Timing onder de Florida Construction Lien Law
Door: LARRY R. LEIBY, Esq.
De Florida Construction Lien Law wordt veel dingen genoemd, maar is niet eenvoudig. Er zijn belangrijke termijnen, waarvan de niet-naleving kan leiden tot verlies van het retentierecht of andere ernstige gevolgen kan hebben. Hieronder volgt een beschrijving van de belangrijkste termijnen in wat een typisch chronologische manier kan zijn vanaf het begin van het werk tot wat maar al te vaak de laatste fase van de bouw is, de rechtszaak.
De Aankondiging van Aanvang. Dit is het eerste document dat de wet op het retentierecht creëert, en het is de plicht van de eigenaar om dit op te stellen en te ondertekenen. Het is de plicht van de geldschieter om het vast te leggen, als er een geldschieter is, anders moet de eigenaar het vastleggen. Het is de plicht van de eigenaar om een gewaarmerkt afschrift ter plaatse aan te brengen. Volgens Florida Statute 713.13 moet de Notice of Commencement worden geregistreerd voordat met de verbeteringen wordt begonnen, maar niet eerder dan 90 dagen voordat met de verbeteringen wordt begonnen.
De Aankondiging van Aanvang blijft gedurende een periode van een jaar van kracht, tenzij
- anders is bepaald in de aankondiging van het begin, of
- een gewijzigde aankondiging van het begin is geregistreerd waarbij de tijd wordt verlengd, of
- tenzij de tijd wordt verkort door een beëindiging van de aankondiging van het begin.
Vraag om afschrift van lijst van ondergeschikten en leveranciers. Een eigenaar heeft te allen tijde het recht om schriftelijk een lijst op te vragen van alle onderaannemers en leveranciers die een contract hebben met de aannemer om materialen te leveren of diensten te verrichten. De aannemer moet op het verzoek reageren door de lijst binnen tien (10) dagen na ontvangst van het verzoek te verstrekken.
Melding aan eigenaar. Een pandgever die niet in een directe privésfeer met de eigenaar staat, met uitzondering van een arbeider, een professionele pandgever of een verbeteraar van een verkaveling, is verplicht de eigenaar te dienen (d.w.z. te leveren overeenkomstig F.S. 713.18) met een kennisgeving aan de eigenaar op elk moment voor het verstrijken van 45 dagen vanaf de eerste werkzaamheden van de pandgever of levering van materialen op de locatie. Indien de pandgever speciaal vervaardigde materialen levert die niet gemakkelijk elders kunnen worden gebruikt, begint de termijn te lopen vanaf het tijdstip dat met de vervaardiging van de speciaal vervaardigde materialen wordt begonnen, de werkplaatstekeningen niet meegerekend. Dit vereiste is een voorwaarde voor de registratie van een geldig retentierecht voor personen die niet tot de particuliere sector behoren en die de kennisgeving moeten betekenen.
Vraag om beëdigde verklaring van de rekening door de eigenaar. De eigenaar kan op elk moment voordat de pandgever een vordering indient om zijn retentierecht uit te oefenen, de pandgever verzoeken om een schriftelijke verklaring van de rekening met specifieke informatie. Dit wordt gewoonlijk op gezette tijden door de eigenaar gedaan wanneer hij het bedrag beoordeelt dat aan de aannemer moet worden betaald en de mogelijke risico’s van retentierechten van personen die onder de aannemer werken. Het verzoek moet schriftelijk en in de in de wet gespecificeerde vorm worden ingediend. Het verzoek moet worden betekend aan de pandgever op het adres van de pandgever en ter attentie van elke persoon die in een kennisgeving aan de eigenaar is aangewezen om een dergelijk verzoek te ontvangen. Een retentor moet de beëdigde schriftelijke verklaring waarin de gevraagde informatie wordt verstrekt, uiterlijk 30 dagen na de datum waarop de retentor het verzoek heeft ontvangen, indienen. Het niet antwoorden, of het verstrekken van een vals of onnauwkeurig antwoord kan nadelige gevolgen hebben voor de retentierechten van de pandgever.
