Um ficheiro XLSB é um ficheiro binário do Microsoft Office Excel. A informação dentro do ficheiro XLSB é armazenada como dados binários comparados, enquanto que nos ficheiros XSLX habituais os dados são armazenados como ficheiros XML que são depois comprimidos.
O trabalho com ficheiros Excel grandes é muitas vezes um arrasto. Abrem mais lentamente, levam uma eternidade a salvar e muitas vezes precisam de ser carregados para a Nuvem para serem partilhados com os seus colegas de trabalho ou família. Porque não explorar então os benefícios do formato de ficheiro XSLB (por vezes misturado com XLSB)?
O que é um formato de ficheiro XLSB?
Um ficheiro XLSB é um formato de ficheiro Excel Binary Workbook. Os ficheiros binários são normalmente lidos e escritos muito mais rapidamente e são mais pequenos do que os ficheiros não binários. Isto porque os ficheiros binários são uma descarga em bruto (basicamente 1’s e 0’s) de memória. Se abrir ficheiros binários, podem parecer uma algaraviada. Os ficheiros binários só podem ser abertos se se souber o tipo exacto de objecto que é o ficheiro. Os ficheiros de texto por outro lado (JSON, XML, CSV, texto), como o nome sugere, são ficheiros que podem ser abertos em editores de texto (Word, Bloco de Notas, etc.) e a sua estrutura é incorporada no ficheiro pode ser compreendida pela simples leitura do ficheiro.
br>>Por exemplo, um ficheiro XML tem geralmente a sua própria notação de tags e markup, uma página web HTML tem padrões universalmente aceites como HTML5, os ficheiros CSV têm colunas e linhas separadas por delimitadores de coluna e linha. A desvantagem dos ficheiros de texto é que necessitam de uma sobrecarga para construir a estrutura no próprio ficheiro de texto, por exemplo, uma única variável inteira num ficheiro XML terá de ser incorporada num conjunto de tags.
Então o que está dentro de um ficheiro XLSX (ou XLSM) (imagem à direita). O que significa dentro? – pergunta.
XLSX and XLSM files are in fact compressed archives with XML files inside. Isto porque a Microsoft abriu o formato de ficheiro Excel e decidiu dividir as partes internas em ficheiros XML. Quando um ficheiro XLSX ou XLSM é guardado, o Excel precisa de dividi-lo em ficheiros XML separados, comprimi-lo e finalmente guardá-lo como XLSX ou XLSM.
O formato de ficheiro XLSB, por outro lado, é um ficheiro Excel binário. Assemelha-se ao antigo formato de ficheiro XLS que também era um ficheiro binário.
O que acontece quando o Excel quer guardar um ficheiro XSLB? Na realidade, não muito. Na sua maioria, despeja os dados binários num ficheiro binário e guarda-o como XLSB.
Vantagens do XLSB (XLSB vs. XLSX)
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Tamanho de ficheiro mais pequeno – o ficheiro binário do Excel utiliza notavelmente menos espaço. Isto é mais notório especialmente quando se trabalha com grandes ficheiros Excel. Em alguns casos ouvi dizer que existem ficheiros XLSB que requerem 10% do tamanho do ficheiro original – isto é mais visível com ficheiros MUITO grandes - Open/saves mais rapidamente – carregar dados binários é mais rápido do que analisar ficheiros de texto (XML) – do mesmo modo que compararia abrir um livro em espanhol e ter de traduzir cada frase para inglês em vez de pegar numa cópia já traduzida. Da mesma forma, ao guardar o ficheiro – o formato binário é mais eficiente do que voltar a despejar os dados no XML e depois comprimir os mesmos. Pela minha experiência, os ficheiros XLSB abrem e são guardados 2x mais rapidamente
- Suporta fórmulas acima do limite de 8192 caracteres. Noutros formatos de ficheiro não guardam correctamente
Yahoo! Bem, parece não haver nada menos óbvio a fazer do que começar a trabalhar apenas no formato de ficheiro XLSB. No entanto, não é uma decisão simples, uma vez que existem alguns pequenos contratempos. Aqui estão alguns que me vêm à mente…
vantagens do XLSB (XLSB vs. XLSX)
- Compatibilidade – o formato XLSB Excel não é suportado pelo Excel 2003 e versões anteriores, o que francamente é hoje em dia menos problemático
- Segurança (VBA) – com a distinção entre o formato XLSM e XLSX sabe quais os ficheiros que podem ou não conter macros VBA. Com XLSB não saberá ao certo. Portanto, tenha cuidado ao abrir ficheiros XLSB a partir de fontes desconhecidas ou de pessoas/websites em que não confia
- Não pode fazer alterações à Fita Excel quando trabalha com um XLSB. Deve guardar temporariamente o seu ficheiro como XLSX ou XLSM, fazer alterações e guardar de volta como XLSB.
