De termen gegevenswoordenboek en gegevensbewaarplaats duiden op een meer algemene software-utiliteit dan een catalogus. Een catalogus is nauw verbonden met de DBMS-software. Hij verschaft de erin opgeslagen informatie aan de gebruiker en de DBA, maar hij wordt hoofdzakelijk geraadpleegd door de verschillende softwaremodules van het DBMS zelf, zoals DDL- en DML-compilers, de query-optimalisator, de transactieprocessor, rapportgeneratoren en de constraint enforcer. Anderzijds is een data dictionary een gegevensstructuur waarin metadata, d.w.z. (gestructureerde) gegevens over informatie, worden opgeslagen. Het softwarepakket voor een stand-alone data dictionary of data repository kan interageren met de softwaremodules van het DBMS, maar het wordt hoofdzakelijk gebruikt door de ontwerpers, gebruikers en beheerders van een computersysteem voor het beheer van informatiebronnen. Deze systemen houden informatie bij over systeemhardware en -softwareconfiguratie, documentatie, toepassing en gebruikers, alsmede andere informatie die van belang is voor het systeembeheer.
Als een data dictionary-systeem alleen wordt gebruikt door de ontwerpers, gebruikers en beheerders en niet door de DBMS-software, wordt het een passief data dictionary genoemd. Anders wordt het een actief gegevenswoordenboek of data dictionary genoemd. Wanneer een passief gegevenswoordenboek wordt bijgewerkt, gebeurt dit manueel en onafhankelijk van eventuele wijzigingen in een DBMS (databank)-structuur. Bij een actieve data dictionary wordt eerst de dictionary bijgewerkt en als gevolg daarvan vinden automatisch wijzigingen in het DBMS plaats.
Databasegebruikers en applicatieontwikkelaars kunnen baat hebben bij een gezaghebbend data dictionary-document dat de organisatie, inhoud en conventies van een of meer databases catalogiseert. Dit omvat meestal de namen en beschrijvingen van verschillende tabellen (records of Entiteiten) en hun inhoud (velden) plus aanvullende details, zoals het type en de lengte van elk gegevenselement. Een ander belangrijk stuk informatie dat een data dictionary kan verschaffen is de relatie tussen Tables. Hiernaar wordt soms verwezen in Entity-Relationship diagrams, of bij gebruik van Set descriptors, door aan te geven aan welke Sets database Tables deelnemen.
In een actieve data dictionary kunnen constraints worden geplaatst op de onderliggende data. Zo kan bijvoorbeeld een Range worden opgelegd aan de waarde van numerieke gegevens in een data-element (veld), of kan een Record in een Tabel worden VERPLICHT deel te nemen aan een set-relatie met een ander Record-Type. Bovendien kan een gedistribueerd DBMS bepaalde locatiespecificaties hebben die in zijn actieve gegevenswoordenboek zijn beschreven (b.v. waar Tabellen zich fysiek bevinden).
Het gegevenswoordenboek bestaat uit recordtypes (tabellen) die in de database worden aangemaakt door systemen gegenereerde opdrachtbestanden, afgestemd op elk ondersteund back-end DBMS. Oracle heeft een lijst van specifieke views voor de “sys”-gebruiker. Dit stelt gebruikers in staat precies die informatie op te zoeken die nodig is. Opdrachtbestanden bevatten SQL Statements voor CREATE TABLE, CREATE UNIQUE INDEX, ALTER TABLE (voor referentiële integriteit), enz., met het specifieke statement dat voor dat type database vereist is.
Er is geen universele standaard voor wat betreft de mate van detail in een dergelijk document.