Tempo de leitura: 9 minutos
Em 2020, a indústria de viagens encontrou-se entre os sectores mais duramente atingidos pela COVID-19. A Sociedade Americana de Consultores de Viagens (ASTA) relatou um corte de 75% nas receitas entre agências de viagens em comparação com 2019.
Agora, as empresas enfrentam um longo caminho para a recuperação. Sendo mais vulneráveis às consequências da crise, as pequenas empresas necessitam de apoio adicional e oportunidades de redução de custos. Muitas delas escolhem procurar ajuda de agências de acolhimento, o que provou ser uma atitude sensata mesmo em tempos melhores.
Este artigo explica como funcionam as agências de acolhimento, que benefícios oferecem aos profissionais de viagens, e como escolher o ajuste certo entre infinitas opções.
O que é uma agência de viagens de acolhimento?
Uma agência de viagens de acolhimento é uma empresa que apoia as exigências profissionais de agências de viagens de acolhimento, agentes contratados individuais (IC), e novos participantes. Opcionalmente, podem mesmo servir as necessidades de viagens de empresas. Grosso modo, os anfitriões actuam como intermediários entre a rede de retalhistas de viagens, muitas vezes sem experiência, e fornecedores de viagens.
“Uma agência de viagens anfitriã é um acelerador”, explica Ernesto Sigg Rodríguez, Director Comercial da Fitbooktravel, que fornece serviços de consultoria tecnológica para empresas de viagens em linha. “Como agente de viagens pretende gerir o seu negócio, mas precisa de recursos que não pode suportar sozinho. Uma HTA dar-lhe-á estes recursos até obter tracção suficiente para voar sozinho.”
Modelo de negócio da Agência Anfitriã
Todos os agentes pertencentes a um determinado anfitrião usam os mesmos números de acreditação ou IDs para reservar viagens. Desta forma, os fornecedores vêem todo o grupo como um cliente respeitável e não como um grupo de novatos com baixos volumes de vendas.
Este modelo permite às empresas com um orçamento apertado saltar os procedimentos morosos e dispendiosos de adquirir as credenciais necessárias. Além disso, têm acesso a melhores ofertas e níveis de comissões mais elevados disponíveis apenas para grossistas ou clientes empresariais. Em troca, um anfitrião divide as comissões com o agente e cobra uma taxa fixa (mensal ou anual) pelos seus serviços.
Credenciações de agências de viagens anfitriãs e de membros
Que credenciações é que uma agência precisa para ser identificada como profissional de viagens? Embora existam numerosas opções, os anfitriões trabalham normalmente com os três IDs mais aceites e importantes.
código numérico IATA/IATAN. Acreditação da Associação Internacional de Transporte Aéreo (IATA) ou da sua divisão com sede nos EUA, a International Airlines Travel Agent Network (IATAN) autoriza a emissão de bilhetes de avião em nome das companhias aéreas. Serve também como sinal de profissionalismo para consultores de viagens e outros agentes do sector.
ARC Agency Code Number. A Airlines Reporting Corporation ou ARC trabalha apenas com agentes de viagens dos EUA. Permite-lhes vender bilhetes de avião e tratar de transacções financeiras entre transportadoras aéreas e retalhistas.
De facto, ARC e IATAN duplicam-se mutuamente, pelo que as empresas afiliadas à ARC não precisam de credenciais IATAN. Contudo, muitas agências americanas preferem ter ambas, uma vez que a IATAN está associada ao reconhecimento profissional mundial e os seus membros podem usufruir de descontos significativos em viagens.
CLIA Agency Membership. Uma agência de viagens pode reservar cruzeiros, independentemente do tipo de acreditação profissional que possua. No entanto, a Cruise Lines International Association é a única organização que oferece um programa de certificação centrado em cruzeiros. Os membros da CLIA têm uma forte reputação como vendedores de cruzeiros e beneficiam de vantagens e descontos exclusivos.
p>Cada uma destas associações requer taxas significativas, um grande volume de vendas, e experiência comprovada em negócios. Com uma agência de acolhimento, uma pequena empresa pode obter imediatamente todas as credenciais a um preço baixo.
Serviços prestados por agências de viagens de acolhimento para além da credenciação
Certo que a utilização de um número de credenciação é uma parte importante de qualquer oferta de agência de acolhimento, o que torna este cenário viável e vantajoso para ambas as partes. Como mencionámos anteriormente, trabalhar sob o guarda-chuva do anfitrião garante baixos custos de arranque, comissões mais elevadas e sem incómodos com a obtenção e permanência da certificação.
