MISSIEVERKLARING
Openheid leidt tot een beter geïnformeerde burgerij, wat leidt tot een betere overheid en een beter overheidsbeleid. Het is de missie en de bedoeling van de STOW CLERK OF COURTS om te allen tijde volledig te voldoen aan en zich te houden aan zowel de geest als de letter van Ohio’s Public Records Act.
EFINITIE VAN PUBLIC RECORDS
Een “record” wordt als volgt gedefinieerd: Een document in elk formaat – papier, elektronisch (inclusief, maar niet beperkt tot, zakelijke e-mail) – dat is gemaakt, ontvangen door, of valt onder de jurisdictie van de STOW CLERK OF COURTS dat de organisatie, functies, beleid, beslissingen, procedures, operaties, of andere activiteiten van het kantoor documenteert.
Een “public record” is een “record” dat door dit kantoor wordt bijgehouden op het moment dat een verzoek om public records wordt gedaan, onder voorbehoud van toepasselijke vrijstellingen van openbaarmaking onder Ohio of federale wetgeving. Alle openbare registers moeten zodanig worden georganiseerd en bijgehouden dat ze beschikbaar zijn voor inspectie en kopiëren.
RESPONSE TIMEFRAME
Openbare registers moeten beschikbaar zijn voor inspectie tijdens reguliere kantooruren. Openbare bestanden moeten onmiddellijk ter inzage beschikbaar worden gesteld. Kopieën van openbare documenten moeten binnen een redelijke termijn beschikbaar worden gesteld. Bij “snel” en “redelijk” wordt rekening gehouden met de omvang van de gevraagde documenten, de nabijheid van de plaats waar de documenten worden bewaard, de noodzaak van een juridische controle en redactie, en andere feiten en omstandigheden van de gevraagde documenten.
Het is het doel van de STOW CLERK OF COURTS dat alle verzoeken om openbare documenten schriftelijk worden bevestigd of, indien mogelijk, worden ingewilligd binnen drie werkdagen na ontvangst van het verzoek door het kantoor.
HANDLEIDING VERZOEKEN
Er is geen specifieke taal vereist om een verzoek om openbare documenten in te dienen. De verzoeker moet echter ten minste de gevraagde archiefstukken voldoende duidelijk identificeren, zodat het kantoor de archiefstukken kan identificeren, opvragen en bekijken.
De verzoeker hoeft een verzoek om archiefstukken niet schriftelijk in te dienen en hoeft zijn of haar identiteit of het beoogde gebruik van het (de) gevraagde openbaar(e) archiefstuk(ken) niet op te geven. Het is het algemene beleid van dit bureau dat deze informatie niet wordt gevraagd. De wet staat echter wel toe dat het bureau vraagt om een schriftelijk verzoek, de identiteit van de verzoeker en/of het beoogde gebruik van de gevraagde informatie, maar alleen indien (1) een schriftelijk verzoek of bekendmaking van de identiteit of het beoogde gebruik de verzoeker ten goede komt doordat het bureau beter in staat is de gevraagde overheidsdocumenten te identificeren, te lokaliseren of af te leveren; en (2) de verzoeker eerst wordt meegedeeld dat een schriftelijk verzoek niet vereist is en dat de verzoeker kan weigeren zijn identiteit of het beoogde gebruik bekend te maken.
Bij de behandeling van het verzoek is het bureau niet verplicht nieuwe bestanden te creëren of informatie in de bestanden van het bureau op te zoeken of te onderzoeken. Een digitaal archiefdocument wordt geacht te bestaan zolang een computer reeds is geprogrammeerd om het archiefdocument te produceren door middel van het standaard gebruik van sorteer-, filter- of zoekfuncties van het kantoor.
Hoewel dit niet bij wet is vereist, moet het kantoor overwegen nieuwe archiefdocumenten te genereren wanneer dit zinvol is en onder de omstandigheden praktisch is.
