New York is een van de meest unieke staten voor de vrijheid van informatie-wetgeving, omdat het twee verschillende systemen hanteert voor het verstrekken van openbare informatie aan degenen die daarom vragen.
Er is de New York Freedom of Information Law (FOIL) voor New York City en er is de wet voor de rest van de staat. Dit betekent ook dat er verschillende manieren zijn waarop kleinere steden documenten met openbare informatie aan verzoekers bezorgen dan in New York City. Ook kunnen de kosten in de twee gebieden verschillen.
Ook opereert het bureau dat de meeste FOIL-verzoeken ontvangt, het New York Police Department (NYPD) op onafhankelijke wijze, ook al vallen zij onder dezelfde wetten als de rest van de stad. Soms stelt de NYPD haar eigen arbitraire regels op.
Want New York kent zoveel verschillen, het verkrijgen van openbare informatie kan er omslachtig en ingewikkeld zijn. Wij hebben een staat-specifieke gids samengesteld om aanvragers te helpen bij het proces voor openbare documenten. Hieronder vindt u informatie over hoe u op de juiste manier informatie kunt aanvragen in New York.
Wat zegt de New Yorkse wet op openbare documenten?
Volgens de wetten van de staat New York moeten overheidsinstanties uw verzoek binnen vijf dagen, maar niet langer dan 20 dagen daarna, bevestigen. Alle overheidsinstanties van de uitvoerende en wetgevende macht en de staatsagentschappen vallen onder de wet op de openbaarheid van bestuur.
Er geldt nu een woonplaatsvereiste voor het opvragen van openbare documenten, zodat de aanvrager buiten de staat kan wonen en toch een verzoek kan indienen. De aanvrager heeft 30 dagen de tijd om in beroep te gaan.
Bij de NYPD moeten alle verzoeken schriftelijk worden ingediend en zij kunnen een “bevestigen noch ontkennen”-antwoord geven.
Om meer te weten te komen over de toegang van het publiek tot documenten, bezoek NewYork.gov.
Hoe kan iemand toegang krijgen tot openbare documenten in New York?
Sommige documenten zijn online beschikbaar, terwijl voor andere een formeel verzoek nodig is. Als een aanvraag nodig is, kan deze per post, e-mail of telefonisch worden ingediend bij de dienst die de gegevens bewaart.
Elke afdeling is anders, dus reken op enige variatie in de regels als u op meerdere plaatsen dossiers wilt opvragen. Dit kan per e-mail, post of telefoon, afhankelijk van de afdeling waar het verzoek wordt ingediend. In het algemeen moet een verzoek om openbare documenten het volgende bevatten:
- Uw naam en contactinformatie, waaronder een e-mail, telefoonnummer, en postadres
- De naam van het document waartoe u toegang wilt met zoveel mogelijk details
- Een specifieke periode waarop u de materialen wilt ontvangen
- Hoe u de documenten wilt afleveren, per e-mail of per post
In verband met COVID-19 kunnen sommige openbare kantoren beperkte openingsuren hebben. Als gevolg hiervan zijn online verzoeken het beste, maar als u persoonlijk wilt gaan moet u van tevoren bellen.
New York strafregisters
New York, zoals elke staat, heeft een breed scala aan strafregisters beschikbaar. Het verkrijgen van deze uit New York City versus de rest van de staat kan resulteren in een enorm verschillende ervaring. Er zijn vele redenen om strafregisters op te vragen. De belangrijkste reden is voor werk, aangezien de meeste werkgevers een achtergrondcontrole vereisen. Andere redenen kunnen zijn om een zakelijk contract af te ronden, vrijwilligerswerk te doen of een adoptie te regelen.
Wat staat er in een strafregister?
Criminele dossiers bevatten informatie over iemands contact met de politie en de uitkomst van rechtszaken. De gegevens zijn afkomstig van lokale politieafdelingen, lokale strafrechtbanken en het gevangeniswezen van de staat.
- Er staan meestal vijf dingen op iemands strafblad:
- Persoonlijke informatie zoals hun naam, verjaardag en nationaliteit
- Een mugshot
- Een volledige set vingerafdrukken
- Verkenningskenmerken zoals tatoeages
- Een lijst van alle overtredingen, zowel misdemeanors en misdrijven, met details van de misdaden.
