A quilometragem empresarial é uma daquelas deduções de imposto empresarial que deve ter um sinal de “Cuidado”. Se quiser fazer a dedução, deve ser capaz de a provar. E há uma forma específica de o fazer.
Alguns empresários e empregados que devem viajar no decurso dos seus trabalhos mantêm excelentes registos de quilometragem empresarial. Mas se não mantiver estes registos da forma correcta, não poderá incluir a despesa nos impostos da sua empresa e poderá perder uma grande dedução fiscal.
P>Avalie, poderá fazer a dedução de qualquer forma e ser auditado.
p>Durante uma auditoria, o IRS pode pedir-lhe que prove as suas milhas com documentação. Não se pode deduzir o que não se pode provar, pelo que se deve captar a informação para fazer a dedução. Se não conseguir provar a dedução, o seu negócio estará sujeito a multas e penalidades por pagamento insuficiente de impostos.
As duas formas de manter registos de quilometragem de negócio
O IRS quer registos “oportunos e precisos”. Espera que mantenha um “registo diário mostrando as milhas percorridas, o destino, e o objectivo comercial”. A forma mais fácil de o fazer é manter um registo “at-the-time”. Necessitará de quatro peças de informação para cada viagem de negócios: a data, a sua leitura do odómetro no início e no fim, e a razão pela qual está a fazer a viagem.
Duas formas de seguir a quilometragem:
- O método do diário de bordo.
- Uma aplicação de quilometragem (Dica: Esta é mais fácil)
Se utilizar o método do livro de registo, terá de registar a informação sobre a viagem no momento em que esta acontece. Inclua o nome da pessoa e o motivo da viagem para este local. Anote o ponto em que começou a conduzir para lá. Inclua o endereço ou alguma informação sobre o seu destino.
Pode registar a quilometragem real – onde começou e terminou – se quiser, ou pode adicioná-la mais tarde a partir de uma aplicação de mapa na Internet.
Usando uma aplicação para seguir a quilometragem empresarial
Se estiver permanentemente ligado ao seu smartphone, estão disponíveis numerosas aplicações que irão registar a sua quilometragem para si. Elas irão até separar as suas milhas profissionais das suas milhas pessoais. Se utilizar o mesmo veículo para uso profissional e pessoal, deve também registar a sua quilometragem total no início e fim do ano.
Certifique-se de registar informações sobre a finalidade comercial no aplicativo o mais cedo possível após a viagem.
Manter registos para a opção de despesas reais
O IRS permite dois métodos diferentes para deduzir despesas de condução: Despesas efectivas ou o subsídio de quilometragem padrão do IRS. Se estiver a utilizar o método de subsídio padrão, só tem de mostrar a quilometragem, a data e os fins comerciais. Há vantagens e desvantagens para cada um, e há também algumas restrições na declaração da quilometragem real.
Se estiver a utilizar despesas de condução reais, terá de guardar recibos de todas as despesas de condução, incluindo gasolina, manutenção, e seguro. Em seguida, multiplique estas despesas pela percentagem do total de milhas utilizadas para o negócio. Se estiver a utilizar uma aplicação de quilometragem, faz o cálculo.
Por exemplo, se conduziu um total de 24.000 milhas num ano, e pode provar 18.000 para fins comerciais, está a conduzir 75% para fins comerciais. Multiplicaria então as suas despesas totais de condução reais por esta percentagem para obter o montante a utilizar para a dedução de despesas.
Informar a sua quilometragem na sua declaração de imposto profissional
O passo seguinte é incluir esta informação na sua declaração de imposto profissional. A forma específica de incluir esta informação é diferente, dependendo do seu tipo de negócio.
The Bottom Line
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