Bij de verwerking van een verzoek om inzage in een openbaar archief, kan een medewerker van het kantoor de verzoeker vergezellen tijdens de inzage om ervoor te zorgen dat originele archiefstukken niet worden meegenomen of gewijzigd.
Een kopie van de meest recente editie van de Ohio Sunshine Laws Manual is beschikbaar via de website van de procureur-generaal (www.ohioattorneygeneral.gov/YellowBook) met als doel de werknemers van het kantoor en het publiek op de hoogte te houden van de verplichtingen van het kantoor onder Ohio’s Public Records Act, Ohio’s Open Meetings Act, records retention laws, en Personal Information Systems Act.
ELECTRONISCHE RECORDS
Records in de vorm van e-mail, sms, en instant messaging, met inbegrip van die verzonden en ontvangen via een hand-held communicatie-apparaat, moeten worden behandeld op dezelfde manier als records in andere formaten, zoals papier of audiotape.
De inhoud van openbare records verzonden naar of van privé accounts of persoonlijke apparaten is onderworpen aan openbaarmaking. Alle werknemers of vertegenwoordigers van dit bureau moeten hun e-mail en andere elektronische documenten bewaren volgens de geldende bewaartermijnen.
WIJZIGING EN REACTIE VAN RECORDS
Indien de verzoeker een dubbelzinnig of te ruim verzoek doet of moeilijkheden ondervindt bij het doen van een verzoek zodat het bureau redelijkerwijs niet kan vaststellen welke openbare documenten worden opgevraagd, kan het verzoek worden geweigerd, maar het bureau moet de verzoeker dan de gelegenheid bieden het verzoek te herzien door de verzoeker te informeren over de wijze waarop de documenten door het bureau worden bewaard en geraadpleegd.
Als het bureau gevraagde documenten achterhoudt, redigeert of anderszins weigert, moet het een verklaring geven, met inbegrip van de wettelijke bevoegdheid, voor de weigering(en). Als het oorspronkelijke verzoek schriftelijk is ingediend, moet de verklaring ook schriftelijk worden gegeven. Als delen van een document openbaar en delen vrijgesteld zijn, mogen de vrijgestelde delen worden geredigeerd en moet de rest worden vrijgegeven. Wanneer openbare documenten voor het publiek beschikbaar worden gesteld voor inzage of kopieën, moet het bureau de verzoeker op de hoogte stellen van elke redigering of de redigering duidelijk zichtbaar maken.
KOPIE- EN VERZENDKOSTEN
Diegenen die openbare documenten wensen te raadplegen, mogen alleen de werkelijke kosten voor het maken van kopieën, niet de arbeidskosten, in rekening worden gebracht. De kosten voor papieren kopieën bedragen 0,05 cent per pagina.
Een aanvrager kan worden gevraagd de werkelijke kosten voor het verstrekken van de kopie vooraf te betalen. De verzoeker kan kiezen of hij het document op papier wil laten kopiëren, op dezelfde drager als waarop het openbaar register wordt bewaard, of op een andere drager waarop het bureau vaststelt dat het document redelijkerwijs kan worden gekopieerd als integrerend deel van de normale werkzaamheden van het bureau.
Als een verzoeker vraagt om documenten bij hem te laten bezorgen, kunnen hem de werkelijke kosten van porto en portokosten of andere werkelijke bezorgkosten in rekening worden gebracht. Voor per e-mail verstuurde documenten worden geen kosten in rekening gebracht.
BEHEER VAN RECORDS
De archieven van het STOW CLERK OF COURT zijn onderworpen aan bewaarschema’s voor archieven. De huidige schema’s van het kantoor zijn beschikbaar op 4400 Courthouse Drive, Stow, OH 44224, een locatie die gemakkelijk beschikbaar is voor het publiek zoals vereist door Ohio Revised Code §149.43(B)(2).
Een downloadbare versie van dit beleid kan hier worden gevonden: Beleid inzake openbare documenten