U bent net penningmeester van een non-profitorganisatie geworden – dit is wat u moet weten…

U verlaat de laatste bestuursvergadering van uw non-profitorganisatie nadat u zojuist tot penningmeester bent gekozen of benoemd – en wat nu? Dat is voor de meesten een ontmoedigende taak. Als u zich overweldigd voelt door de vraag wat uw rol en verantwoordelijkheden zullen zijn en hoe u deze taak zult kunnen volbrengen terwijl u uw organisatie helpt om succes te behalen, bent u niet alleen. Het vervullen van de taken van een penningmeester voor een non-profit organisatie is een grote klus, en het goed doen is een aanzienlijke uitdaging.

Met de juiste strategie, vaardigheden en boekhoudkundige know-how, kunt u echter succesvol zijn in uw nieuwe rol en uw non-profit organisatie naar een betere financiële toekomst stuwen.

Ben je goed geschikt voor de baan? 7 kwaliteiten die alle goede non-profit penningmeesters bezitten:

1. Kritisch denken – Je moet in staat zijn om de financiële status, het beleid en de procedures van je organisatie te beoordelen om aanbevelingen te kunnen doen voor de financiële beslissingen die genomen zullen worden.
2. Organisatietalent – Alle goede penningmeesters beschikken over uitstekende organisatorische vaardigheden. Ze werken nauwkeurig en houden onberispelijke dossiers bij.
3. Strategische planning – Het vermogen om oorzaak en gevolg scenario’s te synthetiseren (met betrekking tot potentiële financiële beslissingen die de organisatie zal nemen) is noodzakelijk voor een treasurer om de groei en het toekomstige succes van hun organisatie te versnellen.
4. Creativiteit – Als het gaat om het genereren van fondsen en het snijden in de uitgaven, zijn nieuwe ideeën en creativiteit de sleutel in een steeds veranderende en ontwikkelende organisatie.
5. Duidelijke communicatie – In één betekenis van de functie fungeren penningmeesters als financiële ambassadeurs namens de rest van het bestuur. Het is essentieel dat de penningmeester van een organisatie in staat is om complexe financiële concepten in begrijpelijke, jargonvrije, lekentaal over te brengen.
6. Basis boekhoudkundige vaardigheden – Als ze het geluk hadden, zouden non-profitorganisaties alleen personen selecteren met boekhoudkundige vaardigheden op het niveau van een CFO of controller. Meestal echter verwachten non-profit besturen van hun penningmeesters alleen basis boekhoudkundige vaardigheden en een aanleg om meer te leren.
7. Kennis van de statuten van uw non-profitorganisatie – Een goed begrip van de statuten van de organisatie zal ervoor zorgen dat u de financiën onderhoudt volgens de regels van de organisatie en die van uw lokale, staats- en federale overheid.

Checklist: Overgang naar uw nieuwe rol

Als u eenmaal bent gekozen of benoemd tot penningmeester, zijn er een paar huishoudelijke taken die u meteen moet uitvoeren.

• Organiseer een bijeenkomst met de vertrekkende penningmeester om bestanden over te dragen, vragen te stellen en te leren wat uw nieuwe taken en verantwoordelijkheden inhouden.
• Vraag alle vorige budgetinformatie en bestaande financiële documentatie over aankopen en evenementen.
• Stel een tijdlijn of elektronische kalender op met vervaldata voor rekeningen en andere aankomende betalingen om een soepele overgang te garanderen.
• Stel in een vroeg stadium een eerste begroting op en vraag de voormalige penningmeester om uw werk te controleren
• U moet de voormalige penningmeester ook vragen of de organisatie ongedocumenteerde uitstaande betalingen of inkomsten heeft waarvan u op de hoogte moet zijn.
• Verzamel alle bankrekeninggegevens en -gegevens. Verkrijg de bankformulieren die nodig zijn om handtekeningkaarten en online accounttoegang zo snel mogelijk bij te werken.
• U moet ook creditcardautorisaties overdragen.
• Haal alle chequeboekjes en creditcards die in het bezit waren van de voormalige penningmeester aan u over.
  

  Als penningmeester mag u deze fouten niet maken!

