“Wat is SharePoint?” “Wat kan het voor mijn organisatie betekenen?” “Wat zijn de voordelen van SharePoint ten opzichte van DropBox?” Deze vragen komen altijd naar boven tijdens persoonlijke gesprekken en online forums. Zoals we allemaal weten, is een beeld meer waard dan duizend woorden. Daarom wil ik in deze blogpost verschillende SharePoint-sitevoorbeelden delen die ik in de loop der jaren voor klanten heb gemaakt, en die in wezen de mogelijkheden van SharePoint laten zien (allemaal uit de doos, natuurlijk!). Veel plezier!
NOOT:
Met alle veranderingen in SharePoint Online, worden de voorbeelden die hieronder staan nu beschouwd als “klassiek” en verouderd. Voor moderne SharePoint Intranet Voorbeelden, bekijk deze SharePoint Voorbeelden Portfolio evenals deze post gepubliceerd in 2019.
SharePoint Intranet Voorbeelden
Homepage
Een voorbeeld van een SharePoint Intranet Homepage. De site is een startpunt voor medewerkers om naar andere sites in de SharePoint-omgeving te navigeren. Het is altijd een goed idee om inhoud toe te voegen die gemeenschappelijk is voor iedereen in de organisatie (d.w.z. aankondiging, bedrijfskalender, lijst met contactpersonen, gebruikerslijst). De module hiernaast is een dynamische Org Chart. Het is gemaakt met behulp van out of the box web part genaamd “Organization Browser”. Gedetailleerde instructies voor het opzetten ervan vindt u hier.
Human Resources Site
Een voorbeeld van een Human Resources Site voor werknemers. U kunt uw documenten organiseren via documentbibliotheken en weergaven. U kunt ook video’s insluiten (instructies daarvoor vindt u hier). De mooi uitziende iconen in de linkerbovenhoek kunnen worden gebruikt om gebruikers te helpen bij de navigatie. Instructies voor het instellen van deze pictogrammen vindt u hier.
IT Helpdesk
Een voorbeeld van IT Helpdesk in SharePoint. U kunt een out of the box Issues of Task Log gebruiken om IT-helpverzoektickets bij te houden en deze aanpassen met metadata en weergaven die u nodig hebt. Nieuwe ticket meldingen kunnen worden bereikt via SharePoint alerts. Gedetailleerde instructies voor het instellen van SharePoint Alerts vindt u hier.
Verkoopafdeling
Ligt het aan mij of lijkt het alsof de verkoopcijfers van het afgelopen kwartaal het enige zijn waar de verkoopmedewerkers om geven? Hoe dan ook, ik weet zeker dat uw verkoop- en financiële teams veel geweldige informatie in Excel hebben staan (draaitabellen, grafieken). Het voorbeeld hierboven toont een site die het mogelijk maakt om Excel documenten (draaitabellen) weer te geven en er interactief mee te werken zonder de bestanden te downloaden naar uw desktop. De webonderdelen die u hiervoor wilt gebruiken, heten Excel Web Access of Visio Web Access (afhankelijk van het type inhoud dat u wilt weergeven).
Policies Library
Policies, formulieren, sjablonen zijn documenten die eenvoudig kunnen worden gecategoriseerd met behulp van SharePoint Metadata. Bovenstaand voorbeeld toont een documentbibliotheek waarin een aantal bedrijfsbeleidsregels zijn opgeslagen. Er zijn geen mappen om documenten te ordenen. Elk geüpload document wordt getagd. Dit maakt het mogelijk om documenten gemakkelijk te sorteren, filteren en groeperen op basis van toegewezen zoekcriteria. Meer informatie over SharePoint Metadata is te vinden in deze blog post en slide deck.
Project Management Office (PMO)
U kunt SharePoint gebruiken om uw Project Management Office (PMO) in te richten. Het voorbeeld hierboven laat een site zien waar u uw projecten kunt volgen, maar ook verschillende inhoud van meerdere sites (zoals documenten, taken, etc.) kunt samenvoegen.
En natuurlijk is SharePoint helemaal fantastisch als u het wilt gebruiken om projecten te beheren. Het voorbeeld hieronder toont een Project Site in SharePoint. De site kan worden gebruikt om allerlei Project Management artefacten op te slaan (project documenten, risico registers, taken, contacten, mijlpalen). Gedetailleerde instructies voor het opzetten van dergelijke projectsites vindt u hier.
Employee Directory
SharePoint Intranet is een perfecte plaats om uw Employee Directory in op te slaan. Bovendien hoeft u niet veel te doen om het op te zetten. Als onderdeel van uw Office 365 beschikt u al over Delve, dat een pagina met werknemersprofielen + een Org Chart-component bevat. Bovendien toont Delve de recente documenten waar gebruikers aan werken, wat handig kan zijn.
SharePoint Custom Search
Het zoekmechanisme vanSharePoint is al behoorlijk robuust, en u kunt uw eigen, aangepaste zoekschermen maken met behulp van metagegevens zoals in het voorbeeld hierboven.