Wanneer de bestuursdocumenten van een condominiumvereniging de raad van bestuur machtigen om regels uit te vaardigen die het gebruik van de eenheden en/of de gemeenschappelijke elementen regelen, is het belangrijk dat, wanneer dergelijke regels worden gewijzigd, aan de juiste kennisgevingseisen wordt voldaan. Onder Hoofdstuk 718, de Condominium Act, hangen de kennisgevingseisen voor een regelwijziging af van het onderwerp van de regel – of de regelwijziging gaat over het gebruik van de eenheden of het gebruik van de gemeenschappelijke elementen.
Regelwijziging met betrekking tot het gebruik van de eenheden
Sectie 718.112(2)(c)1, Florida Statutes, heeft betrekking op de oproepingsvereisten voor bestuursvergaderingen en bepaalt in het bijzonder het volgende:
- Een behoorlijke aankondiging van alle bestuursvergaderingen, waarin alle agendapunten specifiek moeten worden vermeld, moet ten minste 48 ononderbroken uren vóór de vergadering op opvallende wijze op het terrein van het condominium worden opgehangen, behalve in noodgevallen. Indien 20 procent van de stemgerechtigde leden het bestuur verzoekt een punt op de agenda te plaatsen, moet het bestuur dit punt binnen 60 dagen na ontvangst van het verzoek op de agenda plaatsen van de eerstvolgende gewone bestuursvergadering of van een bijzondere vergadering die voor dat doel wordt bijeengeroepen. Een punt dat niet op de agenda staat, kan in spoedvergadering worden behandeld met een meerderheid van de stemmen van de leden van de raad plus één. Een dergelijke spoedvergadering moet worden aangekondigd en bekrachtigd op de eerstvolgende reguliere bestuursvergadering. Schriftelijke aankondiging van een vergadering waarin een niet-noodzakelijke bijzondere aanslag of een wijziging van de regels betreffende het gebruik van de eenheden zal worden overwogen, moet per post worden verzonden, bezorgd of elektronisch verzonden aan de eigenaars van de eenheden en ten minste 14 dagen vóór de vergadering op opvallende wijze op het eigendom van het condominium worden opgehangen. Het bewijs dat aan deze eis van 14 dagen is voldaan, moet worden geleverd door middel van een beëdigde verklaring die is ondertekend door de persoon die de kennisgeving heeft gedaan en die is opgenomen in de officiële notulen van de vereniging.
(Nadruk toegevoegd.)
In deze bepaling is de algemene kennisgevingseis voor een bestuursvergadering 48 uur, waarbij de kennisgeving, met specifieke vermelding van alle agendapunten, op opvallende wijze op het terrein van het condominium moet worden opgehangen. Wanneer echter een wijziging van een regel betreffende het gebruik van de eenheden op de bestuursvergadering zal worden overwogen, wordt de eis van kennisgeving verhoogd tot 14 dagen voorafgaand aan de vergadering, en de kennisgeving moet daadwerkelijk per post worden verzonden, bezorgd, of elektronisch verzonden naar de eigenaars – en ook op het terrein van het condominium worden opgehangen. Bovendien moet een beëdigde verklaring waaruit blijkt dat aan de eis van 14 dagen voor kennisgeving is voldaan, worden ondertekend door de persoon die de kennisgeving heeft gedaan en in de officiële registers van de vereniging worden opgenomen.
Regelwijziging met betrekking tot het gebruik van de Gemeenschappelijke Elementen
Er is geen specifieke vermelding in Hoofdstuk 718 van een speciale kennisgevingseis wanneer het bestuur een voorgestelde regelwijziging met betrekking tot het gebruik van de Gemeenschappelijke Elementen in overweging zal nemen. Dus, de normale 48 uur van tevoren vereiste kennisgeving van de bestuursvergadering zou van toepassing zijn op dat type regelwijziging, waarbij de kennisgeving, specifiek met vermelding van alle agendapunten, op een opvallende plaats op het Condominium Eigendom moet worden geplaatst.
Het is belangrijk op te merken dat voor beide typen regels, de individuele Bylaws van een vereniging ook aanvullende of andere kennisgevingseisen voor een wijziging kunnen opleggen. Het is dus altijd belangrijk om de statuten te bekijken en de advocaat van de vereniging te raadplegen om er zeker van te zijn dat aan alle kennisgevingsvereisten wordt voldaan.