Opname van retentierechtvordering. De claim of lien moet worden geregistreerd in de county waar het verbeterde eigendom zich bevindt, uiterlijk 90 dagen na de laatste werkzaamheden van de pandgever, of 90 dagen na de beëindiging van de werkzaamheden van de aannemer onder wie de pandgever werkt, indien dit eerder is. Wanneer de datum wordt gerekend vanaf de laatste werkzaamheden van de pandgever, is de laatste datum waarop werkzaamheden werden uitgevoerd zoals vereist door het contract, welke werkzaamheden geen correctie zijn van de eigen fouten van de pandgever, de datum die telt. Begin met tellen op de volgende dag. Als de 90e dag valt op een dag waarop het kantoor van de griffier niet open is, loopt de tijd door tot de volgende dag waarop het kantoor van de griffier wel open is.
Dienen van kopie van Claim of Lien aan eigenaar. De pandgever moet binnen 15 dagen na de registratie van het retentierecht een kopie van de claim of lien indienen (d.w.z. afgeven overeenkomstig Florida Statute 713.18). Het afschrift behoeft niet te zijn voorzien van de registratiegegevens (clerk’s file number en official records book and page). De eigenaar heeft verweer voor zover hij kan aantonen dat hij schade heeft geleden door het niet ontvangen van de kopie van de claim of lien binnen de 15 dagen.
Aannemer dient eigenaar definitieve aannemersverklaring te overhandigen. Als voorwaarde voor de definitieve betaling door de eigenaar en het recht van de aannemer om deze te ontvangen, is de aannemer (als enige) verplicht om de eigenaar een beëdigde verklaring te geven waarin staat dat alle ondergeschikten, leveranciers en arbeiders volledig zijn betaald of, indien dit niet het geval is, waarin alle niet-betaalde personen en het niet-betaalde bedrag voor elk worden vermeld. Deze beëdigde verklaring moet worden afgegeven op het moment dat de definitieve betaling wordt gefactureerd, maar moet ten minste vijf dagen voordat een rechtszaak wordt aangespannen om het retentierecht van de aannemer af te dwingen, worden afgegeven.
Verzoek aan eigenaar om beëdigde verklaring. Een pandgever die een claim of lien heeft geregistreerd, kan de eigenaar schriftelijk verzoeken om een schriftelijke verklaring op erewoord. De schriftelijke verklaring moet een beschrijving geven van alle directe contracten en de data en bedragen van de betalingen, zodat de pandhouder kan beoordelen of de eigenaar zich kan verdedigen tegen correcte betalingen. Als de eigenaar niet kan bewijzen dat hij de verklaring op erewoord binnen 30 dagen na ontvangst van de vordering aan de pandgever heeft verstrekt, kan de eigenaar geen advocaatkosten vorderen als de winnende partij in een procedure die door de pandgever wordt aangespannen om het retentierecht uit te oefenen.
Verzoek om retentierecht uit te oefenen. Een retentierecht blijft een jaar van kracht tenzij:
- het is voldaan, of
- een kennisgeving van betwisting van het retentierecht is geregistreerd, of
- een dagvaarding van twintig dagen aan de retentor is betekend om redenen aan te tonen, of
- een rechtszaak is aangespannen om het retentierecht door de retentor te doen naleven.
Als geen rechtszaak wordt aangespannen vóór het verstrijken van de termijn van één jaar, of binnen 60 dagen na de datum waarop de griffier heeft verklaard dat een kennisgeving van betwisting van het retentierecht aan de pandgever is betekend, of binnen 20 dagen nadat de pandgever is gedagvaard met een twintig dagen durende dagvaarding om redenen aan te tonen, zal het retentierecht vervallen. Een retentierecht kan niet worden verlengd door het opnieuw op te nemen. De enige manier om het effect van een retentierecht na een jaar te verlengen is door het retentierecht bij een bevoegde rechterlijke instantie ten uitvoer te leggen. In dat geval blijft het retentierecht van kracht tot de rechtszaak is afgesloten. De raadsman moet een kennisgeving van aanhangigheid opnemen in verband met de rechtszaak om het retentierecht uit te oefenen.