Waar kan iemand strafregisters van New York vinden?
- Bron: New York State Office of Court Administration
Het Office of Court Administration (OCA) van de staat New York kan voor een vast bedrag van 95 dollar in het strafregister van de staat zoeken. Aanvragen kunnen online worden ingediend of per post worden opgestuurd. De zoekcriteria zijn strikt en de naam en de geboortedatum moeten exact overeenkomen. Bedrijven kunnen verzoeken indienen als onderdeel van het programma.
De zoekresultaten hebben betrekking op openstaande en lopende zaken en veroordelingen in strafzaken in alle 62 counties van New York. Verzegelde records zijn uitgesloten en sommige gegevens van steden en dorpen zijn beperkt.
Andere beperkingen zijn:
- Er zijn geen familie-, civiele of federale zaken opgenomen
- Er zijn geen niet-strafrechtelijke zaken of misdemeanorzaken opgenomen.
- Zaken van jeugdige delinquenten zijn niet inbegrepen
- Criminele zaken die naar de familierechtbank zijn overgebracht of verwijderd, zijn niet inbegrepen.
New York inmate records
New York heeft meer dan 51.000 gedetineerden die in het gevangenissysteem in de hele staat zijn opgesloten. Een verzoeker kan verschillende redenen hebben om informatie over gedetineerden op te zoeken. Hij kan slachtoffer of getuige zijn in een zaak en de status van een gevangene willen weten. Zij kunnen een non-profit organisatie zijn die gedetineerden in bepaalde zaken helpt of een advocaat die een zaak onderzoekt. Het kan ook een werkgever zijn die meer wil weten over de tijd die een potentiële werknemer heeft gezeten.
Wat staat er in een gevangenendossier?
New York is vergelijkbaar met andere staten in wat er in een gevangenendossier staat. Zodra een verzoeker een gevangenendossier krijgt, heeft hij de volgende informatie:
- Basis persoonlijke informatie zoals de naam, een geboortedatum en het geslacht
- Een politiefoto en de locatie van de gedetineerde
- Een registratienummer van de gedetineerde en informatie over de overplaatsing naar de gevangenis
- Vasthoudingsstatus
Waar kan iemand gegevens over gedetineerden in New York vinden?
- Bron: New York Department of Corrections and Community Supervision
Het New York Department of Corrections and Community Supervision biedt een online zoekfunctie voor informatie over gedetineerden. Opvragers kunnen alleen de naam gebruiken of een naam in combinatie met een geboortejaar. U kunt ook het identificatienummer van het ministerie of het identificatienummer van de staat New York gebruiken. Gebruikt u echter een van deze nummers, voer dan geen naam of geboortejaar in, want die zijn bedoeld om alleen te worden gebruikt.
New Yorkse rechtbankgegevens
New Yorkse rechtbankgegevens kunnen in bepaalde situaties nuttig zijn, omdat ze veel waardevolle informatie over een zaak bevatten. Werkgevers kunnen meer willen weten over een bepaalde zaak waarbij een werknemer of sollicitant betrokken is. Anderen in soortgelijke rechtszaken waarbij dezelfde verdachte betrokken is, willen misschien de informatie. Soms kijken mensen in rechtszaken om meer te weten te komen over het verleden van hun ouders of andere familieleden als onderdeel van de genealogie.
Wat staat er in een rechtbankverslag?
Gerechtsverslagen zijn enorme hoeveelheden papierwerk, omdat ze alle aspecten van de zaak bevatten, van de eerste arrestatie of het indienen van de zaak bij de rechtbank tot het uiteindelijke vonnis, de veroordeling of het vonnis. Het kan gaan om afschriften van de rechtbank, processen-verbaal, proces-verbaal, gerechtelijke bevelen, veroordelingen of vonnissen, juryrapporten en documentatie van getuigen.
Gerechtsarchieven vallen in New York niet onder de FOIL. Justitieregisters zijn onderworpen aan openbaarmaking op grond van sectie 255 van de rechterlijke wet.
Waar kan iemand New Yorkse justitieregisters vinden?
- Resource: New York Clerk of Court Administration
Verzoeken om gerechtelijke documenten in New York gaan rechtstreeks naar de griffier of de districtsgriffier die de documenten bezit. Dat betekent dat aanvragers contact moeten opnemen met de plaatselijke griffie waar de zaak is behandeld. De meeste dossiers, waaronder die van het Hooggerechtshof van New York en de districtsrechtbank, worden bewaard bij de griffie van het graafschap.
