Evenementenplanner zijn betekent niet alleen feestjes organiseren; het gaat erom programma’s te maken die gericht zijn op het doel, de boodschap of de indruk die je klant probeert over te brengen.
Eventplanners werken lange uren om de details van vrijwel elk vergaderformaat te organiseren en uit te voeren, inclusief privé-seminars, openbare conferenties, industriebeurzen, retraites voor werknemers en meer.
The Event Planning Industry
Een onderzoek uit 2018 door de Events Industry Council meldde dat wereldwijde zakelijke evenementen meer dan $ 1 biljoen aan directe uitgaven genereerden, en wereldwijd 10,3 miljoen banen ondersteunden. De Verenigde Staten voerden de wereld aan in de totale evenementenproductie, gevolgd door China en Duitsland.
Het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics definieert drie primaire categorieën van professionele planning: voor vergaderingen, conventies en evenementen. In 2018 was het mediane loon voor elk type planner $ 49.370 per jaar.De specifieke vereiste taken zullen variëren afhankelijk van de specifieke industrie, maar alle planners zullen doorgaans verantwoordelijk zijn voor de volgende taken:
- Met klanten om te begrijpen waarom ze een vergadering of evenement houden
- Plan de details van het evenement, waaronder de tijd, locatie en kosten
- Vraag offertes aan bij locaties, cateraars en andere dienstverleners
- Bezoek locaties om ervoor te zorgen dat ze bruikbaar zijn en dat ze aan de vereisten voldoen
- Coördineer zalen, menu, product giveaways, vervoer, en andere diensten
- Overzie alle activiteiten om ervoor te zorgen dat iedereen tevreden is
- Bekijk rekeningen, facturen en keur betalingen goed
“Eventplanners coördineren vieringen zoals jubilea, reünies en andere grote sociale evenementen, maar ook bedrijfsevenementen, zoals productlanceringen, gala’s en prijsuitreikingen. Er zijn ook non-profit evenementenplanners die grote evenementen plannen met als doel donaties te werven voor een liefdadigheidsinstelling of belangenorganisatie. Evenementen kunnen banketten, liefdadigheidsraces en voedselinzamelingsacties omvatten.”
Vaardigheden voor evenementenplanning
Om succesvol te zijn, moeten evenementenplanners over een aantal vaardigheden beschikken. Eerst en vooral moeten ze uitblinken in mondelinge en schriftelijke communicatie en uitzonderlijke vaardigheden hebben op het vlak van organisatie en tijdsbeheer. Het is ook essentieel dat ze ervaring hebben met projectmanagement en kunnen multitasken.
Zelfstarters die goed met een team kunnen werken en kalm en persoonlijk kunnen blijven onder druk, blinken meestal ook uit als evenementenplanner. Onderhandelings-, budget- en personeelsmanagementvaardigheden zijn noodzakelijk, evenals de vaardigheid om met alle managementniveaus om te gaan. Succesvolle evenementenplanners hebben gevoeligheden ontwikkeld als het gaat om locatieselectie, catering, productie, entertainment, geschenken, transport, accommodatie en conferentiediensten.
Vereiste graad
Diegenen die een carrière in evenementenplanning nastreven komen uit een verscheidenheid aan beroepen en academische achtergronden. Veel werkgevers geven de voorkeur aan een bachelordiploma in hospitality management, bedrijfskunde, marketing, public relations of communicatie. Veel planners beginnen echter in andere beroepen of komen binnen in administratieve functies met verantwoordelijkheden op het gebied van vergaderplanning.
Als u uw kwalificaties wilt verbeteren, kunt u overwegen het examen voor Certified Meeting Professional (CMP) af te leggen of de Certified Government Meeting Professional (CGMP) titel te behalen. De CMP- en CGMP-certificering is beschikbaar voor planners van congressen, vergaderingen en beurzen.
Aan de slag
Plan uw overstap naar evenementplanning op dezelfde manier als u uw volgende evenement zou plannen – met een strategie en gedetailleerde documentatie. Ga aan de slag met deze stappen:
- Om waardevolle ervaring op te doen, doe je vrijwilligerswerk bij een non-profitorganisatie of een ander bedrijf zoals een cateringbedrijf, bloemist, evenementenontwerper of een andere evenementenplanner.
- Als je al evenementen plant voor een andere evenementenorganisator, neem dan meer verantwoordelijkheid op je. Het is vaak zo eenvoudig als je manager vragen om meer werk in het kader van je volgende evenement.
- Neem deel aan verenigingen zoals Meeting Planners International of de International Live Events Society om te netwerken. Hoe meer mensen je kent en hoe meer relaties je ontwikkelt in de industrie, hoe gemakkelijker het zal zijn om je carrière als evenementenplanner op te bouwen.
- Maak een evenementportfolio om je expertise en kennis te laten zien.
- Neem, naast het ontwikkelen van relaties met andere evenementenplanners, netwerken met externe leveranciers of partners. Cateraars, muzikanten of mediapersoonlijkheden kunnen allemaal uw exposure en cirkel van invloed vergroten.
De organisatie en het tijdbeheer van je eigen leven zijn een duidelijke indicator voor anderen van je talent voor evenementenplanning. Of je nu solliciteert voor een ander planningsbedrijf of je eigen bedrijf begint en laat groeien, je doel zal zijn om kalm, georganiseerd en altijd op schema te blijven.