Office 365 Business Essentials is de meest budgetvriendelijke versie van Microsoft Office voor nieuwe en kleine bedrijven.
Het zal niet voor iedereen werken, en sommige van de offline beperkingen maken de upgrade naar Business Premium behoorlijk verleidelijk.
Tegelijkertijd biedt Office 365 Business Essentials een complete suite van apps en services die prachtig samenwerken. Microsoft is altijd bezig met het updaten van zijn producten, het toevoegen van functies en mogelijkheden om zich te meten met de concurrentie. Veel van die tools en voordelen hebben hun weg gevonden naar Business Essentials.
Dus hoewel je niet de volledige boot van MS Office-diensten en apps krijgt, is wat je wel krijgt voor $ 5 per maand per gebruiker fenomenaal. Als je alleen de basisapps en zakelijke e-mail nodig hebt, dan kun je met Office 365 Business Essentials uit de voeten.
Overzicht van Office 365 Business Essentials
Office 365 Business Essentials draait op pc, Mac, Android en iOS, en is gelicentieerd op abonnementsbasis. Als uw abonnement up-to-date is, wordt de nieuwste versie geïnstalleerd telkens wanneer u inlogt.
Office 365 Business Essentials maakt deel uit van de Office 365 Business-servicefamilie, die ook Office 365 Business en Office 365 Business Premium omvat. Elk van deze producten ondersteunt 300 of minder gebruikers. Grotere bedrijven kunnen kiezen uit de Office 365 Enterprise-servicefamilie, die onbeperkte gebruikers ondersteunt.
Dat is het eerste wat opvalt. Als u meer dan 300 gebruikers nodig hebt, of in de nabije toekomst nodig zult hebben, zal geen van de Office 365 Business-platforms u ondersteunen.
Office 365 Business Essentials vs andere Office 365 Business-plannen
Dus u hebt minder dan 300 mensen in uw bedrijf, en u probeert het juiste plan te kiezen. Kijk niet alleen naar de prijs.
Van de drie aanbiedingen in hun zakelijke service familie, is Office 365 Business Essentials het minst duur. Zeggen dat het weinig mogelijkheden biedt, is echter niet behulpzaam. Afhankelijk van wat je nodig hebt, kunnen de voordelen van de lagere prijs van Business Essentials de moeite waard zijn.
Office 365 Business is bijvoorbeeld de volgende stap in prijs vanaf Essentials. Het wordt geleverd met desktopversies van de Office-apps, die Essentials niet heeft. Dit kan waardevol zijn voor teams die snel toegang willen tot hun applicaties. Office 365 Business komt echter niet met de samenwerkingstools, zoals SharePoint, Yammer en Teams, of een beheerde e-mail.
Office 365 Business Essentials komt met dat alles, ook al kost het duidelijk minder per gebruiker per maand dan Office 365 Business. U moet zich dus afvragen wat belangrijker is: desktopfunctie of cloud-gebaseerde coördinatie.
Hier is een vereenvoudigde grafiek die de prijs en basiselementen laat zien die bij elk abonnementsniveau van de Office 365 business servicefamilie horen:
Desktop apps vs online apps in Office 365 Business Essentials
Gelijk aan het gratis Office 365, zijn alle apps in Office 365 Business Essentials alleen web en mobiel. Desktopversies van de apps worden alleen geïnstalleerd in Business en Business Premium.
Als je altijd online bent, is dit misschien geen groot probleem. Bovendien is OneDrive inbegrepen bij Business Essentials, dus al uw bestanden worden geback-upt en zijn overal beschikbaar via uw Microsoft-account.
Maar als een betrouwbare verbinding niet gegarandeerd is, zou u kunnen denken aan Business Premium om er zeker van te zijn dat u toegang hebt tot uw Office-bestanden.
