De dag om te organiseren is nu, niet later. Als u uw project niet organiseert, loopt u het risico dat een omvangrijk en tijdrovend project in een spiraal van mislukking terechtkomt.
Een goed georganiseerd project zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht, wat zijn of haar bevoegdheden zijn en wat hij of zij moet doen. Het biedt het spoor waarop een project kan worden uitgevoerd.
Ga georganiseerd te werk en doe verbazingwekkende dingen met ProjectManager.com’s project Gantt charts.
Wat is projectorganisatie?
De projectorganisatie is de structuur van het project. Het wordt apart opgezet, met specialisten en werkers van verschillende afdelingen. Deze medewerkers werken onder de projectmanager.
Projectorganisatie is een proces. Het biedt de regeling voor beslissingen over hoe een project moet worden gerealiseerd. Het bepaalt het proces van het project: plannen hoe de kosten, termijnen, personeel en hulpmiddelen zullen worden uitgevoerd. De projectorganisatie wordt vervolgens gepresenteerd aan de belanghebbenden bij het project.
Verantwoordelijkheidsgebieden
Er zijn drie gebieden van bevoegdheid en verantwoordelijkheid in een projectorganisatiestructuur: projectleiderschap, het projectteam en het projectbestuur. De projectleiding is verantwoordelijk voor het management van het project, en het projectteam voert het project uit. De projectraad is het besluitvormingsorgaan dat het succes van het project bepaalt en bepaalt of een project al dan niet moet worden afgeblazen.
Typen projectorganisatiestructuren
Er zijn verschillende soorten projectorganisatiestructuren. Hier zijn er drie:
- Functioneel is wanneer de organisatorische afdelingen zijn gegroepeerd op specialisatiegebieden. In dit geval wordt het project meestal uitgevoerd in een silo-omgeving.
- Geprojecteerd is wanneer de hele organisatie is georganiseerd door het project.
- Matrix heeft teams rapporteren aan zowel een functioneel manager en projectmanager, een soort hybride van de vorige twee structuren.
- Organische projectorganisatie omarmt flexibiliteit.
- Virtueel is wanneer de projectmanager de spil in het netwerk is.
- Multi-divisie betekent dat functionele groepen gedecentraliseerd zijn.
Het begrijpen van welk type organisatiestructuur te gebruiken, bepaalt het management van een project. De structuur vormt de basis voor het project, en daarom moet het projectplan zich afstemmen op de structuur. Dit wordt meestal gedaan met een project organogram.
Project Organizational Structure Charts
Uitzoeken welke structuur een projectorganisatie moet maken is nog maar het begin van het organiseren van een project. Het echte werk is het implementeren en toepassen van die projectorganisatie. Daarom is een projectorganogram zo belangrijk. Het legt de formele relaties vast tussen de projectmanager, het projectteam, de ontwikkelingsorganisatie, het project zelf en de stakeholders van het project.
Best Practices
De projectmanager creëert de projectstructuur, die moet voldoen aan de behoeften van het project in al zijn fasen. De projectorganisatiestructuur mag echter niet te star of te los zijn, maar moet het juiste evenwicht tussen die twee punten vinden. Het doel van een projectorganisatie is om het team te helpen het projectdoel te bereiken en hun best te doen. Daarom moet een projectmanager bij de start de sterke punten van zijn teamleden analyseren en hen bij de toewijzing vragen of zij zich prettig voelen in hun rol.
Hoewel het projectorganogram de samenwerking op een kosteneffectieve manier bevordert en dubbel werk en overlappingen van inspanningen voorkomt, heeft het slechts een beperkte waarde. Dat komt omdat het alleen de hiërarchische verhoudingen binnen het team illustreert, niet hoe ze het werk zullen doen. Dat gezegd hebbende, is het nog steeds een waardevol hulpmiddel en onderdeel van elk goed gepland project of portfolio.
Hoe maak je een Project Organisatie Diagram
Het project organogram zal de rollen en verantwoordelijkheden van het team identificeren, maar ook in detail de teamleden beschrijven die voor die rollen zijn geselecteerd. Dit omvat ook het identificeren van training indien nodig, het herkennen hoe middelen moeten worden toegewezen en het bepalen van passende manieren om belanghebbenden te betrekken. Om dit te doen, zijn er zes stappen te nemen.
