Ja, we bewegen allemaal in een hoger tempo dan ooit tevoren, en de regels van de kantooretiquette zijn misschien niet meer zo duidelijk gedefinieerd als vroeger. En ja, door alle technologische hulpmiddelen die we op de werkplek gebruiken, komen overtredingen van de beleefdheidsregels steeds vaker voor.
Als manager kunt u uw team het goede voorbeeld geven op het gebied van kantooretiquette door de basismanieren in herinnering te roepen die u op de kleuterschool hebt geleerd: Let op als iemand tegen je praat, en als je niets aardigs te zeggen hebt, zeg dan helemaal niets.
Als je personeel je niet volgt, ben je niet de enige. Senior managers in een nieuwe Accountemps enquête zeggen dat ze een gebrek aan beleefdheid opmerken wanneer werknemers te laat komen of vergaderingen missen (34 procent), niet tijdig reageren op telefoontjes of e-mails (26 procent) en roddelen over anderen (23 procent).
Zie een diashow met meer onderzoeksdetails, hieronder.
Hier volgen vijf tips die u kunt volgen om de kantooretiquette te verbeteren – en uw personeel en uw bedrijf naar succes te leiden.
Ben punctueel, en let op
Probeer een paar minuten te vroeg te komen om uw werkdag te beginnen of deel te nemen aan een zakelijke bijeenkomst. Of u de vergadering nu leidt of bijwoont, zorg ervoor dat u niet wordt afgeleid door telefoontjes, e-mails, sms’jes of andere gesprekken. Tenzij u een presentatie geeft, monopoliseer de discussie niet en sta ook niet toe dat iemand anders dat doet.
Mijd roddels en openbare kritiek
Roddels zeggen meer over degene die ze deelt dan over degene over wie ze gaan. Laat je team dus duidelijk weten dat je niet alleen niet meedoet aan roddels – gedefinieerd als terloopse of ongebreidelde berichten over persoonlijke details waarvan niet is bevestigd dat ze waar zijn – maar dat je ze ook afkeurt.
Als manager is het belangrijk om het bespreken van gevoelige onderwerpen te beperken tot één-op-één gesprekken met werknemers.
Denk eraan en wees hoffelijk
Je moet er rekening mee houden dat geuren zich verspreiden. Als u een koelkast deelt, dek deze dan luchtdicht af en gooi aan het eind van elke week uw oude eten en drinken weg.
Andere mogelijke afleidingen? Luidruchtige luidsprekers, luide stemmen, rinkelende telefoons die niet worden opgenomen, gesprekken of rondhangen naast bureaus, rommelige bureaus en rommelige werkruimtes.
U kunt ook hoffelijk zijn door uw collega’s te erkennen wanneer ze u helpen en hen krediet te geven wanneer dat gepast is. Bouw gezonde mentorrelaties op, leer uw medewerkers kennen en besteed aandacht aan hen.
Communiceer met klasse
Houd uw taalgebruik zuiver, ongeacht hoe comfortabel u met uw team bent of hoe informeel uw kantoor is. Zorg ervoor dat je weet hoe je namen van werknemers of klanten correct uitspreekt. Denk aan uw publiek wanneer u humor, sarcasme, ironie, woordspelingen en woordspelingen gebruikt. Stel werkpleknormen voor e-mail en telefooncommunicatie. Moedig communicatie en luisteren in twee richtingen aan. Sta open voor de input van uw personeel; vraag er zelfs om.
Lees over hoe de communicatie op de werkplek door de generaties heen is veranderd.
En geeuwen terwijl iemand tegen je praat? Tja, daar is soms niets aan te doen, maar je kunt wel zien hoe het overkomt.
Show respect for down time
Hier is een boodschap voor degenen aan wie u leiding geeft: Ziek naar je werk gaan doet meer kwaad dan goed. Je voelt je er alleen maar slechter door, je productiviteit daalt en je kunt je ziektekiemen verspreiden naar de rest van het kantoor. Gebruik je ziektedagen en blijf thuis als je ziek bent.
Je kunt een betere baas zijn door te laten zien dat je werk en privé in balans zijn. Tenzij het om een noodgeval gaat, vermijd late telefoontjes en e-mails, vooral als u verwacht dat de ontvanger na sluitingstijd reageert. Houd je aan redelijke werktijden en verwacht dat anderen dat ook doen.
Hoe belangrijk is kantooretiquette?
Veel. Mensen zijn misschien niet meer zo formeel in hun werk als vroeger, maar ze verwachten nog steeds dat hun collega’s respectvol en beleefd zijn. Bovendien stralen goede manieren professionaliteit uit, wat uw reputatie versterkt en uw kansen op een succesvolle carrière vergroot.
Hoe u omgaat met gevoelige situaties op het werk kan uw professionele imago maken of breken. Of u nu voor een groot accountantskantoor werkt of een klein bedrijf leidt, er is waarschijnlijk sprake van enige mate van kantoorpolitiek binnen uw bedrijf. De meeste organisaties zijn niet immuun voor politieke kwesties, vooral kleine bedrijven met weinig werknemers, waar kantoorpolitiek een grote impact kan hebben.
Ontdek hoe je door kantoorpolitiek navigeert met deze gids die je nu kunt downloaden.
Wat als je een fout maakt?
Iedereen maakt zo nu en dan fouten, dus sla jezelf niet voor je kop als je op het werk een kleine etiquettevergissing begaat. Erken gewoon je faux pas en bied zo snel mogelijk je excuses aan aan iedereen die je misschien hebt beledigd. Denk dan na over wat tot de fout kan hebben geleid: Voelde je je gestrest of was je bezig met een probleem buiten je werk? Probeer het probleem bij de wortels aan te pakken en bedenk hoe u in de toekomst met de situatie kunt omgaan om herhaling te voorkomen.
Als u niet de kantooretiquette aan de dag hebt gelegd waarvan u wilt dat uw medewerkers die overnemen, weet dan dit: U kunt herstellen. De eerste stap is dat u uw fout inziet.
Voor meer over zakelijke etiquette 101, bekijk de diashow.