Todos nós temos esse ficheiro Excel. Sabe, aquele que demora minutos só para abrir ou para guardar!
Gostaria de parar de esperar cada vez que trabalha nele?
Se sim, este pequeno post é para si!
Florence, Consultor Sénior da UpSlide, ensinar-lhe-á como reduzir o tamanho do seu ficheiro Excel.
No final do artigo, saberá como comprimir qualquer tamanho de ficheiro Excel em poucos segundos.
Pronto para deixar o trabalho mais cedo hoje?
Primeiro, faça uma auditoria ao seu grande ficheiro Excel
Antes de diminuir o tamanho do seu ficheiro Excel, gostaríamos de partilhar consigo uma dica para começar – pode saltá-la se preferir aplicar as dicas de Florença agora mesmo.
Quanto mais anunciar comentários, fórmulas, formatação condicional, folhas ocultas e assim por diante, mais pesadas ficam os ficheiros Excel. Por exemplo, os profissionais de finanças que trabalham em Transaction Services ou Investment Banking constroem modelos com toneladas de fórmulas, tabelas e folhas.
Aqui está uma dica antes de começar: pode descobrir quais são as folhas mais pesadas no seu ficheiro Excel. Para o fazer, faça uma cópia do seu ficheiro Excel e siga estes passos:
- Abra o Explorador de Ficheiros onde o seu Excel é guardado
- Exibir extensões de nome de ficheiro no separador “Ver”
- Alterar a extensão da sua cópia do ficheiro Excel para “.zip”
- Então abra a pasta zipada e vá para xl > folhas de trabalho
- Selecionar por tamanho
Spotting the heaviest sheets can help you choose which to start with with. Por exemplo, a “folha26.xml” é responsável por quase um terço do volume global. Normalmente, corresponde à folha n+1 do seu ficheiro Excel no exemplo acima, poderíamos começar por cortar a vigésima sétima folha.
Tenham cuidado! A regra n+1 tem em conta as folhas ocultas. Se tiver muitas folhas ocultas, pode tornar-se complicado encontrar a folha certa. Uma maneira de ter a certeza de que tem a folha certa é obter o nome exacto. Aqui está o guia detalhado para encontrar o nome de uma folha.
Agora, nas dicas de Florença!
P> Escolha qualquer ficheiro Excel grande que queira iluminar. Como visto acima, pode começar por se concentrar nas folhas de trabalho mais pesadas.
Aqui estão sete dicas para reduzir o tamanho do seu ficheiro Excel neste momento:
Dica #1: Remover formatação condicional
A formatação condicional vem a calhar quando precisa de destacar dados específicos. Mas a verdade é que pode rapidamente tornar o seu ficheiro Excel pesado. Sugerimos que remova a formatação condicional da sua folha de cálculo logo que termine a formatação. Para o fazer:
- Selecione algumas células formatadas na sua folha
- Vá para a guia Home > Formatação condicional > Regras claras > Clear from Selected Cells
Se quiser remover a formatação condicional de todas as suas células, escolher “Clear Rules from Entire Sheet”.
Dica #2: Cortar cada folha de trabalho ao seu intervalo de utilização
Sabia que as folhas de Excel podem ter até um milhão de filas? Uma boa maneira de reduzir o tamanho do seu ficheiro Excel é ver-se livre das linhas e colunas vazias. Eis como o pode fazer:
- Selecione todas as linhas e colunas não utilizadas (Atalho = Ctrl+Shift+Seta Direita/Down)
- Direita…click > Apagar
Tip #3: Remover fórmulas desnecessárias
Todos nós usamos fórmulas Excel para manipular e combinar dados de forma dinâmica! Mas esquecemo-nos frequentemente de as remover quando já não são necessárias.
Uma boa maneira de reduzir o tamanho do seu ficheiro e manter um registo dos seus dados é substituir as suas fórmulas com os seus valores:
- Seleccionar as células com que está a trabalhar (pode usar o atalho Ctrl+A para seleccionar toda a sua folha)
- Copy e Paste Special: Valores
Isto também irá remover hiperligações, que tornam o seu ficheiro pesado.
Tip #4: Comprimir imagens em Excel
Uma regra de ouro é evitar ter imagens em Excel. Se tiver de usar fotografias de qualquer forma, uma boa prática é sempre comprimi-las:
- Selecione a fotografia que deseja iluminar
- Vá para o separador Formato da fotografia
- Clique em Comprimir
- Recomendamos que desmarque a primeira caixa (“Aplicar apenas nesta fotografia”) para comprimir todas as fotografias dentro do seu ficheiro Excel
- Opcional: pode escolher a resolução desejada (recomendamos o e-mail).
Dica #5: formatação clara dos dados
Formatação permite ao olho estruturar naturalmente a informação. No entanto, a formatação dos seus dados também pesará as suas folhas. Confie em mim, nós também adoramos formatar dados! No entanto, se tiver dificuldades em carregar um ficheiro, recomendamos que remova a sua formatação:
- Selecione todas as linhas formatadas, colunas e células que não contêm dados
- Home > Edição > Clear Format
Tip #6: Apagar relógios
Pessoas que trabalham em grandes ficheiros com muitas folhas e fórmulas sabem o que são relógios (não o que está no seu pulso!). Quando numerosos, eles pesarão as suas folhas de cálculo. Uma vez terminado o trabalho com elas, uma boa prática é retirá-las dos vossos ficheiros:
- Vá ao separador Fórmula >Janela de Vigilância
- Selecione tudo e clique em “Apagar”
Tip #7: Eliminar dados ocultos (folhas, linhas e colunas)
IMPORTANTE: Recomendamos que aplique este passo por último, pois pode quebrar fórmulas e não pode ser invertido! Faça uma cópia de antemão.
P>Comecemos com as folhas! 😊
- Li>Clique com um clique direito sobre uma folha
- Seleccione “Unhide”
- Repetir os passos anteriores para cada folha
Agora vamos fazer o mesmo com colunas e filas:
- Selecione toda a sua folha (Ctrl+A)
- Direita-clique nas suas linhas/colunas
li>clique “Unhide”
Agora que pode ver todo o seu ficheiro Excel, pode apagar todas as folhas, colunas e filas desnecessárias. Além disso, pode facilmente auditar o seu ficheiro para detectar folhas pesadas com o método que utilizámos no início do artigo.
✨BONUS DICA: Reduza o tamanho do seu ficheiro Excel com um clique
Boas notícias!
p>No UpSlide, gostamos de trabalhar com ficheiros leves. É por isso que criámos uma funcionalidade que faz o trabalho por si: o Smart Clean! Aplica-lhe todas as dicas acima num piscar de olhos. Um único clique no separador UpSlide em Excel e o seu ficheiro será tão leve como uma pena: esta funcionalidade pode reduzir o tamanho do seu ficheiro Excel até 99% do seu peso inicial!
Veja as nossas 3 principais dicas de produtividade do Excel e saiba mais sobre as características do UpSlide para o Microsoft Office.