Boekhoudkundige transacties kunnen verkeerd in een boekhoudsysteem worden ingevoerd, of misschien had een transactie bijvoorbeeld over twee verschillende grootboekrekeningen moeten worden gesplitst.
Hoe dan ook, wanneer dit gebeurt, moet je wijzigingen aanbrengen in de oorspronkelijke transactie nadat deze is geboekt, en je kunt dit eenvoudig doen in QuickBooks boekhoudsoftware door een journaalpost te maken.
U kunt journaalposten in QuickBooks maken om transacties aan te passen of te corrigeren en boekingen te plaatsen die niet op andere manieren kunnen worden uitgevoerd, zoals aanpassingen aan winst of verlies.
Het journaalboekingsproces is vrij eenvoudig, maar u kunt slechts voor één klant of verkoper tegelijk een journaalpost maken. Als u meerdere klanten- of leverancierssaldi op deze manier wilt corrigeren, zult u afzonderlijke boekingen moeten doen.
Wat is een journaalpost?
Een algemene journaalpost is een boekhoudkundige transactie die rechtstreeks in het grootboek wordt geboekt. Het grootboek van een onderneming fungeert als de hoofdgroep van rekeningen die wordt gebruikt om balans- en winst-en-verliesrekeningtransacties vast te leggen.
Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat u de maandelijkse rekening van $ 100 per ongeluk op de rekening voor verzekeringskosten van uw onderneming hebt geboekt. U kunt een correctiejournaalpost boeken om de rekening voor verzekeringsuitgaven met $ 100 te verlagen of te crediteren en de rekening voor nutsuitgaven met $ 100 te verhogen of te debiteren om uw fout te corrigeren. Alle rekeningen staan dan in de juiste volgorde, en u hoeft het door uw leverancier verschuldigde bedrag niet te wijzigen omdat dat deel van de transactie correct is geboekt.
Journaalposten voor activiteiten aan het einde van het jaar
Uw registeraccountant of boekhouder wil misschien journaalposten maken om activiteiten aan het einde van het jaar af te ronden, zoals het boeken van belastingaanpassingen, het boeken van afschrijvingskosten of het herclassificeren van inkomsten en uitgaven. Uw accountant of boekhouder kan u specifieke informatie geven als u de journaalposten aan het eind van het jaar zelf wilt boeken, samen met uitleg over waarom de posten in uw specifieke situatie nodig waren.
Hoe maakt u algemene journaalposten in QuickBooks
U kunt algemene journaalposten in QuickBooks maken door deze stapsgewijze instructies te volgen:
- Ga naar Bedrijf > Algemene journaalposten maken in het menu boven aan het scherm.
- Verander indien nodig het veld Datum in het venster Algemene journaalposten maken. QuickBooks gaat standaard uit van de huidige datum, dus als u een boeking wilt doen voor een vorige maand of jaar, moet u dit veranderen, zodat uw boeking in de juiste financiële periode wordt geboekt.
- Voer een nummer in voor uw journaalpost in het veld Boekingsnummer. QuickBooks zal automatisch de volgende journaalposten opeenvolgend nummeren.
- Voer het grootboekrekeningnummer in de kolom Rekening in. U kunt ook de eerste rekening selecteren uit een vervolgkeuzemenu in de kolom Rekening.
- Voer het debet- of creditbedrag voor de rekening die u hebt geselecteerd in de kolommen Debet of Credit in. De debet- en creditbedragen moeten gelijk zijn om de boeking in evenwicht te brengen en QuickBooks in staat te stellen de boeking te boeken.
- Voeg een beschrijvende memo in de kolom Memo in. Deze zal worden weergegeven op rapporten die deze journaalpost bevatten. Deze stap is optioneel, maar wordt aanbevolen, zodat u zich later kunt herinneren waarom de boeking is gemaakt.
- Herhaal de stappen 4 tot en met 6 totdat de boekingen elkaar volledig compenseren en de transactie een nulsaldo bereikt. Het totaal in de Debet kolom moet gelijk zijn aan het totaal in de Credit kolom, en de journaalpost zal dan in evenwicht zijn.
- Klik op Opslaan & Sluiten om de journaalpost op te slaan en het venster te sluiten, of klik op Opslaan & Nieuw om de journaalpost op te slaan en een nieuw venster te openen.
U kunt de meeste algemene journaalposten in QuickBooks met deze stappen maken, maar als u journaalposten wilt maken die van invloed zijn op de debiteurenrekening van een bepaalde klant of de crediteurenrekening van een bepaalde verkoper, moet u de klant of verkoper op de eerste regel van de boeking zetten.