Zijn geschenken voor uw team en klanten fiscaal aftrekbaar in de V.S.?

Belastingadvies

Veel eigenaren van kleine bedrijven tonen hun waardering aan hun klanten en team met attente geschenken. U bouwt immers een band op met uw klanten en een band met uw team.

Of het nu gaat om geld, cadeaubonnen of een blijk van waardering, geschenken hebben fiscale gevolgen waarmee kleine ondernemers rekening moeten houden.

Hieronder vertel ik u alles wat u moet weten over het aftrekken van geschenken, en ook over de regels die mogelijk zijn veranderd als gevolg van de Tax Cuts and Jobs Act.

Geschenken voor teamleden

Voordat u een geschenk aan een werknemer geeft, zijn er twee vragen die u moet overwegen:

1. Is dit geschenk belastbaar voor mijn werknemer?
2. Is dit geschenk een aftrekbare zakelijke uitgave?

Het antwoord op deze vragen hangt af van de vorm en de waarde van het geschenk.

Als het geschenk wordt beschouwd als belastbaar inkomen voor de werknemer, moet u alle toepasselijke federale en staatsinkomsten- en loonbelastingen inhouden. U moet ook andere arbeidsbelastingen betalen, zoals federale en staat werkloosheidsbelastingen over deze bedragen.

Geschenk Type 1: Materieel eigendom

Geschenken van eigendom worden niet beschouwd als belastbaar inkomen voor werknemers, zolang ze vallen onder de definitie van een “de minimis secundaire arbeidsbeloning”.

Volgens de IRS is een “de minimis fringe benefit” een geschenk “waarvan de waarde en de frequentie waarmee het wordt verstrekt, zo gering is dat het onredelijk en onpraktisch is om het in de boekhouding op te nemen.”

Dit zou kunnen omvatten de incidentele snacks, koffie, en donuts, of vakantie of verjaardag geschenken met een lage reële marktwaarde, zoals bloemen, fruit, boeken, enz.

De Belastingdienst geeft geen maximum dollarbedrag voor het uitsluiten van de minimis secundaire arbeidsvoorwaarden van het belastbaar inkomen van een werknemer, maar het bedrijf kan niet meer dan $ 25 van een geschenk aan een persoon per jaar aftrekken, met inbegrip van werknemers.

Bij wijze van voorbeeld, stel als een gebaar van waardering voor het werken lange uren op een project, koopt u uw werknemer $ 100 concert tickets. Slechts 25 dollar van dat cadeau zou een aftrekbare zakelijke uitgave zijn. De rest is niet aftrekbaar.

Geschenk type 2: cadeaubonnen en -certificaten

Geschenkbonnen en -certificaten worden voor werknemers als belastbaar inkomen beschouwd, omdat ze in wezen als contant geld kunnen worden gebruikt. De kosten van de gift card zijn volledig aftrekbaar voor het bedrijf, maar u moet belasting inhouden op het loon van de werknemer voor deze geschenken.

Team Gift Type 3: Awards

U kunt tot $ 400 van de kosten van de werknemer veiligheid en service awards van tastbare persoonlijke goederen (zoals een horloge) aftrekken voor elke werknemer voor elk jaar. Onderscheidingen zijn geen belastbaar inkomen voor werknemers, maar ze moeten wel worden beperkt.

Voor dienstbeloningen geldt dat ze niet gedurende de eerste vijf jaar van het dienstverband van de werknemer mogen worden gegeven en niet vaker dan eens in de vijf jaar. Veiligheidsbeloningen mogen niet aan meer dan 10% van de werknemers in hetzelfde jaar worden gegeven.

De Tax Cuts and Jobs Act van 2017 (TCJA) verduidelijkte dat beloningen van tastbare persoonlijke bezittingen geen contant geld, kasequivalenten of cadeaubonnen, vakanties, maaltijden, logies, theaterkaartjes, sportkaartjes, aandelen, obligaties of soortgelijke investeringen kunnen omvatten.

