Why It’s Importance to Provide a Quality Conference Room Setup
Wie houdt er van vergaderingen op het werk? Iedereen? Zeker, we weten dat vergaderingen niet leuk zijn, maar ze zijn belangrijk! Wanneer u een vergadering plant, denkt u na over de details: inhoud, agenda, genodigden en gewenste resultaten. Maar heeft u ook nagedacht over de inrichting van uw vergaderruimte? Een goed ontworpen ruimte kan efficiënt en plezierig zijn, maar een slecht ontworpen ruimte zorgt voor een vergadering die u moet verlaten. Maar waar moet u rekening mee houden bij het creëren van een geweldige ruimte? Kijken de aanwezigen naar de voorkant van de ruimte – of naar elkaar? En hoe worden de zitplaatsen ingedeeld? Werkt uw technologie goed samen met het ontwerp van de ruimte?
Al deze vragen zijn uiterst belangrijk bij het overwegen van strategieën voor het inrichten van een vergaderruimte – aangezien de indeling een vergadering kan maken of breken. U wilt er zeker van zijn dat alle aanwezigen elkaar en de presentator (als die er is) kunnen zien en horen, en dat de ruimte is uitgerust met de juiste audiovisuele apparatuur.
Hieronder vindt u onze Ultieme Vergaderruimte Inrichtingsgids om u door het proces te helpen, zodat u uw ruimte kunt optimaliseren voor de best mogelijke vergadering.
De meest voorkomende Vergaderruimte Inrichtingsstijlen
Deze klassieke opstelling is ideaal voor maximaal 30 personen (of meer), afhankelijk van de grootte van de ruimte.
U-vorm
Deze populaire opstelling werkt goed voor presentaties, demonstraties en videovergaderingen waarbij de focus aan één kant van de ruimte ligt.
Kamer
Alle aanwezigen kijken naar de voorkant van de ruimte, dus deze opstelling is perfect voor lezingen of presentaties. Dit is geen ideale opstelling voor groepswerk.
Hollow Square
Deze opstelling is een goede keuze voor eenvoudige en efficiënte groepscommunicatie. Het geeft een moderator of facilitator ook de mogelijkheid om vanuit het midden van de ruimte te werken.
Banket
De banketstijl is ideaal voor, niet verrassend, gelegenheden waarbij gegeten wordt – of kleine groepsdiscussies met maximaal 8 of 10 personen.
Auditorium
Deze opstelling, ook wel bekend als “theaterstijl”, is vergelijkbaar met een opstelling in klaslokaalstijl, maar is vaak bedoeld voor grotere groepen. Heeft u een “alle hens”-vergadering of een gemeentehuis? Dan helpt deze opstelling om zoveel mogelijk mensen in één ruimte te krijgen.
Hoe kiest u de ideale vergaderruimteopstelling
Het is belangrijk om rekening te houden met de omvang en reikwijdte van uw vergadering. U wilt niet dat de aanwezigen zich opeengepakt voelen, maar u wilt ook niet dat ze door de kamer heen staan te schreeuwen om elkaar te kunnen horen. Hier zijn enkele belangrijke punten om te overwegen:
- Hoeveel deelnemers kunt u verwachten? Bepaalde indelingen van vergaderruimten zijn beter geschikt voor groepen van verschillende grootte. Zo zijn klaslokaal- en auditoriumopstellingen optimaal voor grotere groepen, terwijl boardroom- en holle vierkanten geschikt zijn voor 20-30 personen.
- Is groepsinteractie een essentieel onderdeel van de vergadering? Bepaalde opstellingen, zoals de U-vorm of de auditoriumstijl, werken niet goed voor groepsinteractie. Zitplaatsen in banketstijl zijn ideaal voor groepsdiscussies, vooral als de aanwezigen zich tussen de tafels moeten verplaatsen.
- Is er een facilitator of moderator? Als iemand uw workshop, discussie of presentatie leidt, is het belangrijk om te bedenken waar deze persoon zal staan. U wilt ervoor zorgen dat alle aanwezigen de leider en zijn presentatie kunnen zien en horen.
- Heeft de vergadering een LED-videowall of videoconferencingmogelijkheden nodig? Zo ja, dan wilt u een indeling van de vergaderzaal overwegen die iedereen in staat stelt gemakkelijk te zien, zoals een U-vorm of een klaslokaal.
- Hebt u een stroomvoorziening nodig? Het is belangrijk om te bedenken of u de opstelling in de vergaderruimte in de buurt van een stopcontact moet plaatsen.
Hoe apparatuur in de vergaderruimte uw opstelling kan beïnvloeden
In veel vergaderingen is apparatuur in de vergaderruimte essentieel voor succes en productiviteit – maar hebt u er wel over nagedacht hoe het uw opstelling beïnvloedt? Om het potentieel van elke vergadering te maximaliseren, moet uw ruimte worden aangepast aan de behoeften van uw deelnemers.
Als uw vergadering audiovisuele diensten vereist, zoals videoconferencing en interactieve whiteboards, is het bijvoorbeeld belangrijk om een klaslokaal of U-vormige opstelling te overwegen, zodat iedereen gemakkelijk kan zien en horen.
Digital signage is een dynamische manier om virtuele vergaderingen te houden en inhoud te delen, zoals webinars, aankondigingen en video’s. Als uw LED-videowall informatie weergeeft die de deelnemers tijdens de vergadering niet hoeven te raadplegen, hebt u meer flexibiliteit bij het inrichten van uw vergaderruimte.
–
Ok, u bent klaar om uw vergaderruimtes in te richten voor succes – maar wat nu? Zoekt u hulp? Wij begrijpen dat het inrichten van uw conferentiezalen een uitdaging kan zijn, maar het team van DGI kan u helpen bij het proces! De experts van DGI hebben alle ervaring op het gebied van ontwerp, integratie en geluidsisolatie die u nodig heeft om een fantastische conferentiezaal in te richten. Wij hebben uitgebreide ervaring in het adviseren van een reeks klanten in alle sectoren. Van ons deskundige verkoopteam tot onze deskundige ingenieurs, er staat altijd wel een DGI-teamlid klaar om u te helpen. Neem contact met ons op als u vragen heeft of als u een advies wilt ontvangen! Wij helpen u ruimtes te creëren waar uw teams van houden.