De online apps hebben de neiging om een beetje te worden teruggeschroefd ten opzichte van hun on-premise tegenhangers, maar niet veel. De kernfuncties zijn er allemaal, en de gebruikersinterface is vrijwel ongewijzigd, hoewel de apps via uw browser werken. Bovendien biedt Microsoft Support een hoop hulp om u door functies te leiden die nog steeds beschikbaar zijn via web en mobiel, alleen iets anders worden beheerd.
Kortom, u krijgt een zeer capabele suite met Office 365 Business Essentials. De apps werken op elkaar in en al uw gebruikers zullen duidelijke, real-time middelen hebben om grote projecten te delen, te bewerken en bij te houden terwijl ze groeien.
Er is behoorlijk veel inbegrepen, dus laten we de apps en services een voor een doornemen. Daarna bekijken we de mogelijke voor- en nadelen van Office 365 Business Essentials.
Wilt u meer informatie over de prijsplannen van Office 365?
Apps inbegrepen bij Microsoft Office 365 Business Essentials
Outlook: E-mailclient
Tussen Outlook en Exchange, waarover ik later meer, biedt Office 365 Business Essentials een e-mail- en agendaservice van bedrijfsklasse waarop u kunt vertrouwen. Dit omvat uw eigen domeinnaam en een intuïtief beheercentrum om al uw gebruikersbehoeften af te handelen. Elke gebruiker heeft een mailbox van 50 GB, die wordt gesynchroniseerd op al hun apparaten.
Word voor het web: Tekstverwerking
Dit is een geweldige versie van Microsofts kenmerkende tekstverwerkingsapp. Pas vrijwel elke functie van de tekst en lay-out aan. Maak en deel eenvoudig een reeks bestandstypen. Voeg afbeeldingen en tabellen toe aan tekst en kies uit een groot aantal ontwerpfuncties om alles van een bulletin tot een ebook te beheren. De samenwerkingsfuncties in Word Online maken real-time bewerken mogelijk, zodat meerdere mensen aan dezelfde alinea kunnen werken, opmerkingen kunnen achterlaten en wijzigingen kunnen bijhouden.
Excel voor het web: Spreadsheets
Excel voor het web ziet eruit en voelt aan als de desktop-app, hoewel sommige bestandsindelingen niet worden ondersteund. Het heeft alle kernfuncties van Excel (meer dan 400) voor tabellen en grafieken, evenals een ingebouwd enquêteprogramma. Het is eenvoudig om samen te werken door links naar uw Excel online spreadsheets direct met iedereen te delen.
PowerPoint voor het web: Presentaties
Bijna alles wat u kent van desktop-PowerPoint is opgenomen in de online versie. U kunt dia’s maken, tekst, afbeeldingen, foto’s en SmartArt-afbeeldingen toevoegen en bewerken. Net als bij Word voor het web is de samenwerking in de online versie gestroomlijnd.
Eén ding zal u opvallen: PowerPoint voor het web bevat slechts acht overgangen en 18 lettertypen. Als u uw presentatie met de desktopversie maakt, zorg er dan voor dat u de lettertypen en overgangen gebruikt die door PowerPoint Online worden ondersteund, zodat alles soepel verloopt.
OneNote voor het web: Notitieboek
Dit is Microsofts eenvoudige manier om notities op te slaan en te synchroniseren op al je apparaten. Als het gaat om de vrijheid die je hebt om ideeën, afbeeldingen en diagrammen op te slaan, kan OneNote zich meten met Evernote – en sommige functies overtreffen het zelfs. Je kunt spraak of video’s opnemen en die aan notities toevoegen. En u kunt ook notities uit de losse hand van een whiteboard of pagina direct omzetten in computerlettertypen.
Apps inbegrepen bij Microsoft Office 365 Business Essentials (ALLEEN voor pc)
Toegang: Databasebeheer
Microsofts krachtige hulpmiddel voor het analyseren van uw gegevens gaat verder waar Excel ophoudt. Met Access kunt u tabellen, query’s, formulieren en rapporten maken en delen. U hoeft geen ontwikkelaar te zijn om met de sjablonen van Access snel de formulieren te genereren die u nodig hebt om klant- en ordergegevens bij te houden.
