Zakelijke kilometers zijn een van die aftrekposten waar een bordje “Let op” op zou moeten staan. Als u de aftrek wilt toepassen, moet u dat kunnen bewijzen. En er is een specifieke manier om dat te doen.
Sommige bedrijfseigenaren en werknemers die voor hun werk moeten reizen, houden een uitstekende administratie bij van de zakelijke kilometers. Maar als u deze administratie niet op de juiste manier bijhoudt, kunt u de kosten niet opvoeren in uw zakelijke belastingaangifte en loopt u een grote aftrekpost mis.
Erger nog, u kunt de aftrekpost toch opnemen en een audit krijgen.
Tijdens een audit kan de belastingdienst u vragen om uw kilometers met documentatie te bewijzen. U kunt niet aftrekken wat u niet kunt bewijzen, dus u moet de informatie vastleggen om de aftrek te kunnen toepassen. Als u de aftrek niet kunt bewijzen, kan uw bedrijf boetes en sancties opgelegd krijgen wegens te weinig betaalde belastingen.
De twee manieren om zakelijke kilometeradministratie bij te houden
De belastingdienst wil een “tijdige en nauwkeurige” administratie. Zij verwacht dat u een “dagelijks logboek bijhoudt met het aantal afgelegde kilometers, de bestemming en het zakelijke doel”. De eenvoudigste manier om dit te doen is een logboek “op het moment zelf” bij te houden. Voor elke zakenreis hebt u vier gegevens nodig: de datum, de kilometerstand aan het begin en aan het eind van de reis, en waarom u de reis maakt.
Twee manieren om het aantal afgelegde kilometers bij te houden:
- De logboekmethode.
- Een kilometer-app (Hint: deze is gemakkelijker)
Als u de logboekmethode gebruikt, moet u de informatie over de reis vastleggen op het moment dat deze plaatsvindt. Vermeld de naam van de persoon en waarom u naar deze locatie reist. Noteer het punt waarop u begon erheen te rijden. Vermeld het adres of enige informatie over uw bestemming.
U kunt de feitelijke afstand in kilometers opnemen – waar u bent begonnen en geëindigd – als u dat wilt, of u kunt dit later toevoegen via een kaartapp op internet.
Voor beide trackingmethoden geldt dat u moet kunnen aantonen dat u de informatie hebt opgenomen op het moment van de reis. U kunt niet tot het einde van het belastingjaar wachten om “de achterstand in te lopen!”
Een app gebruiken om zakelijke kilometers bij te houden
Als u permanent op uw smartphone bent aangesloten, zijn er talloze apps beschikbaar die uw kilometers voor u registreren. Ze zullen zelfs scheiden uw zakelijke kilometers van uw persoonlijke kilometers. Als u hetzelfde voertuig zowel zakelijk als privé gebruikt, moet u ook uw totale aantal kilometers aan het begin en einde van het jaar registreren.
Zorg ervoor dat u de informatie over het zakelijke doel zo snel mogelijk na de rit op de app noteert.
Registratie bijhouden voor de optie voor werkelijke uitgaven
De IRS staat twee verschillende methoden toe voor het aftrekken van rijkosten: Werkelijke kosten of de standaard kilometervergoeding van de IRS. Als u de standaardmethode gebruikt, hoeft u alleen de afgelegde kilometers, de datum en de zakelijke doeleinden op te geven. Aan beide methoden kleven voor- en nadelen, en er zijn ook enkele beperkingen aan het rapporteren van de werkelijke kilometerkosten.
Als u de werkelijke rijkosten gebruikt, moet u bonnetjes bewaren voor alle rijkosten, inclusief gas, onderhoud en verzekering. Vervolgens vermenigvuldigt u deze kosten met het percentage van het totale aantal kilometers dat u voor zakelijke doeleinden hebt afgelegd.
Als u bijvoorbeeld in een jaar in totaal 24.000 km hebt gereden en u kunt aantonen dat 18.000 km voor zakelijke doeleinden is gebruikt, dan hebt u 75% zakelijk gereden. U zou dan uw totale werkelijke rij-uitgaven met dit percentage vermenigvuldigen om het bedrag te krijgen dat u voor de onkostenaftrek moet gebruiken.
Er bestaat een wijdverbreid misverstand dat als u de werkelijke uitgaven bijhoudt, u het aantal gereden kilometers niet hoeft bij te houden. Maar u kunt alleen zakelijke uitgaven aftrekken, dus u moet nog steeds de afstand in kilometers bijhouden om de zakelijke kilometers van de privékilometers te scheiden.
Uw afstand in kilometers opgeven voor uw zakelijke belastingaangifte
De volgende stap is het opnemen van deze informatie in uw zakelijke belastingaangifte. De specifieke manier waarop u deze informatie opneemt, is afhankelijk van uw bedrijfstype.
The Bottom Line
Begin met het bijhouden van uw uitgaven voor zakelijk gebruik van uw auto, zelfs als u niet denkt dat er veel zakelijke ritten zullen zijn. Het is beter om er in januari al een gewoonte van te maken dan om er volgend jaar april de dupe van te worden.