Carta de aviso de pagamento: Como Escrever (Amostras e Exemplos)

Todos sabemos que pedir dinheiro não é uma tarefa fácil. Isto é especialmente verdade se se gere um negócio que está associado à recolha de dinheiro dos clientes. Mesmo após a entrega bem sucedida de bens/serviços aos seus clientes, estes podem por vezes esquecer-se de pagar devidamente as suas facturas. Como proprietário de um negócio, precisa do dinheiro para melhorar o seu fluxo de caixa. Mas perseguir clientes por dinheiro pode ser desconfortável e desafiante para muitos. Se alguma vez se encontrar numa situação destas, não precisa de se preocupar. Uma carta de aviso de pagamento ajudá-lo-á a ser ordenado.

Uma carta de aviso de pagamento é um documento escrito a um cliente lembrando-o de pagar ou a sua factura pendente. As cartas oferecem uma forma conveniente e profissional de pedir o que é seu por direito. De facto, ajudam-no a escolher as suas palavras de uma forma amigável que não irá prejudicar as suas relações com os seus clientes.

Tabela de conteúdos

Conteúdo básico de uma carta de pagamento vencido

Como empresários, provavelmente enfrentará um atraso de pagamento superior ao esperado. Mas quando tais situações se verificam, certamente ficaria preocupado com onde começar a escrever as suas cartas de advertência. Portanto, os seguintes são alguns componentes comuns que incluirá na sua carta.

Cartão de carta da empresa

Em qualquer carta de lembrete de pagamento, é muito importante que inclua o papel timbrado da sua empresa. O papel timbrado deve incluir os seus dados pessoais tais como nome, cargo, e endereço da empresa. Ao mencionar os seus dados pessoais, facilita muito mais a identificação pelo cliente. Para além disto, pode também incluir a data de redacção para fins de registo.

O endereço do destinatário

A outra coisa que precisa de incluir são os dados pessoais do cliente. Isto deve incluir informações físicas e de contacto. Ao adicionar os dados do destinatário, certifique-se de que a informação é o mais exacta possível. Por outras palavras, certifique-se de que a sua carta é endereçada à pessoa certa. Se, por exemplo, faltar algum detalhe, a sua carta aterrará em ouvidos surdos.

Parágrafo de Introdução

Este é o primeiro parágrafo da sua carta. Neste parágrafo, o autor lembra educadamente o cliente dos pagamentos pendentes dos bens ou serviços recebidos anteriormente. Como bónus, não se esqueça de mencionar o número da factura, o montante necessário, e a data em que o pagamento era devido.

Parágrafos do Corpo

Este parágrafo é muitas vezes o mais longo. Aqui, o autor deve informar o cliente porque é que a empresa quer que ele/ela pague as taxas pendentes. O tom do corpo deve ser moderado com o tipo de letra. Por exemplo, se for a primeira carta de aviso de pagamento, não se esqueça de usar um tom mais educado. No entanto, se for a terceira ou última carta de advertência, então um tom mais assertivo será suficiente.

Again, pode informar o cliente sobre as repercussões que lhe esperam caso não honre as suas dívidas. Certifique-se de se apresentar de uma forma clara e compreensível.

Conclusão

Este é o parágrafo final. Aqui, o autor deve restabelecer uma vez mais a importância do pagamento da dívida. Por exemplo, se a sua empresa quiser reabastecer-se, certifique-se de indicar exactamente isso. A fim de permanecer profissional, certifique-se de usar palavras amáveis apesar dos inconvenientes causados. Uma vez terminada a conclusão, precisa de acrescentar o seu nome, seguido da sua assinatura oficial.

Dicas a considerar ao escrever uma carta de aviso de pagamento

Se quiser uma carta que o faça pagar bem e facilmente, precisa de percorrer a milha extra e fornecer a sua carta como um profissional. Dito isto, as seguintes dicas ajudá-lo-ão a obter uma carta que funcione de acordo com os seus desejos.

Escreva uma carta no momento certo.

Uma coisa que distingue a carta de lembrete do resto é o timing. Enviar a sua carta no momento certo tem um efeito significativo no seu pagamento. Segundo os especialistas, por exemplo, enviar a carta no fim-de-semana pode ser uma ideia sensata, uma vez que o seu cliente terá pouco em que pensar. Se pretende enviar uma carta electrónica, então o melhor dia para enviar a carta é na terça-feira. Mais uma vez, pode enviar as cartas um dia após o vencimento da factura.

li>Inclua detalhes críticos sobre o seu pagamento

Quando escrever a carta, certifique-se de incluir todas as informações que facilitarão a compreensão por parte do cliente. Isto incluirá o número da factura, o montante devido, as condições de pagamento, e informações de contacto.

Modificar a sua língua

Como acima mencionado, a língua utilizada na redacção de cartas de aviso de pagamento deve ser educada e profissional. No entanto, a urgência deve aumentar à medida que os dias passam. Se a factura passar dos 15 dias, terá de ser demasiado educado para afirmar a sua relação com o cliente. Se a factura estiver atrasada 30 dias, a língua deve expressar a urgência. No entanto, se a factura estiver atrasada 60 dias, então terá de ser muito rigoroso no pagamento. Deixe o cliente saber a urgência do pagamento.

li>Offer A Payment Plan.

p>Por vezes, o seu cliente pode ficar desanimado com a enorme factura que tem de pagar. Portanto, para tornar o passeio mais leve ou eles, pode oferecer-lhes um melhor plano de pagamento. Por exemplo, pode dividir a factura em pequenos bocados geríveis. Isto aumentará as hipóteses da sua dívida ser paga.

Amostras de cartas de advertência de pagamento

Re: ,

Estou a contactá-lo em nome da Greenstone Company Limited em relação ao seguinte número de factura .

Esta factura deveria ter sido paga há duas semanas. Gostaríamos muito que nos enviasse o pagamento por cheque administrativo. Como é do seu conhecimento, queremos fazer o nosso inventário anual de modo a repor o stock para o próximo exercício financeiro.

Nota que os pagamentos devem ser efectuados o mais tardar até 2 de Dezembro de 2020. Caso contrário, seríamos obrigados a enviar os seus dados à agência de cobrança de dívidas. Note também que aceitamos pagamentos feitos em prestações. Se tiver quaisquer outras questões ou preocupações, não hesite em contactar-nos através de .

P>Pancelas pelo seu tempo.

Sinceramente,