aanwezigen, terwijl zij andere drankkeuzes moeten kopen. Ik hou ook van de ticket aanpak, omdat het nog steeds een gratis drankje of twee, maar controle van de organisator van het budget.
Op onze viering van de lezersverkiezing en de introductie van de Hall of Fame voor Colorado Meetings + Events, die elk jaar in maart plaatsvindt als aftrap van de Colorado Meetings Week, maken we gebruik van partnerschappen en sponsoring om de hele avond van 18.00 tot 20.30 uur een bar te organiseren.
Een bar tijdens de jaarlijkse viering van Colorado Meetings + Events Best of wordt mogelijk gemaakt door sponsoring en partners. Foto door Allée Photography.
Dit zijn maar een paar voorbeelden, dus ik heb contact opgenomen met Alicia Hein om meer te weten te komen over het onderwerp “No Host Bar vs. Hosted Bar: Pros and Cons” zoals ze heeft gewerkt als een nationale sales manager en conventie diensten manager bij Crested Butte Mountain Resort en catering sales manager voor bruiloften bij Keystone Resort.
Destination Colorado: Wat is de beste manier om het onderwerp no host bar/hosted bar met een klant door te nemen?
Alicia Hein: Ik begin graag met het bespreken van hoe het evenement past in het algemene programma voor de groep. Als het een eerste evenement is of een geïsoleerde receptie, dan heeft de klant of meetingplanner meer flexibiliteit met het formaat van de bar.
In mijn werk als nationale sales manager voor Crested Butte Mountain Resort, werk ik vaak met klanten die een jaarlijkse conferentie naar ons resort brengen waar de deelnemers jaar na jaar komen, en de welkomstreceptie of avondrecepties zijn hoekstenen van de conferentie-ervaring die netwerken en een kans bieden om bij te praten met collega’s die ze niet vaak zien. In die gevallen raad ik aan het barformaat hetzelfde te houden om aan de verwachtingen van de gasten te voldoen.
Ik heb andere conferentiegroepen gehad die van jaar tot jaar de zaken graag een beetje door elkaar gooiden, en we kunnen het barformaat gebruiken om aan de budgettaire richtlijnen te voldoen, om te helpen voldoen aan de minima voor eten en drinken die met ons resort zijn afgesproken, of om de aanwezigheid voor een programma voor of na het evenement aan te moedigen.
Een toost op Butte 66 met uitzicht op de pistes van Crested Butte Mountain Resort. Courtesy CBMR/Trent Bona.
DC: Zijn hosted bars gebruikelijker dan geen hosted bars of vice versa? Of verschilt het voor zakelijke versus sociale evenementen?
AH: Ik weet niet of een van beide populairder is. Ik denk dat het vooral afhangt van het budget van de groep en ook van het soort evenement. In mijn ervaring als sales manager van Keystone, waar ik bruiloften verzorgde, merkte ik dat de meeste bruiden een bar wilden en dat ook deden, zolang hun budget dat toeliet. Vaak reisden hun gasten vanuit het hele land en wilden ze de financiële last van de reis naar de bestemming verlichten door de bar (en het hele feest) te organiseren zodra hun gasten waren gearriveerd.
DC: Wat zijn enkele dingen waar je rekening mee moet houden bij een bar?
AH: Zeker het budget van de klant, want een bar kan heel veel kosten, afhankelijk van het type en de lengte van het evenement en het aantal mensen dat aanwezig is. Klanten moeten ook rekening houden met vervoer na het evenement als de gasten terugreizen naar hun hotel of naar elders. Een verantwoordelijke gastheer zorgt voor een pendeldienst voor het evenement of houdt het evenement in de buurt van gratis vervoersmogelijkheden, aangezien mensen doorgaans meer drankjes nuttigen als er een hosted bar is.
Een aprés ski meet-up in de Umbrella Bar van Crested Butte Mountain Resort kan een hosted of geen hosted bar zijn. Zorg er gewoon voor dat de deelnemers niet te lang onderweg zijn om veilig terug te skiën of te boarden. Courtesy CBMR/Nathan Bilow.
DC: Hoe zit het met een no hosted bar?