Identificeer Personeel
Eerst, wie zijn de mensen die gerelateerd zijn aan de scope van het project? Dit zijn degenen die een impact hebben op het project. Zij zijn het belangrijkste personeel. Deze mensen kunnen variëren van marketeers tot verkopers, afdelingshoofden en IT-personeel tot consultants en ondersteunend personeel, enz.
Stel een Senior Management Team samen
De volgende stap is om een team samen te stellen dat verantwoordelijk is voor het project. Dit zijn natuurlijk de personen die een gevestigd belang hebben bij het project en zich inzetten voor het succes ervan. Dit team bestaat meestal uit project sponsors of de klant, maar het kan ook experts bevatten die begeleiding bieden gedurende het project.
3 Project Coördinatoren toewijzen
Er is behoefte aan een point person, of een groep op het mid-to-low management niveau, om taken uit te voeren die op dit niveau vallen. Deze persoon of groep zal helpen de teamtaken te synchroniseren. Het aantal coördinatoren zal worden bepaald door de omvang van het project, maar concentreer je altijd op drie gebieden van een project: planning, techniek en communicatie.
Noteer Stakeholders
Niet alleen het team dat het project gaat uitvoeren, is het belangrijk om de stakeholders te identificeren, omdat zij ook worden beïnvloed door het project en deelnemen aan de projectontwikkeling.
Identificeer Trainingsbehoeften
Soms zijn teams bedreven in hun taken en met de tools die zijn ingericht om hen te helpen. Soms zijn ze dat niet en hebben ze een periode van training nodig voordat het project kan worden uitgevoerd. Dit is het punt waar de benodigde training wordt vastgesteld en aangeboden aan het team. De projectcoördinator is meestal degene die deze taak van bijscholing van de teamleden beheert.
Opstellen Project Organisatie Diagram
Tot slot is het tijd om het projectorganisatiediagram op te stellen. Bekijk eerst de vorige stappen en maak dan deze visuele voorstelling van hoe de mensen in het project zullen samenwerken, wat hun taken zijn en waar ze met elkaar in verband staan. Je kunt een gratis netwerk diagram programma gebruiken, zoals Google Draw, en als je klaar bent laat je het verspreiden onder de benodigde partijen.
In het project organogram moeten de primaire beslissers staan vermeld. Elke persoon die betrokken is bij het project moet een toegewezen en geïdentificeerde rol hebben en de verantwoordelijkheden van die rollen moeten duidelijk worden omschreven. Alle verbanden tussen rollen moeten worden geïdentificeerd, evenals alle belanghebbenden. Zorg ervoor dat de rapportage- en communicatiekanalen ook zijn gedefinieerd en beschreven.
Hoe ProjectManager.com helpt bij de projectorganisatie
Als je eenmaal je projectorganisatiestructuur en -schema hebt, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat die structuur standhoudt gedurende de levenscyclus van het project. ProjectManager.com heeft de hulpmiddelen die projectmanagers of programmamanagers nodig hebben wanneer zij aan één of een portfolio van projecten werken. Onze functies zorgen ervoor dat uw projectorganisatie solide is met functies die projectportfolio’s bijhouden.
ProjectManager.com biedt u de mogelijkheid om projectgroepen te maken voor individuele projectportefeuilles. Zo kunt u een dashboard op portefeuilleniveau maken, dat grafieken en diagrammen voor rapportages kan genereren, of een Gantt-diagram voor geselecteerde projectgroepen. Vervolgens kunt u organiseren op team, regio, planning of portfolio manager.
ProjectManager.com is een cloud-gebaseerde project management software die een volledige set van functies heeft om projectmanagers en hun teams te helpen efficiënt en productief te werken. Of u nu werkt aan één project of aan een portfolio van projecten, onze robuuste software geeft u de controle om ze succesvol te beheren, met tools voor planning, monitoring en rapportage. Bekijk hoe ProjectManager.com uw project organigram kan nemen en doorvoeren in uw project portfolio door het nemen van deze gratis 30-dagen proefversie.