De IRS definieert zakenreizen als reizen buiten uw fiscale woonplaats die “aanzienlijk langer duren dan een gewone werkdag” en waarvoor u buitenshuis moet rusten of slapen.
Om deze kosten af te trekken, moet u buitenshuis hebben geslapen en moet uw reis tijdelijk zijn (minder dan een jaar).
Welke kosten zijn aftrekbaar als u voor zaken reist?
Wanneer u als zelfstandige reist tussen uw fiscale woonplaats en uw zakelijke bestemming, kunt u de reiskosten per trein, bus of vliegtuig aftrekken.
Andere aftrekposten voor zakenreizen zijn:
Taxi, forensenbus, luchthavenlimousine: De kosten van het reizen tussen de luchthaven en het hotel of naar een bedrijfslocatie kunnen van uw belastingen worden afgetrokken.
Maaltijden en logies: De kosten die u besteedt aan maaltijden en logies terwijl u weg bent van huis voor een bedrijf kan worden ingediend als werkelijke kosten of gebruik per diem tarieven, zoals bepaald door de IRS.
Auto/vrachtwagen: De IRS heeft een standaardvergoeding voor het aantal kilometers. Als u uw auto of vrachtwagen gebruikt voor zakelijke reizen binnen deze vergoeding, kunt u de kosten van onderhoud, gebruik, tol en parkeren aftrekken van uw belastingen.
Verzenden en bagage: De kosten van het afleveren van bagage of het verzenden van zakelijke materialen tussen uw vaste werklocatie en fiscale woning en tijdelijke bedrijfslocatie zijn aftrekbaar.
Hoe documenteert u reiskosten?
Bewaar uw bonnetjes! Dit is het belangrijkste onderdeel van de aftrek van reiskosten. U hoeft geen papieren kopieën te hebben, maar u moet meer hebben dan alleen een post op een creditcard om te laten zien.
Uw bonnetjes moeten zo specifiek mogelijk zijn en het volgende bevatten:
- Datum
- Uitgaven
- Bedrag
- Zakelijk doel
In dit artikel leest u ook meer over:
Kunt u vluchten voor uw werk afschrijven?
Kunt u tolgelden voor uw werk van de belasting aftrekken?
Kunt u kilometers afschrijven?
Kunt u hotelkosten voor uw werk afschrijven?
Kunt u vluchten voor uw werk afschrijven?
De Belastingdienst stelt dat vliegreizen tussen uw huis en uw zakelijke bestemming een aftrekpost voor zakelijke reizen kunnen zijn. Als u een vliegticket kreeg of gratis reist als gevolg van een frequent traveler of vergelijkbaar programma, zijn de kosten nihil en kunt u niets aftrekken.
Kunt u tol voor uw werk van de belasting aftrekken?
U kunt de prijs van een tol claimen, als u die kosten maakt terwijl u wegreist van uw fiscale woonplaats voor een zakelijke reden. Deze kosten mogen geen verband houden met het woon-werkverkeer van en naar uw vaste werkplek. U kunt uw werkelijke kosten voor het gebruik van de auto voor zakelijke doeleinden afschrijven of u kunt het standaardkilometertarief van de Internal Revenue Service gebruiken, dat 54,5 cent per zakelijke mijl bedroeg voor belastingjaar 2018 en 53,5 cent per zakelijke mijl vanaf belastingjaar 2017.
Kunt u kilometers afschrijven?
Rijdt u zakelijk, om medische redenen of ter ondersteuning van een liefdadigheidsorganisatie, dan kunt u die kilometers aftrekken op uw belastingen.
Vanaf 1 januari 2020 zijn de standaard kilometertarieven voor het gebruik van een auto (ook bestelauto’s, pick-ups of paneeltrucks):
- 57.5 cent per mijl voor zakelijk gereden kilometers
- 17 cent per gereden mijl voor medische doeleinden
- 14 cent per gereden mijl in dienst van liefdadigheidsorganisaties
Het standaardkilometertarief voor zakelijk gebruik is gebaseerd op een jaarlijks onderzoek naar de vaste en variabele kosten van het gebruik van een voertuig, en het tarief voor medische doeleinden is berekend met variabele kosten in gedachten.
U kunt de aftrek alleen claimen als u uw persoonlijke auto gebruikt voor uw zakelijke, medische of charitatieve doeleinden. Als u een voertuig gebruikt dat door een bedrijf is aangeschaft, kunt u geen zakelijke kilometers claimen.
Kunt u hotelkosten voor uw werk afschrijven?
Om uw hotelovernachtingen als aftrekpost op uw belastingen te kunnen claimen, moet u van de belastingdienst weg van uw “fiscale woonplaats” reizen – het gebied waar het grootste deel van uw werk plaatsvindt.
Zelfstandigen trekken deze kosten af op hun belastingformulier C met formulier 104. Zij hebben vaak een hogere reisaftrek omdat er geen werkgever is die hun kosten vergoedt.
Zorg ervoor dat u uw bonnetjes bewaart. Vraag bij de receptie van het hotel een kwitantie op en bewaar alle documentatie die u hebt om de zakelijke kant van uw reis toe te lichten.