- Falta de interoperabilidade com ferramentas de terceiros. XLSB é um formato de ficheiro binário ao contrário dos ficheiros XML XLSX e XLSM abertos. Assim, muitas vezes não verá os seus ficheiros XLSB a trabalhar em todo o lado – como no OpenOffice
Outras sugestões ao trabalhar com grandes ficheiros Excel ou conjuntos de dados
Inicio normalmente com as sugestões de quick wins e deixo as mais complexas para o deserto. O formato de ficheiro XLSB é um bom começo e muitas vezes não requer que se intrometa com os dados/formatação/conteúdo da sua pasta de trabalho, como é devido, pois não deveria ter também. Contudo, de tempos a tempos haverá aqueles momentos em que isso não será suficiente e não poderá continuar a trabalhar com um ficheiro Excel lento e grande. Aqui estão algumas dicas úteis:
- Reduzir o tamanho do ficheiro apagando células não utilizadas
- Guardar ficheiros de dados sem formatação – a formatação pode representar muito espaço de armazenamento e se estiver simplesmente a trabalhar com um conjunto de dados e não precisar de formatação, guarde o seu ficheiro em .xml format
- Guardar ficheiros de dados sem formatação – a formatação pode ser responsável por muito espaço de armazenamento e se estiver simplesmente a trabalhar com um conjunto de dados e não precisar de formatação guarde o seu ficheiro em formato .xml ou como um .csv
- Desligue os cálculos automáticos – muitas vezes, mesmo os ficheiros Excel não tão grandes provocam o congelamento ou o crash do Excel. Isso pode ser devido a uma abundância de fórmulas Excel que têm de recalcular cada vez que é feita uma alteração, etc. Tente passar as Opções de Cálculo para Manual para se livrar deste problema
- PowerQuery Add-In – o Excel tem as suas limitações quando se trabalha com grandes conjuntos de dados. O suplemento PowerQuery do Excel da Microsoft foi concebido para tratar grandes dados e consultas complexas de dados a bases de dados externas ou fontes de dados. O PowerQuery permitir-lhe-á trabalhar mais eficientemente com estes conjuntos de dados e não limitará a quantidade de registos que pode tratar dentro de uma única folha de trabalho do Excel
Mitos mensais sobre XLSB
O XLSB executa fórmulas mais rapidamente do que XLSX?
- Não verdadeiro
O ficheiro XLSB só é carregado e descarregado mais rapidamente (guardado e fechado) do que os ficheiros XLSX. Depois, ambos os formatos correm na memória RAM com desempenho semelhante no mesmo motor Excel. Assim, não verá a sua fórmula Excel a correr significativamente mais depressa. No entanto, se guardar o seu ficheiro frequentemente, notará definitivamente que o formato de ficheiro XLSB guarda mais rapidamente.
Os ficheiros XLSB colapsam mais vezes?
- Não verdadeiro
O formato de ficheiro XLSB não aumenta de forma alguma a probabilidade de colapsar. No entanto, se o ficheiro falhar, poderá ser mais difícil de recuperar. XLSB são ficheiros binários, onde os ficheiros XLSX e XLSM são na realidade ficheiros XML comprimidos – ficheiros de texto em formato XML. Portanto, numa situação crítica, tem definitivamente mais hipóteses de ler um ficheiro de texto do que um ficheiro binário. Então, também não me preocuparia muito com isto.
Pode os ficheiros XLSB ser abertos apenas através do Excel?
- li>>verdade
Os ficheiros Excel binários não são (normalmente) suportados por outros Office Suites (tais como o Open Office). Isto porque ao introduzir os formatos *X (docx, xlsx, etc.) a Microsoft introduziu um formato de ficheiro aberto que permitia a estes outros programas abrir assim como editar estes ficheiros mais facilmente do que antes. Por esta razão, esteja atento quando trabalhar com o formato binário Excel quando trabalhar com colegas que possam querer utilizar programas alternativos para colaborar consigo.
Conclusões
Numa base diária, eu recomendaria que se mantivesse o XLSX e o XSLM como formatos de ficheiro padrão do Excel. Vale a pena recorrer ao formato de ficheiro XLSB sempre que o ficheiro começa a correr devagar ou utiliza uma enorme quantidade de espaço.
XLSB não beneficiará de facto pequenos ficheiros Excel e poderá mesmo ver pequenos ficheiros XLSB ocupando mais espaço do que pequenos ficheiros XLSX/XSLM. Os seus clientes/colegas de trabalho podem também ter dúvidas ao abrir ficheiros XLSB, uma vez que o Excel trata estes formatos de ficheiro com uma dose extra de precaução.
Utilizar o formato de ficheiro XLSB MAINAMENTE com ficheiros Excel muito GRANDES.