Dit is een volwaardig databasebeheersysteem. Voor sommige kleine bedrijven is dit misschien meer dan nodig, maar anderen zullen merken dat ze met behulp van een paar van de vele tools van Access in staat zijn om rijke inzichten uit hun gegevens te genereren.
Uitgever: Ontwerpen en publiceren
Als desktop publishing-app is Microsoft Publisher gemakkelijk te gebruiken voor iedereen die bekend is met Word. De nadruk in Publisher ligt op lay-out, ontwerp en visuele aantrekkingskracht in plaats van op het maken van tekst of het corrigeren van drukproeven. U kunt de meeste aspecten van uw documenten vormgeven en stijlen, en alles blijft precies zoals u het hebt ingesteld voor afdrukken, online of in een e-mail.
Dat zijn de apps, die allemaal naadloos samenwerken, samen met de hieronder beschreven services.
Diensten die zijn inbegrepen bij Microsoft Office 365 Business Essentials
Exchange: Mailserver
Exchange is de server-app die e-mails host en organisatiebrede contacten en agenda’s beheert voor Office 365. Exchange zorgt ervoor dat de backend van al uw communicatie en datums veilig wordt gesynchroniseerd en opgeslagen.
Samen met Outlook, dat is gebouwd om met Exchange te werken, hebben mensen overal en vanaf elk apparaat toegang tot hun mail. Exchange zal verbinding maken met e-mailclients naast Outlook, zoals Gmail, maar het zal niet zo vloeiend zijn.
OneDrive: Cloud-gebaseerde opslag
Office 365 Business Essentials wordt geleverd met 1 TB veilige en gesynchroniseerde cloud-opslag op OneDrive. Met dit abonnement wordt waarschijnlijk alles wat je doet op Essentials opgeslagen op of getrechterd via OneDrive.
Alle bestanden en mappen die worden geüpload zijn privé, maar kunnen worden gedeeld met iemand anders op de OneDrive van het bedrijf. Of met mensen buiten het bedrijf, afhankelijk van hoe u het instelt.
Teams: Unified communications
Teams is de op chat gebaseerde persistente werkruimte voor de Office 365-servicefamilie. Het bestaat pas een paar jaar, maar Teams heeft al veel van dezelfde functies die je krijgt met Slack en andere concurrenten.
Als projectmanagementtool organiseert Teams je berichten, vergaderingen en gesprekken op een intuïtief dashboard. Kanalen en aanpasbare filters helpen je je werk te visualiseren en uit te zoeken wat belangrijk is.
Met je Office 365 Business Essentials-abonnement kun je online videovergaderingen en vergaderingen organiseren voor maar liefst 250 gebruikers. Alle Office 365-apps en -services zijn native geïntegreerd met Teams en SharePoint wordt gebruikt voor de opslag van bestanden. U kunt Teams ook verbinden met diensten van derden, zoals GitHub of Twitter.
Merk op dat Teams Skype for Business vervangt, Microsofts vorige groeps-chatdienst, die nog steeds wordt ondersteund maar nu wordt uitgefaseerd.
Sharepoint: Teamsites
SharePoint is een browsergebaseerd samenwerkings- en documentbeheersysteem. Groepen maken sites voor lopende of ad-hoc projecten, en voegen dan de inhoud of widgets toe die ze willen. Je hebt veel controle over hoe bestanden worden opgeslagen en hoe ze worden geversioneerd, en met de Check In/Check Out-functie kun je wijzigingen in bestanden bijhouden en controleren.
Het is een geweldig hulpmiddel om transparantie en coherente standaarden tussen teams te bevorderen, en SharePoint is eenvoudig te schalen. Als u de site eenmaal hebt opgezet, kunt u externe belanghebbenden en klanten ook in staat stellen informatie met u te delen via SharePoint.
Yammer: Social-networking voor collega’s
Yammer is een sociaal netwerk voor uw bedrijf dat is geïntegreerd met alle andere Office 365-apps.
