General Ledger (GL) in de boekhouding is een verzameling van rekeningen gebruikt om transacties die zijn opgenomen in de journaals samen te vatten. Grootboeken kunnen ook worden geïnterpreteerd in de laatste stadia van de boekhouding van de definitieve boeking die een samenvatting van de gegevens die is gegroepeerd of ingedeeld afgeleid van de journaals bevat.
Het registreert de veranderingen die zich voordoen in elke rekening en het toont het saldo van de rekeningen aan het einde van de boekhoudkundige periode. Alle transacties die in de journaalposten zijn opgenomen, worden met regelmatige tussenpozen in het grootboek geboekt of verplaatst. Soms geven rekeningen in het grootboek geen gedetailleerde financiële gegevens weer, zoals schuldrekeningen, debiteuren en voorraden. Om die gegevens te vinden, zijn andere rekeningen nodig om die extra rekeningen te groeperen. Dit wordt het subgrootboek genoemd.
Het grootboek wordt vaak het moedergrootboek genoemd, waarin de ramingen van de belangrijkste boekhoudrekeningen worden weergegeven. Deze ramingen sluiten elkaar uit en dienen om het effect van transacties op veranderingen in bedrijfsactiva, -passiva en -kapitaal samen te vatten. Het subgrootboek wordt vaak een aanvullend boek genoemd, een groep rekeningen die gespecialiseerd zijn in de details van debiteuren en crediteuren die meer gedetailleerde informatie verschaffen.
Hoofdboek heeft verschillende doeleinden, namelijk:
- alle boekhoudkundige transacties nauwkeurig en correct vastleggen.
- transacties op de juiste rekening te boeken.
- saldo en creditsaldo op de rekening bij te houden.
- de vereiste journaalposten in te voeren.
- betrouwbare en tijdige financiële rapportages te maken voor elke boekhoudperiode.
Mensen kunnen verschillende grootboekformuliermodellen gebruiken om hun financiële gegevens in te voeren. Populaire modellen zijn T-Rekening en Debet/Krediet. U kunt deze twee modellen hieronder downloaden en gebruiken. Grootboekgegevens worden altijd ingevoerd na journaalposten. Dat betekent dat boekhouders transactiegegevens twee keer moeten invoeren. Verscheidene boekhouders elimineren deze dubbele invoer al door het grootboek automatisch te laten filteren en gegevens te laten ophalen op basis van een bepaald rekeningstelsel in de journaalposten.
General Ledger with T-Account Format
Dit grootboek is het eenvoudigst en heeft alleen de vorm van een grote T-letter. De linkerkant toont de debetzijde en de rechterkant toont de creditzijde. De naam van de rekening staat linksboven en de rekeningcode staat rechtsboven. Grootboekrekeningen gebruiken het T-rekeningformaat om de saldi op elke rekening weer te geven. Elke journaalpost wordt van het algemeen journaal overgebracht naar de overeenkomstige T-rekening. De debiteringen worden altijd naar de linkerkant verplaatst en de crediteringen worden altijd naar de rechterkant van T-rekeningen verplaatst.
Omdat de meeste rekeningen door meerdere transacties worden beïnvloed, staan er gewoonlijk meerdere getallen in zowel de debet- als de creditkolom. Onderaan elke T-rekening worden altijd rekeningsaldi berekend. Er zijn twee werkbladen met verschillende debet- en creditkolomposities. U kunt kiezen welk T-rekeningformaat u wilt gebruiken en het zo vaak vermenigvuldigen als u wilt.
General Ledger with Debit/Credit Column Format
In dit model worden financiële transacties gesorteerd op datum en hun saldo wordt ingevoerd in de respectievelijke debet- en creditkolommen. Dit sjabloon maakt deel uit van een spreadsheet van een geïntegreerd boekhoudsysteem, waarin u de gegevens niet handmatig hoeft in te voeren.
Om dit sjabloon te gebruiken, moet u, aangezien het geen automatisch grootboeksjabloon is, de codes en de beschrijving van het rekeningstelsel opgeven. Vervolgens kunt u het werkblad toewijzen aan de desbetreffende CoA-rekening door het werkblad een andere naam te geven en de rekening te selecteren in het CoA-veld. Dan kunt u beginnen met het schrijven van transactiegegevens in de respectievelijke kolommen. Vergeet niet de balansformule voor de laatste kolom in te stellen. U kunt deze instellen door deze te selecteren in het veld Saldo methode. U kunt dit werkblad zo vaak dupliceren als u wilt.
Omdat beide modellen slechts formulieren zijn, moet u formules maken om ze samen te vatten in een ander werkblad voor het opstellen van rapporten.