AH: Afhankelijk van het soort evenement, kan het nuttig zijn om gasten van tevoren te laten weten, zodat ze voorbereid kunnen komen met de juiste betaling. De meeste locaties accepteren creditcards, maar als het evenement op een afgelegen locatie wordt gehouden, kan de enige optie contant geld zijn, dat tegenwoordig minder mensen bij zich hebben. Als je als meetingplanner een nieuw evenement aan je programma toevoegt, bijvoorbeeld een poster sessie in de late namiddag/avond, zal een cash bar op voorhand waarschijnlijk betekenen dat minder mensen beide evenementen zullen bijwonen. Het aanbieden van een selectie van eten bij de receptie kan dit compenseren, maar het hosten van de bar (of een deel ervan) zou gunstiger zijn om mensen te laten komen.
DC: Wat is een goede middenweg tussen de twee?
AH: Meestal komt dit ter sprake als gevolg van budgettaire beperkingen van een klant. Ik ben er een groot voorstander van om de bar zo in te richten dat er bier en wijn wordt geschonken, maar dat de drankjes door de gast moeten worden betaald. Dit formaat verhoogt de opkomst bij evenementen en biedt de gasten opties, terwijl het totale budget van de klant in de hand wordt gehouden.
DC: Wat is een goede manier om de kosten van een gehoste bar in de hand te houden?
AH: Als een conferentiegroep een strikt budget heeft, zullen ze de deelnemers vaak een bepaald aantal drankkaartjes geven om de kosten in de hand te houden en de gasten betalen voor alle drankjes boven de kaartjes. Een andere optie is om de bar tot een bepaalde tijd te hosten en dan over te schakelen op een non-hosted bar, maar dit werkt niet goed voor alle evenementen en kan in feite een “rush” op de bar veroorzaken vlak voordat het format overschakelt naar non-hosted, wat niet noodzakelijkerwijs helpt met uw budget.
Als een meetingplanner sponsormogelijkheden beschikbaar heeft voor een conferentie, stel ik altijd voor om sponsoring van de bar als optie op te nemen. Dit kan een gemakkelijke manier zijn om een budgettaire beperking van een conferentie te compenseren, terwijl een leverancier zich op een sociale manier met uw gasten kan bezighouden.
Gratis drankjes die door verkopers van beurzen worden verstrekt, kunnen een nuttige manier zijn om een afsluitende receptie te verzorgen, zoals deze op de Meetings Industry Council of Colorado Educational Conference and Trade Show. Foto door All Digital Photo and Video.
DC: Worden er verschillende eisen gesteld aan hosted en no host bars?
AH: Ja, maar het meeste werk wordt intern aan de kant van de locatie gedaan, bijvoorbeeld het beschikbaar hebben van een geldkist of een creditcardmachine voor een no hosted bar of het beschikbaar hebben van meer drank en personeel voor een hosted bar. Ik denk dat de sleutel hier als een cliënt of vergadering planner is detaillering details van de bar-formaat en de betaling met uw locatie gastheer van tevoren, zodat iedereen is op dezelfde pagina. Als u zich als klant zorgen maakt over de barrekening voor een gehoste bar, wil ik daar graag van tevoren van op de hoogte zijn en dit doorgeven aan ons personeel. In het algemeen willen we dat u en uw gasten terugkomen naar ons resort of ons doorverwijzen naar anderen en we vergroten onze kansen daarop door te voldoen aan uw verwachtingen voor het evenement.
DC: Hoe kunnen bars op evenementen (gehost of geen gastheer) uniek worden gemaakt in plaats van dezelfde oude aanpak?
AH: Ik denk dat dit meer neerkomt op wat er beschikbaar is aan de bar dan op het format. Klanten die een evenement uniek willen maken, werken vaak samen met ons conferentiedienstenteam om een signatuurdrankje voor het evenement aan te passen of vragen of er lokale producten worden geserveerd. Hier in Crested Butte zijn onze verzoeken meestal voor lokaal geproduceerde Montanya rum of Irwin Brewing Company bier als een manier om de bruiloft of conferentie ervaring te verankeren aan onze stad. Als iemand in de industrie hou ik van het controleren van de verbazingwekkende handtekening drank ideeën die door Colorado Meetings + Events in hun e-mail nieuwsbrieven en tijdschriften. De drankrecepten zijn meestal afkomstig van professionele mixologen en bieden mij de bouwstenen voor iets soortgelijks voor evenementen hier.
Beth Buehler is redacteur van Colorado Meetings + Events en Mountain Meetings-magazines, heeft geholpen bij het plannen van talloze bijeenkomsten en evenementen, en geniet van het verkennen van Colorado in alle seizoenen.