Of u nu via LTL of pakketpost verzendt, het gebruik van een vrachtbrief is van vitaal belang. Dit juridische document geeft niet alleen details over de zending aan de vervoerders, maar het biedt ook een papieren spoor van informatie die de rechten van de verzender beschermt. Hoewel verschillende vrachtbedrijven hun activiteiten hebben gestroomlijnd om computer- of elektronische vrachtbrieven of verzendfacturen te gebruiken, bieden ze nog steeds een aantal belangrijke functies.
Verderop zullen we uiteenzetten wat een vrachtbrief is, en waarom het zo belangrijk is om te gebruiken – ongeacht uw type verzendmethode.
Wat is een vrachtbrief?
Een vrachtbrief is een document of elektronische factuur die door een vervoerder wordt ingevuld en aan de verzender wordt verstrekt wanneer vracht wordt opgehaald om te worden afgeleverd. Er zijn verschillende, afzonderlijke onderdelen die nodig zijn voor een vrachtbrief die correct moet worden ingevuld.
– De namen en het volledige adres van de verzender en de ontvanger. Dit wordt vaak beschouwd als de geadresseerde informatie.
– Een inkooporder- of factuurcontrolenummer. Dit wordt gebruikt als een permanente registratie voor controledoeleinden.
– De datum van de zending. Hoewel het misschien rudimentair lijkt, kan het noteren van de exacte datum en tijd van de zending worden gebruikt als bewijs in een rechtszaak. Het dient ook als kennisgeving van aansprakelijkheid voor een vervoerder of derde partij logistieke dienstverleners.
– Speciale instructies. Hoewel het proces van het verplaatsen van vracht van een punt van herkomst naar een bestemming eenvoudig lijkt, zijn er soms speciale behandelingsinstructies nodig. Het cognossement dient als platform voor de verzender en de vervoerder om alle speciale vereisten voor het vervoer van een goed openlijk te documenteren. Voorbeelden hiervan zijn gekoelde opslag, speciale tracering, of zendingen met meerdere stops.
– Verzendspecificaties. In dit gedeelte controleert de verzender samen met de vervoerder het type verpakking (zoals dozen, skids, pallets, vaten of containers), de hoeveelheid verpakking of verzendeenheden, de ruimte die de container of het platform in beslag neemt, en de afmetingen.
– Beschrijving van de goederen. Het is belangrijk dat de zending in het cognossement wordt beschreven voor identificatiedoeleinden.
– Kennisgeving van speciale behandeling. Elke vrachtbrief moet ook eventuele speciale behandeling vermelden, zoals gevaarlijke materialen.
– Aangegeven waarde. DV wordt gebruikt voor aansprakelijkheidsverzekeringen. Het vermeldt de “aangegeven waarde” van een zending. In de meeste gevallen is de aangegeven waarde de productiekosten – in tegenstelling tot de detailhandelswaarde.
Het cognossement wordt meestal online of door de vervoerder ingevuld en vervolgens ter controle aan de verzender overhandigd tijdens de fysieke pick-up van de vracht. Met geavanceerde technologie gaan meer vervoerders over op cloud-based vrachtbrieven en facturering, waardoor zowel de verzender als de vervoerder in realtime essentiële updates van de verzendgegevens kunnen toevoegen.
Er zijn meerdere soorten vrachtbrieven die worden gebruikt voor specifieke soorten zendingen, waaronder een OBL (Ocean Bill of Lading), AWB (Airway Bill of Lading), ProBill: (meestal voor grondtransportdiensten of vrachtwagenzendingen).
Waarom is een cognossement belangrijk?
De eerste en meest voor de hand liggende reden waarom een cognossement belangrijk is, is voor juridische doeleinden. Een vrachtbrief beschermt zowel de vervoerder als de verzender, door feiten over de zending vast te leggen. Maar naast het eenvoudige ‘papieren spoor’ heeft een vrachtbrief ook drie belangrijke taken:
– Bewijs van verzending of vervoer: Hoewel vaak wordt aangenomen dat een BOL gewoon een contract is tussen de verkoper en de koper, is dit niet helemaal juist. Het contract bestaat wanneer de bestelling wordt geplaatst – niet verzonden. Het cognossement levert het bewijs dat de eerder overeengekomen aankoop wordt verzonden zoals overeengekomen.
– Ontvangst van goederen: Een BOL is een document dat verifieert dat goederen door een agent, vervoerder, 3PL of anderen van een partij zijn ontvangen. Wanneer dit gebeurt, is in de meeste gevallen de organisatie die de goederen in ontvangst neemt, verantwoordelijk voor de toestand ervan. De BOL levert een papieren spoor van bewijsmateriaal ter ondersteuning van claims inzake vrachtschade.
– Documentatie van eigendomstitel: Dit betekent in wezen dat degene die het cognossement in zijn bezit heeft, de titel heeft voor het bezit of de eigendom van de goederen. Daarom worden zowel de verzender als de ontvanger op het cognossement vermeld.