Mas a maioria das agências de acolhimento têm algo mais a oferecer à sua rede de agentes. A gama de serviços difere de agência para agência, dependendo das necessidades dos clientes alvo. No entanto, a lista mais comum inclui as seguintes oportunidades.
Educação e formação
A maior parte das agências de acolhimento oferecem diferentes tipos de programas de formação tanto a novatos como àqueles já familiarizados com o negócio de viagens. Novos agentes adquirem conhecimentos comerciais gerais e informações específicas da indústria – como qual o fornecedor que serve um determinado destino.
Para empreiteiros experientes, as grandes agências de acolhimento oferecem formação contínua, actualizações de fornecedores, conferências, encontros, e mais.
Manutenção de livros e acompanhamento de vendas
Muitas vezes, uma agência de acolhimento assume o papel de contabilista em part-time, gerindo comissões e impostos. Um agente recebe relatórios para acompanhar o dinheiro ganho e monitorizar o desempenho do negócio. Uma vez por ano, um agente de acolhimento envia aos seus clientes um formulário fiscal 1099.
Errores e Omissões (E&O) seguro
Errores e Omissões ou E&O seguro não é algo específico da indústria de viagens. Protege qualquer empresa de serviços dos custos de processos judiciais instaurados por erros profissionais. Cobre a defesa legal, custos judiciais e administrativos, acordos e sentenças.
Agência de viagens precisa de tal protecção? Sim, uma vez que toda a gente comete erros e as suas consequências podem ser a quebra de carteiras. Muitas agências de acolhimento oferecem aos contratantes a possibilidade de aderirem à sua apólice de seguro em vez de obterem uma apólice separada. Claro que esta apólice de seguro só se aplica a reservas feitas sob o número de acreditação do anfitrião.
Programas de marketing e oportunidades de vendas
O maior desafio que os novatos enfrentam é a promoção dos seus serviços. É por isso que os anfitriões de viagens normalmente organizam programas de marketing para agências de viagens. Estes programas abrangem formação, cursos, materiais de marketing e tecnologias para construir um negócio. Além disso, os grandes fornecedores usam frequentemente agências de acolhimento para promover os seus produtos, e os pequenos agentes podem tirar grandes vantagens destes programas de parceiros.
Geração de leads
algumas grandes agências de acolhimento anunciam os seus programas de geração de leads. Tipicamente, fornecem uma tecnologia que combina automaticamente agentes afiliados a pedidos de consumidores com base em nichos, conhecimentos e outras métricas. Desta forma, os agentes podem obter novos clientes e obter rendimentos mais elevados.
Soluções tecnológicas
Para gerir um negócio de viagens, é necessário uma variedade de ferramentas digitais. E as agências de acolhimento fazem o seu melhor para equipar os seus agentes com os programas necessários. O pacote de software pode incluir
- sistemaCRM,
- software de contabilidade,
- software de marketing de correio electrónico e redes sociais,
- um motor de geração de leads,
- um website com cara de consumidor.
ferramentas de reserva, e
/li>
Então, é isso que as agências de acolhimento normalmente fazem: fornecer aos seus afiliados todas as credenciais, conhecimentos, recursos, apoio, e tecnologias necessárias para gerir um negócio de viagens. Significa que o primeiro anfitrião com que se deparar cobrirá perfeitamente as suas necessidades? Claro que não.
Ao investigar os pormenores, parece que as agências de acolhimento diferem em muitos aspectos do volume de vendas e de um nicho em que se concentram na quota de comissões oferecidas. O que nos leva à pergunta seguinte: Como seleccionar a opção certa?
Como escolher uma agência de viagens de acolhimento
P>Apesar de aplicar o mesmo modelo de negócio, todas as agências de acolhimento não são todas iguais. E leva tempo a encontrar a que corresponde às suas expectativas. Aqui estão recomendações que o ajudarão a reduzir as suas escolhas.
Optar pelo parceiro mais experiente que encontrar – especialmente se estiver apenas a entrar no negócio de viagens. Quanto mais recente for o anfitrião, menos conhecimentos e menos contactos valiosos terá. Além disso, as pequenas agências de acolhimento normalmente adquirem menos benefícios dos fornecedores devido a um volume modesto de vendas. Assim, os hospedeiros médios (100+ agentes) e grandes (500+ agentes) com uma longa história são uma escolha mais segura. Apenas as excepções mais raras provam esta regra.