  Om succes als penningmeester te garanderen, mag u nooit:

  • Scheiding van taken en toegangscontrole verwaarlozen – Elke organisatie heeft beleid en procedures nodig om penningmeesters net zo goed te beschermen als de organisaties die ze dienen. Volg de ingevoerde procedures en breng wijzigingen aan als u laks beleid opmerkt. Wees niet bang om het protocol te handhaven – zelfs als uw voorganger deze verantwoordelijkheid heeft verwaarloosd.
  • Ontduik uw financiële rapporteringstaken – Het vermogen van de raad van bestuur van uw organisatie om goede beslissingen te nemen over strategische planning, uitgaven, personeel en financiën hangt rechtstreeks af van de tijdigheid van de financiële informatie die voorhanden is. Als u uw financiële rapporten en dossiers verwaarloost, zal de raad van bestuur niet over deugdelijke gegevens beschikken om zijn beslissingen op te baseren.
  • Geef fiscaal of juridisch advies – De aftrekbaarheid van bijdragen van donateurs hangt af van hoe de unieke financiële situatie van elke donateur past in hun lokale belastingwetgeving. In plaats daarvan moet u donoren adviseren om met hun CPA’s of belastingadvocaat te spreken over de vraag of ze donaties en bijdragen al dan niet zullen kunnen aftrekken.
  • Neem niet gedocumenteerde, niet-goedgekeurde beslissingen – Sommigen zouden kunnen zeggen dat penningmeesters de sleutels van het koninkrijk bezitten. Maak nooit misbruik van die macht door voorbij te gaan aan de beslissingen van het bestuur en/of de directie.

  

  De doorlopende taken en verantwoordelijkheden van de penningmeester van een non-profitorganisatie

  Overziet de financiële administratie van de organisatie

  Afhankelijk van de vaardigheden van het personeel, kan de penningmeester verantwoordelijk zijn voor het beheer van de dagelijkse activiteiten van de financiën van een organisatie. Dit omvat het beheer van de cashflow, het betalen en registreren van rekeningen, het bijhouden van een overzicht van schulden, het selecteren van een bank en het afstemmen van afschriften. De penningmeester moet ook een goed begrip hebben van de statuten van de organisatie en de wetten die op de organisatie van toepassing zijn.

  Herzien en handhaven van financieel beleid en procedures

  Als penningmeester bent u verantwoordelijk voor de bescherming van de financiën van uw organisatie. Een groot deel van deze bescherming zou al in de statuten van de organisatie moeten zijn ingebouwd.

  Als uw non-profit echter vrij nieuw is, moet u deze statuten misschien zorgvuldig overwegen en mogelijk aanvullend beleid en procedures instellen als het gaat om het omgaan met de financiën van de organisatie. Zorg ervoor dat u werkt met scheiding van taken, indien mogelijk, een papieren spoor en dubbele ondertekenaars op cheques. Wij stellen voor dat u bill.com implementeert, zodat u regels en workflows kunt instellen, zodat bijvoorbeeld cheques boven de $5.000 twee (digitale) handtekeningen vereisen.

  Genereer Financiële Rapporten

  Als penningmeester is het uw verantwoordelijkheid om aan het eind van de periode nauwkeurige financiële rapporten te genereren en deze aan de juiste personen (meestal medewerkers op uitvoerend niveau en bestuursleden) te overhandigen.

  U gebruikt gegevens uit het rekeningstelsel van uw bedrijf om deze belangrijke rapporten te genereren; het bijhouden van een nauwkeurige boekhouding is essentieel voor het genereren van nauwkeurige rapporten.

  Financiële rapporten bevatten meestal begrotingen, de winst- en verliesrekening, balansen en een kasstroomoverzicht (en/of kasstroomprojectie).

  Begroting

  U zult waarschijnlijk moeten samenwerken met bestuursleden, de uitvoerend directeur en programmadirecteuren om een algemene begroting (financieel projectiemodel) en specifieke begrotingen voor individuele programma’s te maken. Denk er bij het opstellen van een begroting aan dat u, als penningmeester, het beste inzicht heeft in het soort uitgaven dat de organisatie zich kan veroorloven.

  Adviseer het bestuur over financiële strategie en fondsenwerving

  Naast het opstellen van een begroting werken penningmeesters samen met het bestuur om advies te geven over potentiële kansen, risico’s en belastingimplicaties van toekomstige financiële plannen. Ze kunnen ook worden geraadpleegd over subsidies, voorstellen, investeringen en plannen met betrekking tot onverwachte fondsen en / of cash flow tekorten.

  Met behulp van de principes van GrowthForce’s slimme back-office en systeem methodologie, kunt u uw non-profit financiële operaties optimaliseren, onnodige uitgaven verminderen en het meeste uit uw fondsenwerving inspanningen halen met real-time, bruikbare financiële gegevens. Management accounting stelt u in staat uw rol en uw non-profit naar een hoger niveau te tillen met managementrapportage, speciaal ontworpen om directeuren van non-profitorganisaties te helpen gegevensgestuurde beslissingen te nemen om de financiering te verhogen, groei te stimuleren, de reikwijdte van hun bereik te verbreden, hun missies uit te breiden en uiteindelijk succes te boeken.