In een Yammer-conversatie kunt u een afspraak maken die in Outlook wordt gesynchroniseerd of met iemand anders aan een PowerPoint werken. Het neemt de beste delen van sociale netwerken – chat, eenvoudig bestanden delen, taggen, liken – en maakt ze beschikbaar voor communicatie binnen het bedrijf.
Het voelt aan als Twitter of Facebook, en als dit is waar werknemers zich prettig bij voelen, kan Yammer een echt krachtige samenwerkingstool zijn. Dankzij de newsfeed en de eenvoudige groepsvorming kunnen verspreide werkgroepen in contact blijven tussen kantoren of landen.
Planner: Projectbeheer
Op dit moment is Planner een vrij lichte tool voor workflowbeheer die wordt geleverd bij Office 365 Business Essentials. U kunt groepen maken, taken toewijzen en de voortgang bijhouden op borden. Planner wordt regelmatig bijgewerkt, vaak met nieuwe functies, dus ik vraag me af hoe lang het zo onbelemmerd zal blijven als het nu is.
Denk aan Asana, Trello, enzovoort. Het grootste voordeel van Planner is dat het speciaal is ontworpen om de apps in het Office 365 ecosysteem aan te vullen. Meldingen, e-mails, het delen van documenten – het is allemaal naadloos en eenvoudig te bedienen.
Sway: Online presenteren
Sway is een cloudgebaseerde app voor het vertellen van verhalen. Om het te onderscheiden van PowerPoint, is Sway perfect voor het overbrengen van informatie zonder presentator. Interactieve presentaties, zoals webinars, tutorials en onderwerpintroducties zijn eenvoudig te bouwen in Sway.
De interface is eenvoudig, maar nog steeds vrij beperkt, hoewel Microsoft steeds meer mogelijkheden toevoegt. Als je je moet houden aan strakke richtlijnen voor branding, ondersteunt Sway misschien niet wat je nodig hebt. Als je een snelle, informele presentatie wilt maken, kan het perfect zijn. Het resultaat van de relatief weinige opties in Sway is dat het eindproduct geoptimaliseerd is voor alle apparaten en platforms.
Wie zou Office 365 Business Essentials wel (en niet) moeten kopen?
Nu u een goed idee hebt van wat Office 365 Business Essentials biedt, is het tijd om te beoordelen of dit omvat wat u nodig hebt.
Als 1 TB opslag of een limiet van 300 gebruikers een probleem gaat vormen, dan is dit niet de oplossing voor u. Microsoft’s aanbod op enterprise-niveau is dan meer iets voor u. En als je niet wilt dat Microsoft je e-mail host, dan wil je Office 365 Business, niet Business Essentials.
Maar als je een klein bedrijf bent, en je wilt teambrede communicatie en samenwerking ondersteunen, dan kan Office 365 Business Essentials heel goed werken.
En als je in de categorie valt van mensen die niet precies weten wat ze willen, dan is Office 365 Business Essentials niet van plan om de bank te breken. Het geeft je alles wat je nodig hebt om erachter te komen wat je later wilt.
Zoals je waarschijnlijk hebt gemerkt, is er een hoop overlap in de apps en services die bij Office 365 worden geleverd. Voor sommige bedrijven zal Yammer bijvoorbeeld een heel belangrijke service zijn die iedereen in realtime met elkaar verbindt. Andere bedrijven gebruiken bijna uitsluitend Teams en vertrouwen alleen op Yammer voor informele aspecten van het bedrijfsleven.
Met Office 365 Business Essentials krijg je in ieder geval de mogelijkheid om te kiezen uit de apps die je wilt, om een naadloze gebruikerservaring aan te passen die je werknemers in staat stelt om gemakkelijk te werken met meerdere programma’s en apparaten. En dat alles voor 5 dollar per gebruiker per maand. Niet slecht.
En als je een student of een opvoeder, kunt u in staat om Office te krijgen voor gratis.