Als je naar unboxing video’s op YouTube kijkt, zijn de meest afschuwelijke producten vaak het grappigst. Het is echter niet altijd leuk als je aan de ontvangende kant staat van een teleurstellend product of dienst. Laten we het eens hebben over wanneer en hoe je klachtenbrieven moet schrijven.
Voor de meeste mensen is het vrij zeldzaam om welk soort brief dan ook te schrijven. In plaats daarvan kunnen ze contact opnemen met het bedrijf via de telefoon, online chat of zelfs sociale media. Maar de Federal Trade Commission geeft drie belangrijke redenen om te mailen klacht brieven. Ze ” uw klacht op record met het bedrijf, het behoud van alle wettelijke rechten die u kan hebben in de situatie, en het bedrijf weet dat je serieus bent over het nastreven van de klacht.” U kunt op het postkantoor vragen om een bewijs van aflevering, zodat u een digitaal verslag hebt van uw brief die op zijn bestemming is aangekomen.
Nu gaan we de componenten van een effectieve klachtenbrief uitsplitsen. In wezen zijn het zakelijke brieven, dus u moet beginnen met uw adres en de datum. De naam en de titel van de contactpersoon moeten daarna komen als u ze kunt vinden, anders begint u met de naam van het bedrijf en het adres.
Ook al bent u boos, de toon van uw brief moet respectvol en constructief zijn. De persoon die de brief leest, is immers niet direct verantwoordelijk voor de problemen die u ondervindt. Hij of zij zal eerder geneigd zijn u te helpen uw problemen op te lossen als u beleefd bent. Vermeld alle relevante details, maar wees beknopt.
Informatie die u wellicht wilt opnemen:
- Winkelnaam en locatie
- Uw rekeningnummer
- Relevante data, zoals wanneer u goederen of diensten kocht en wanneer het probleem begon
- Namen van verkopers, vertegenwoordigers van de klantenservice, of managers met wie u het probleem eerder hebt aangepakt
- Serienummer en modelnummers
- Kopieën van ontvangstbewijzen, facturen, en garanties
- Kopieën van eerdere correspondentie, zoals e-mails, chat logs, of brieven
- Uw contactinformatie
In de body van de brief dient u in de openingszin uw specifieke klacht aan te geven. Geef vervolgens aan welke acties u al hebt ondernomen om de klacht op te lossen en hoe u verwacht dat het bedrijf de kwestie aanpakt. Gebruik een eenvoudige, professionele, complimenterende afsluiting, zoals Sincerely of Regards.
Hier vindt u een voorbeeldbrief:
555 Five BoulevardAustin, TX 73301
Maart 20, 2019
Mr. Bob HowardGeneral ManagerProducts and More717 Seven StreetNew York, NY 10012
Dear Mr. Howard:
Re: Rekeningnummer 1884434
Ik schrijf om mijn ontevredenheid te uiten over de Model X theeketel die ik op 28 februari 2019 heb gekocht in uw winkel gevestigd aan 1616 Sixteen Avenue. Hoewel de waterkoker er prima uitziet, lekt hij wanneer hij met water wordt gevuld. Toen ik het op 2 maart 2019 probeerde terug te brengen naar de winkel, vertelde de dienstdoende medewerker, George Burns, me dat hij het artikel niet zou accepteren omdat hij geen schade zag.
Om de kwestie op te lossen, zou ik graag willen dat u het volledige bedrag dat ik heb betaald ($ 29,86, inclusief belasting) terugstort op mijn Frequent Customer-account. Ik voeg een kopie bij van het originele ontvangstbewijs.
Ik zie uit naar uw antwoord. Neemt u in de komende twee weken contact met mij op via bovenstaand adres of per telefoon op (555) 555-5555.
Met vriendelijke groet,
Jason Brooks
Het beste resultaat van een klachtenbrief is een succesvolle oplossing. In feite, zodra bedrijven zich bewust zijn van problemen, kunnen zij hun goederen, diensten, of beleid ook voor andere consumenten verbeteren. Je hebt de meeste kans op een positief resultaat als je hoffelijk bent en alle relevante details vermeldt!
Meer van #HowToWrite:
How To Write a Tweet
How To Write a Joke
How To Write a Blog
How To Write a Book Review