Selecione uma agência de acolhimento entre membros de associações de renome – como a American Society of Travel Advisors (ASTA) ou a Professional Association of Travel Hosts (PATH). Para aderir a estas organizações, uma empresa deve cumprir uma série de requisitos. Isto garante competência e adesão a um rigoroso código de ética.
p>Cheque se um anfitrião pertence a algum consórcio. Em viagens, um consórcio é uma rede de agências independentes que se unem para aumentar o poder de compra e as taxas de comissão. Uma empresa deve atingir um determinado volume de vendas para aderir ao clube, pelo que esta opção não está disponível para as pequenas empresas. Se o seu potencial anfitrião for membro de consórcios como Virtuoso, Signature Travel Network ou Ensemble Travel Group, terá automaticamente acesso a todas as comodidades exclusivas.p>Identificar o nível de apoio a procurar. Os novos participantes e agentes experientes precisam de níveis de apoio bastante diferentes de uma agência anfitriã. Enquanto os primeiros requerem muita formação e orientação, os segundos podem procurar principalmente os pagamentos mais elevados e os benefícios de grandes fornecedores.
Ver a lista de fornecedores preferenciais – ou companhias aéreas, companhias de cruzeiro, cadeias de hotéis, operadores turísticos, e outros fornecedores com os quais uma agência anfitriã seja parceira. Estes fornecedores oferecem as taxas de comissão mais atractivas e outros benefícios em troca de vendas elevadas impulsionadas por uma rede de agentes. Verifique se a lista é relevante para o que vai vender. Caso contrário, mesmo os melhores negócios negociados não lhe servirão de nada.
Não se deixe seduzir por comissões elevadas. Por cada reserva, o vendedor paga comissões negociadas ao anfitrião e o anfitrião, por sua vez, passa uma parte deste dinheiro para si. A divisão varia tipicamente entre 10/90 e 30/70 por cento, ficando o anfitrião com a parte menor. Se a percentagem oferecida aos agentes se aproximar dos 100 por cento, provavelmente, vem à custa do nível de apoio. Ou ser-lhe-ão cobradas taxas fixas mais elevadas (anuais ou mensais) pelos serviços prestados.
Pagar a atenção à pilha de tecnologia. O software fornecido por uma agência anfitriã pode poupar muitas dores de cabeça. As duas soluções mais importantes para сhase up são um website de consumo pronto a usar (se ainda não o tiver) ou uma ferramenta de construção de website e uma plataforma de reserva de fácil utilização. Esta última permite-lhe comprar viagens a partir de sistemas de distribuição global (GDSs) mesmo que não tenha sido treinado para o fazer. Na ausência de tal plataforma de middleware, deve fazer cursos sobre o trabalho directo com terminais GDS.
“Em resumo, ao escolher uma agência de acolhimento, deve equilibrar o know-how – ou todo o apoio que necessitará em termos de processos de back-office, vendas, e marketing – e ferramentas tecnológicas. Fazer uma nova reserva, criar um itinerário ou emitir uma factura, não deve demorar muito tempo,” – Ernesto Sigg Rodríguez aconselha.
Below, vamos rever as principais agências de acolhimento para ver como é que elas aproveitam os conhecimentos e tecnologias e porque é que são exactamente preferidas por milhares de agências de viagens.
Revisão da agência de acolhimento
Segundo a FindaHostTravelAgency.com, a plataforma que combina profissionais de viagens com anfitriões com base em 16 filtros, as principais agências de acolhimento recomendadas em 2020 são:
- Avoya Travel,
- Travel Planners International (TPI),
- Nexion Travel Group, e
- Agentes externos.
Comparação de agências de viagens anfitriãs de topo
Vamos dar uma espreitadela rápida ao que elas oferecem e como cada uma delas se destaca das outras anfitriãs.
Avoya Travel: Representante AmEx com enfoque nas tecnologias e geração de leads
Serviços disponíveis
- programas educacionais
- um consumidor-faceando website
- geração de leads
- um sistema CRM
- relatórios de acompanhamento e desempenho da comissão
- um motor de cruzeiros e de reservas de excursões
ferramentas de marketing
não oferecido
- E&O seguro
- maior variedade de opções de reserva de ar e hotel
Avoya Travel é um dos maiores vendedores de viagens de lazer com mais de 50 anos de história. Não se concentrando especialmente em produtos aéreos, automóveis e hotéis, a empresa oferece-lhes principalmente como parte dos seus pacotes de cruzeiros, excursões e férias em estâncias turísticas.
Avoya investe fortemente em novas tecnologias, fornecendo aos seus afiliados um website de consumo e uma plataforma Agent Power que combina um sistema CRM, ferramentas de marketing, um painel de bordo com gráficos e relatórios sobre métricas de desempenho, e um motor de reservas. Liga directamente aos sistemas dos fornecedores, mas em alguns casos a plataforma liga ao Sabre GDS através de uma API.
