Acabou de se tornar um Tesoureiro sem fins lucrativos – Eis o que precisa de saber…

Você sai da última reunião da sua direcção sem fins lucrativos, tendo acabado de ser eleito ou nomeado tesoureiro – e agora o quê? É uma tarefa assustadora, para a maioria. Se se sente sobrecarregado ao pensar qual será o seu papel e responsabilidades e como será capaz de realizar a tarefa enquanto ajuda a sua organização a alcançar o sucesso, não está sozinho. Cumprir as funções de tesoureiro de uma organização sem fins lucrativos é um grande trabalho, e fazê-lo bem é um desafio considerável.

Com a estratégia, competências e conhecimentos contabilísticos certos, contudo, pode ser bem sucedido no seu novo papel e impulsionar a sua organização sem fins lucrativos para um futuro financeiro mais brilhante.

És bem escolhido para o trabalho? 7 Qualidades possuídas por todos os grandes tesoureiros sem fins lucrativos:

1. Pensamento crítico – Deverá ter a capacidade de avaliar a situação financeira, políticas e procedimentos da sua organização a fim de fazer recomendações relativamente às decisões financeiras que serão tomadas.
2. Aptidão para a Organização – Todos os bons tesoureiros possuem excelentes capacidades organizacionais. Trabalham com precisão e mantêm registos irrepreensíveis.
3. Planeamento Estratégico – A capacidade de sintetizar cenários de causa e efeito (em relação a potenciais decisões financeiras que a organização irá tomar) é necessária para um tesoureiro acelerar o crescimento da sua organização e sucesso futuro.
4. Criatividade – Quando se trata de gerar fundos e cortar despesas, novas ideias e criatividade são fundamentais para uma organização em constante mudança e desenvolvimento.
5. Comunicação clara – Num sentido da posição, os tesoureiros actuam como embaixadores financeiros em nome do resto da direcção. É essencial que o tesoureiro de uma organização seja capaz de comunicar conceitos financeiros complexos em termos de facilidade de compreensão, sem jargões, leigos.
6. Competências contabilísticas básicas – Se tivessem a sorte de o fazer, as organizações sem fins lucrativos apenas seleccionariam indivíduos com competências contabilísticas ao nível de um CFO ou controlador. Contudo, na maioria das vezes, os conselhos sem fins lucrativos apenas esperam que os seus tesoureiros tenham conhecimentos básicos de contabilidade e uma aptidão para aprender mais.
7. Conhecimento dos estatutos da sua organização sem fins lucrativos – Um entendimento firme dos estatutos da organização assegurará que mantenha as finanças ao nível das regras da organização e as do seu governo local, estatal e federal.

Checklist: Transição para o Seu Novo Papel

Após ter sido eleito ou nomeado tesoureiro, há algumas tarefas domésticas que deve cuidar imediatamente.

• Marque uma reunião com o tesoureiro cessante para transferir ficheiros, fazer perguntas e aprender o que implicam as suas novas tarefas e responsabilidades.
• Ask para toda a informação orçamental anterior e documentação financeira existente relativa a compras e eventos.
• Criar uma cronologia ou calendário electrónico para documentar as datas de vencimento das facturas e outros pagamentos futuros, a fim de assegurar uma transição suave.
• Prepare um orçamento inicial com antecedência e peça ao ex-tesoureiro para verificar o seu trabalho
• Pergunte também ao ex-tesoureiro se a organização tem algum pagamento ou rendimento pendente não documentado do qual deve ter conhecimento.
• Diga todos os registos e detalhes da conta bancária. Obtenha os formulários bancários necessários para actualizar os cartões de assinatura e acesso à conta online o mais rapidamente possível.
• Tambem precisa de transferir autorizações de cartão de crédito.
• Deixe todos os livros de cheques e cartões de crédito que lhe foram entregues e que estavam na posse do antigo tesoureiro.

Como tesoureiro, Não Cometa Estes Erros!

