Repensar as Comunicações para a Era do Coronavírus
Desde que o serviço massivamente popular Slack conquistou os corações dos trabalhadores, as aplicações de mensagens de negócios tornaram-se o meio de facto para a comunicação no escritório. Estas aplicações colocam mensagens instantâneas, mensagens de texto, fóruns privados, videochamadas, partilha de ficheiros, e por vezes partilha de ecrã, num único centro de colaboração. O resultado é um único lugar para conversar com colegas, tanto em tempo real como de forma assíncrona. Agora que o COVID-19 está aqui, as equipas também terão de pensar seriamente em como se manter em contacto com membros que estão em quarentena, não podem viajar, querem fugir às reuniões cara-a-cara, ou estão de outra forma separados. As aplicações de mensagens de negócios podem ser parte fundamental da solução.
Pode ter conversas individuais, conversas em grupo que são apenas por convite, e conversas públicas com qualquer pessoa que queira juntar-se a elas. Quando utilizadas adequadamente, as aplicações de conversas em equipa estão entre as melhores ferramentas de produtividade porque tornam as conversas mais fáceis de seguir, melhoram o trabalho em equipa e ajudam a manter a cultura da empresa.
As aplicações de mensagens de negócios têm várias vantagens sobre o buraco negro de produtividade que é o correio electrónico. Em primeiro lugar, encorajam a brevidade. Devido à disposição e à etiqueta evolutiva destas aplicações sobre a sua utilização, as mensagens tendem a ser sucintas, ao contrário do correio electrónico, onde muitos se sentem compelidos a explicar em demasia. Em segundo lugar, a maioria das discussões ocorre numa base de opt-in. Pode participar em conversas que lhe são aplicáveis, e é igualmente bem-vindo a saltar qualquer coisa irrelevante. Se for necessário, alguém pode colocar um sinal @ antes do seu nome para o assinalar. Isso é muito mais claro do que ser assinalado num e-mail quando não tem ideia de qual deve ser o seu papel na conversa. Em terceiro lugar, as aplicações de mensagens permitem conversas persistentes e contínuas, o que não é um forte argumento do correio electrónico. Abra um fórum chamado “Brainstorming”, e as pessoas podem acrescentar uma ideia sempre que ela lhes tocar.
O que são estas aplicações e o que as torna diferentes umas das outras?
Todos gostam de Slack, Right?
Slack é uma das mais conhecidas e adoradas de todas as aplicações de mensagens da equipa. Existem muitas alternativas à Slack, mas esta aplicação fez progressos significativos na sua adopção no início da sua vida. Uma vez que a Slack encontrou as suas pernas, um impulso de marketing saudável também não lhe fez mal. Segundo a CNBC, a empresa gastou $104 milhões em marketing no ano fiscal de 2017, e o número duplicou desde então.
Para além de ter sido divulgada mais cedo, Slack também se tornou algo de querido porque era muito diferente do e-mail. Abraçou a brincadeira com emoji, reacji (emoji usado como reacção a um post), e GIFs animados. A aplicação também aumentou a sua lista de funcionalidades de forma constante e com um real valor acrescentado. Se estiver familiarizado com Slack, poderá lembrar-se quando adicionou alertas de estado personalizáveis, mensagens com threads, ou a capacidade de reencaminhar e-mails para a aplicação. Além disso, a Slack integra-se muito bem com dezenas de outras aplicações e serviços online. Se precisar de receber alertas sobre actividade de outra aplicação, é provável que os consiga obter em Slack.
Se já é fã da aplicação, temos 45 dicas de Slack para o ajudar a tirar o máximo partido da mesma.
Obviamente, nem todos adoram Slack. Alguns acham-na demasiado ocupada, demasiado barulhenta, embora existam truques para tornar a Slack menos distractiva. Outros reconhecem que a Slack tem muitas características, mas não as características de que necessitam. Outro aplicativo repleto de características, Glip by RingCentral, oferece um monte de ferramentas que não encontrará na Slack (a menos que as acrescente através de uma integração). Glip tem edição colaborativa de documentos, por exemplo, mais um calendário de equipas e ferramentas de gestão de tarefas. Glip oferece-lhe também ferramentas para marcação de imagens e PDFs. Se a sua equipa já tem o serviço VoIP RingCentral Office, já está a pagar pelo Glip, que está bem integrado. Dê um giro se ainda não o fez.