Wanneer u geschenken aan werknemers in uw boeken opneemt, moet u, als het geschenk moet worden opgenomen in de belastbare beloning van de werknemer, het geschenk op dezelfde rekening boeken als waarop u hun salaris, lonen of bonussen zou boeken. Als het geschenk niet als beloning wordt beschouwd, boekt u het onder “incentives voor werknemers”.

Geschenken voor klanten

Er zijn weinig manieren om uw waardering voor uw beste klanten te tonen. Geschenken zijn slechts één vorm van die dankbaarheid.

Client Gift Type 1: Tangible Property

Dezelfde regel geldt voor uw klant: U kunt niet meer dan $ 25 per persoon, per jaar aftrekken voor relatiegeschenken.

De IRS stelt specifiek dat incidentele kosten, zoals portokosten, graveren en cadeauverpakkingen niet zijn inbegrepen in die limiet van $ 25. Maar als iets waarde toevoegt aan het geschenk zelf, kan het niet als bijkomstig worden beschouwd.

Bij wijze van voorbeeld: u koopt een geschenkmand voor een klant die $ 25 kost. Stel dat u ook een fles wijn van 25 dollar aan de mand hebt toegevoegd en nog eens 20 dollar hebt uitgegeven om de mand in te pakken en te verzenden. Uw aftrek zou $45 zijn – een maximum van $25 voor de cadeaumand en de wijn en nog eens $20 voor het inpakken en verzenden.

Client Gift Type 1: Branded Swag

Goed nieuws is dat u marketingmateriaal met een merknaam niet hoeft mee te tellen bij die beperking van $25.

Ideeltjes die minder dan $4 kosten, waarop uw bedrijfsnaam of logo is afgedrukt en die een van de vele identieke artikelen zijn die u regelmatig weggeeft, worden niet beschouwd als geschenken.

Client Gift Type 2: Entertainment

Wees voorzichtig met het aftrekken van geschenken die kunnen worden beschouwd als representatiekosten. Als u een klant bijvoorbeeld kaartjes geeft voor een amusementsevenement, is dat dan een geschenk of een representatie?

In het algemeen geldt dat als u het evenement met de klant bijwoont (als dat nog eens kan), de kaartjes moeten worden behandeld als representatiekosten. Als u kaartjes aan een klant geeft en het evenement niet bijwoont, kan het als een geschenk worden beschouwd.
Dit onderscheid is belangrijk omdat de TCJA de aftrek voor representatiekosten per 1 januari 2018 heeft afgeschaft.

Pro-Tip: Houd een administratie bij van fiscaal aftrekbare geschenken!

Zoals bij de meeste belastingaftrekken het geval is, is het bijhouden van een administratie van wat u hebt gekocht, hoeveel u hebt betaald en wat het zakelijke doel van het geschenk was, van essentieel belang om ervoor te zorgen dat u uw aftrek krijgt.

Stel dat u bij een plaatselijke winkelier vier geschenkmanden voor klanten koopt voor 25 dollar per stuk. Als de kassabon geen gespecificeerde lijst van gekochte geschenken bevat en in plaats daarvan het totaalbedrag laat zien dat u hebt betaald, is het een goed idee om te noteren dat u vier geschenkenmanden van elk 25 dollar hebt gekocht.

Op die manier kunt u, als uw belastingadviseur of de belastingdienst vraagtekens zet bij de aftrekbaarheid van uw geschenk, dit met schriftelijke documentatie onderbouwen.

Iedereen weet dat het beter is om te geven dan om te ontvangen, zeker als dat ook nog eens gunstig is voor de belastingaanslag.

Als puntje bij paaltje komt, is het een win-winsituatie: een kleine blijk van waardering kan een blijvende indruk achterlaten en als waardevolle aftrekpost dienen. (Zorg er wel voor dat u een goede administratie bijhoudt, zodat uw gift niet terugkomt bij de belasting!)