Specifieke politie- of vervolgingsdossiers kunnen worden bewaard door de NYPD als de arrestatie in New York City heeft plaatsgevonden. Ze kunnen ook worden bijgehouden door het lokale openbaar ministerie dat de zaak heeft vervolgd. Verzoeken moeten naar deze instanties worden gestuurd.
De wet staat een griffier toe om “kosten in rekening te brengen tegen het tarief dat is toegestaan aan een county griffier voor een soortgelijke dienst.”
New York vital records
Vital records zijn enkele van de meest gezochte openbare documenten omdat mensen ze nodig hebben om hun identiteit te verifiëren en voor andere juridische doeleinden. Ze omvatten geboorte-, overlijdens-, huwelijks- en echtscheidingsakten. Mensen hebben ze nodig om naar school te gaan, een baan te vinden, een sociale zekerheidskaart te krijgen, een rijbewijs of paspoort aan te vragen en zelfs om te trouwen. Overlijdensakten zijn nodig om nalatenschappen en schulden af te wikkelen.
Welke informatie is nodig om een vitaal document aan te vragen?
Met het oog op de privacy hebben staten nieuwe protocollen opgesteld voor het verkrijgen van vitale gegevens. Iedereen die een vitaal document aanvraagt, zoals een overlijdensakte of een huwelijksakte, moet bij benadering de datum en plaats van de gebeurtenis opgeven, de volledige naam van de persoon, inclusief meisjesnaam en een dossiernummer voor een echtscheidingsakte of een licentienummer voor een huwelijksakte.
Waar kan iemand vitale gegevens over New York vinden?
- Bron: New York State Department of Health
Het New York State Department of Health is belast met de vitale gegevens. Vanwege COVID-19 zijn er geen inloopdiensten toegestaan. Het ministerie van Volksgezondheid bewaart geboorteakten voor zowel de staat New York als New York City.
Diegenen die akten uit New York City zoeken, moeten contact opnemen met het New York City Department of Health and Mental Hygiene of het New York City Marriage Bureau.
Oorkondes voor gebieden buiten NYC kunt u ook online bestellen op de DOH-website. Dat omvat pre-adoptie geboorteakte, geboorte, overlijden, huwelijk, echtscheiding, foetale dood en nog geboren certificaten en genealogie records.
Veel gestelde vragen over New York records
Om meer te weten te komen over het zoeken naar openbare documenten in de staat New York, zijn hier antwoorden op veel gestelde vragen.
Kan een verzoek worden ingediend door niet-ingezetenen van de staat?
Ja, er zijn geen vereisten voor ingezetenen om openbare documenten te verkrijgen. Of u nu in Manhattan, Albany of Minneapolis woont, iedere inwoner van de Verenigde Staten kan een verzoek indienen.
Is er een archiefbeheerder in New York?
Elke instantie heeft procedures met betrekking tot diegenen die records behandelen, maar er is geen beheerder voor de gehele staat.
Welke uitzonderingen bestaan er?
Uitzonderingen zijn onder andere de rechterlijke macht en dat is geregeld in een aparte wet.
Hoe lang heeft de staat de tijd om te reageren?
Degene die het verzoek indient, moet binnen vijf dagen een afwijzing, antwoord of bevestiging ontvangen. Dit moet ook een datum bevatten waarop het verzoek zou worden ingewilligd, met een maximum van 20 dagen.
Is er een beroepsprocedure?
Er is een beroepsprocedure. Het beroep moet binnen 30 dagen na de afwijzing schriftelijk worden ingediend. Het beroep moet worden ingesteld bij het hoofd van het bestuursorgaan, de entiteit of de persoon die als hoofd is aangewezen. Zij hebben dan 10 werkdagen na ontvangst van het beroep om volledig schriftelijk uit te leggen waarom de toegang is geweigerd of om toegang te krijgen.
Welke kosten zijn verbonden aan het opvragen van openbare documenten?
De eerste twee uur zoektijd zijn gratis en de zoektijd daarna kan worden vergoed. Er zijn ook kopieerkosten. Er zijn geen voorzieningen voor vrijstelling van kosten.