Outras alternativas de folga
Existem outras aplicações a considerar, também, que respondem a diferentes necessidades. Twist by Doist é um grande exemplo. Utiliza um layout único que apoia as necessidades de uma equipa distribuída, ou seja, pessoas em fusos horários diferentes. Quando as pessoas trabalham horas diferentes, a sua aplicação de comunicação precisa de ser concebida de forma a manter as conversas ordenadas e organizadas. Quando os membros da equipa nas Filipinas começam a trabalhar e lêem conversas dos seus colegas canadianos, não se devem sentir excluídos apenas porque estavam a dormir quando a conversa teve lugar. O Twist foi concebido para este tipo de cenário. Vale a pena notar, no entanto, que Twist se parece muito com o e-mail em muitos aspectos.
Flock é outra alternativa. Não parece tão frenético como o Slack, mas tem muitas das mesmas características. Apenas não está sobrecarregado com elas. O rebanho também custa menos do que o Slack. A aplicação tem uma interface arrumada, uma lista de afazeres integrada, e a opção de fazer um quadro de mensagens só de leitura, que poderia ser usado para transmitir informação de um departamento jurídico, RH, ou executivos de uma empresa.
Best Value for Small Businesses
Muitas pequenas organizações podem safar-se usando a versão gratuita de uma aplicação de mensagens. Normalmente, a versão gratuita limita o número de mensagens que irá procurar quando se executa uma pesquisa, ou terá um baixo limite de armazenamento nos ficheiros carregados. As pequenas empresas que precisam de pagar por todas as funcionalidades sem limitações devem procurar o Zoho Cliq, a aplicação de menor preço que fez esta lista das melhores aplicações de mensagens de equipa.
Zoho Cliq’s fees são baseados no número total de pessoas numa equipa que utiliza a aplicação. Quanto mais pessoas, mais baixo é o preço por pessoa. Com 500 ou mais pessoas, paga-se $1 por cabeça por mês. À medida que o número de utilizadores diminui, paga-se um pouco mais. Assim, um grupo de 10 pessoas ou menos acaba por pagar $3 por pessoa por mês, o que ainda é extraordinariamente baixo.
Opções encapsuladas
Outra forma de manter os custos baixos é utilizar uma aplicação de mensagens de equipa que vem embrulhada com outro serviço que a sua organização já está a pagar. Três exemplos são Google Hangouts Chat, Microsoft Teams, e Glip by RingCentral (que já mencionámos, mas aqui está de novo… tada!).
Google Hangouts Chat vem incluído com uma conta da Business G Suite. Por outras palavras, se a sua organização utiliza o Gmail para e-mail ou o Google Docs para processamento de texto, então já tem o Google Hangouts Chat. Não tem de pagar nada extra por ele. Já está lá para a sua equipa começar a usar.
O mesmo se aplica às Equipas Microsoft, que vêm agrupadas com contas Office 365 Business ou Enterprise aplicáveis. Equipas é um pouco diferente do Hangouts Chat porque pode utilizar Equipas gratuitamente mesmo que não seja um cliente empresarial pagante do Microsoft Office; apenas precisa de um endereço de correio electrónico gratuito do Outlook.com. Se tem usado o Slack e a sua empresa já paga pelo Office, veja o que torna as Equipas Microsoft e o Slack diferentes. Pode ajudá-lo a decidir se deve mudar.
Comunicar, Colaborar
As organizações podem ter outras ferramentas de colaboração que incluem a funcionalidade de chat e de mensagens. Por exemplo, normalmente, obtém-se um lugar para discutir o trabalho em qualquer software de gestão de projectos. Essas ferramentas fazem um excelente trabalho de apoio a discussões relacionadas com o projecto em questão, mas não são adequadas para conversas mais gerais, tais como dar a conhecer a outros trabalhadores pendulares os problemas de tráfego ou discutir formas de melhorar as políticas do escritório. Assim, há algumas vantagens em ter tanto aplicações de mensagens como outras ferramentas de colaboração que contêm mais formas de comunicar.
A coisa mais importante que uma aplicação de mensagens de equipa pode fazer é apoiar todos os membros de uma equipa, dando-lhes uma das muitas ferramentas de que necessitam para comunicar e fazer o trabalho de forma eficiente.