A característica chave da Avoya é o seu programa de geração de leads chamado Live Leads e concebido para enviar novos clientes directamente aos afiliados 24/7. Tenha em mente, no entanto, que quando se toma a liderança da Avoya, o anfitrião recebe uma parte maior da comissão (70%) e recebe apenas 30%.
Como representante de viagens American Express, a empresa oferece todos os benefícios exclusivos da AmEx. Os agentes podem ganhar Pontos de Recompensa de Membro e utilizar a opção Pagar com Pontos para comprar reservas de hotel, cruzeiros, e muito mais.
Travel Planners International: suporte exclusivo para recém-chegados
Serviços disponíveis
- programas educacionais
- E&O seguro
- sistemaCRM
- ferramentas de marketing
- software de contabilidade
- motor de reservas ligado a todos os principais GDSs
Não oferecido
- geração de leads
- consumidor-facing website
TPI posiciona-se como uma agência de marketing e apoio a profissionais de viagens novos e experientes. Orgulha-se do facto de mais de 40 por cento dos seus afiliados se terem juntado ao anfitrião quando eram novatos. Durante os primeiros 12 meses, o Departamento de Contratação de Agentes Especiais cuida dos recém-chegados, aconselhando-os sobre qualquer questão. A TPI não oferece leads ao vivo – em vez disso, concentra-se em programas de formação e marketing para que os agentes possam mais facilmente encontrar os próprios clientes.
Um membro do Ensemble Travel Group, a TPI dá acesso a comissões de alto nível, regalias, promoções, e bens publicitários de 380 fornecedores preferenciais. Os afiliados entram no Portal do Agente com todos os materiais de marketing, e-mail e software de contabilidade, e uma ferramenta de reserva, permitindo-lhes trabalhar com Amadeus, Sabre, e Travelport GDSs. O Portal de Agente fornecido pela Ensemble está integrado com o sistema de back-office CRM, lançado pela TPI.
Nexion Travel Group: one-stop-shop para profissionais de viagens de lazer e de negócios
Serviços disponíveis
- programas educacionais
- acesso aos principais GDSs
website voltado para o consumidorli>geração de leadsferramentas de marketingtracking de vendas e comissõesli>non-Motor de reservas GDS
Não oferecido
ul>>>li>E&O insurance
Nexion Travel Group faz parte do Internova Travel Group (ex-Travel Leaders Group), uma rede global que representa mais de 65.000 agentes de viagens. Esta filiação resulta numa vasta selecção de ofertas de viagens e comissões de topo de fornecedores de automóveis, hotéis, voos, cruzeiros e seguros.
Nexion tem diferentes planos de filiação para recém-chegados, profissionais experientes, empresas multi-agentes, e empresas de viagens corporativas. Todos os membros recebem um website gratuito voltado para o consumidor, uma gama de ferramentas administrativas e de relatórios, e acesso ao motor de reservas não-GDS chamado SNAP! Os agentes podem também utilizar as credenciais do anfitrião para comprar produtos de viagem via Amadeus, Sabre, Apollo, e Worldspan.
Agentes externos: ambiente familiar e a maior quota de comissão possível
Serviços disponíveis
- programas educativos
- E&O seguro
- consumidor-site de faceamento
- sistemaCRM
- ferramenta de promoção de grupos
- motor de reserva para cruzeiro e ar
não oferecido
- li> geração de leads/ul>
uma empresa de propriedade familiar, Os agentes externos dão aos seus membros acesso directo aos proprietários e peritos em viagens que fornecem orientação e apoio individual. Esta abordagem pessoal distingue a empresa dos seus rivais. Além disso, o anfitrião não cobra taxas de arranque e devolve aos agentes até 95% das comissões ganhas.
O Portal de Agentes oferecido pelo anfitrião inclui conversas ao vivo com a comunidade de agentes, uma base de conhecimentos de mais de 500 formações, e acesso a fornecedores de viagens. Fornece também um website pré-construído personalizável com um motor de reservas integrado para bilhetes de cruzeiro e de avião. Outras tecnologias concebidas para agentes são uma plataforma de gestão de clientes e uma ferramenta de promoção de grupos para facilitar viagens de grupo.
De múltiplas escolhas a uma possível opção
Nove em cada dez vezes, os agentes de viagens mudam de anfitrião várias vezes antes de encontrarem a empresa adequada para ficar com ela durante anos e até décadas. De qualquer modo, a parte mais importante do processo de selecção é compreender as suas exigências. Uma vez claramente identificadas, será muito mais fácil reduzir as opções infinitas a apenas algumas e, finalmente, ao único candidato possível.