Para garantir o sucesso como tesoureiro, nunca:

• Negligência Separação de Deveres e Controlo de Acesso – Todas as organizações precisam de políticas e procedimentos em vigor para proteger os tesoureiros tanto quanto as organizações que servem. Siga os procedimentos implementados e faça alterações se notar políticas laxistas. Não tenha medo de fazer cumprir o protocolo – mesmo que o seu antecessor tenha negligenciado esta responsabilidade.
• Shirk Your Financial Reporting Duties – A capacidade do conselho de administração da sua organização para tomar decisões sólidas relativamente ao planeamento estratégico, despesas, pessoal e finanças depende directamente da actualidade das informações financeiras em questão. Se negligenciar os seus relatórios e registos financeiros, a direcção não terá dados sólidos nos quais basear as suas decisões.
• Dar Aconselhamento Fiscal ou Jurídico – A dedutibilidade das contribuições dos doadores depende de como a situação financeira única de cada doador se enquadra nas suas leis fiscais locais. Em vez disso, deve aconselhar os doadores a falarem com os seus CPAs ou advogado fiscal sobre a possibilidade ou não de deduzir doações e contribuições.
• Tomar decisões não documentadas e não aprovadas – Alguns poderiam dizer que os tesoureiros possuem as chaves do reino. Nunca abusar do poder, ultrapassando as decisões do conselho de administração e/ou dos directores executivos.

Os deveres e responsabilidades contínuos do tesoureiro de uma organização sem fins lucrativos

Veja a administração financeira da organização

Dependente das competências do pessoal, o tesoureiro pode ser responsável pela gestão das actividades diárias das finanças de uma organização. Isto inclui a gestão do fluxo de caixa, pagamento e registo de facturas, manutenção de um registo da dívida, selecção de um banco e reconciliação de extractos. O tesoureiro deve também ter um entendimento firme dos estatutos e leis da organização que se aplicam à organização.

Revisar e Aplicar Políticas e Procedimentos Financeiros

Como tesoureiro, é responsável por salvaguardar as finanças da sua organização. Uma grande parte desta protecção já deve ser incorporada nos estatutos da organização.

Se a sua organização sem fins lucrativos for relativamente nova, contudo, poderá ter de considerar cuidadosamente estes estatutos e potencialmente instituir políticas e procedimentos adicionais quando se tratar de lidar com as finanças da organização. Certifique-se de que está a trabalhar com separação de funções, se possível, um rasto em papel e dois signatários nos controlos. Sugerimos que implemente o bill.com para que estabeleça regras e fluxos de trabalho de modo que, por exemplo, cheques superiores a $5.000 requerem duas assinaturas (digitais).

Gerar Relatórios Financeiros

Como tesoureiro, é da sua responsabilidade gerar relatórios financeiros precisos no final do período e entregá-los aos indivíduos apropriados (normalmente, funcionários de nível executivo e membros do conselho).

Utilizará os dados do plano de contas da sua empresa para gerar estes relatórios vitais; manter registos contabilísticos precisos é essencial para gerar relatórios precisos.

Os relatórios financeiros incluem geralmente orçamentos, a demonstração de resultados, balanços e uma demonstração de fluxos de caixa (e/ou projecção de fluxos de caixa).

Criar um orçamento

Terá provavelmente de trabalhar com os membros do conselho de administração, o director executivo e os directores de programas para criar um orçamento global (modelo de projecção financeira) e orçamentos específicos para programas individuais. Ao criar um orçamento, lembre-se que, como tesoureiro, tem a melhor compreensão dos tipos de despesas que a organização pode suportar.

Conselhe o Conselho de Administração sobre Estratégia Financeira e Angariação de Fundos

Além da orçamentação, os tesoureiros trabalham com o Conselho de Administração para aconselhar sobre potenciais oportunidades, riscos e implicações fiscais de futuros planos financeiros. Podem também ser consultados em relação a subvenções, propostas, investimentos e planos relativos a fundos inesperados e/ou escassez de fluxo de caixa.

Utilizando os princípios da metodologia inteligente de back office e sistema da GrowthForce, pode optimizar as suas operações financeiras sem fins lucrativos, reduzir despesas desnecessárias e tirar o máximo partido dos seus esforços de angariação de fundos com dados financeiros em tempo real e accionáveis. A contabilidade de gestão permite-lhe levar o seu papel e a sua organização sem fins lucrativos ao nível seguinte com relatórios de gestão, especificamente concebidos para ajudar os directores de organizações sem fins lucrativos a tomar decisões orientadas por dados para aumentar o financiamento, encorajar o crescimento, alargar a pegada do seu alcance, expandir as suas missões e, por fim, alcançar o sucesso.