Está à procura de frases e frases formais para completar o seu e-mail de agendamento de reunião? Está no sítio certo. Neste artigo, discutiremos não só as frases comuns que pode utilizar para diferentes situações, mas também a estrutura do e-mail de adiamento.
Exemplos de agendamento de e-mail
Eg #1: Tipo formal – Alterar uma marcação com um parceiro de negócios
Caro Sr. Smith,
Infelizmente, devido a alguns imprevistos, não poderei manter a nossa marcação para amanhã à tarde. Seria possível marcar outra hora mais tarde durante a semana? Peço desculpa por qualquer inconveniente.
Sua sinceramente,
p>p>Alice Tran
(Fonte: Clare Whitmell – Business Writing Essentials)
Não se limite a copiar e colar as frases, eis como recordá-las para sempre
Quero recordar-lhe que é melhor escrever o e-mail por si próprio, sem navegar na Internet à procura de palavras e frases. E se conseguir lembrar-se dessas frases e escrevê-las como se fossem as suas próprias palavras? Isso seria perfeito. O seu chefe ficaria muito satisfeito com as suas capacidades de resolução de problemas ou com a sua resposta rápida às mudanças. Como pode fazer isso? Como fazer com que as palavras se tornem as suas próprias palavras? A ferramenta inteligente abaixo irá fortalecer as suas capacidades.
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Eg #2: Formal type – Adiar uma reunião para uma data específica no futuro
Dear Mrs. Jones,
Tenho de pedir para reagendar a nossa reunião na tarde de 22 de Agosto porque tenho de viajar para Los Angeles nesse dia para resolver algum trabalho urgente. Posso sugerir o dia 27 de Agosto às 16:00 horas?
Se não estiver disponível a essa hora, estou disposto a trabalhar em torno da sua agenda. Usarei o tempo extra para pensar sobre as alterações contratuais que solicitou.
Lamento muito qualquer inconveniente que isto lhe possa causar. Estou à espera da sua confirmação o mais depressa possível.
Sinceramente,
Eg #3: Tipo informal – Marque uma reunião com os seus colegas
Hi todos,
p>p>Devemo-nos a um problema na sala de reuniões, a hora da reunião de lançamento do projecto tem de ser alterada de terça-feira, 21 de Agosto às 14:00 na sala A3 para quinta-feira, 23 de Agosto às 16:00 na sala 324.
Desculpe por qualquer inconveniente. Se tiver alguma questão, por favor, não hesite em contactar-me.
Melhores cumprimentos,
Miranda
Eg #4: Tipo formal – Reprogramar uma entrevista de emprego
Dear Sir/ Madam,
Escrevo isto para o informar que recebi ontem um aviso de entrevista para o cargo de Director Criativo na sua empresa via e-mail. A minha entrevista foi decidida às 14 horas de terça-feira, 4 de Setembro de 2018. Infelizmente, não me é possível comparecer a essa hora pois marquei uma entrevista com o meu médico.
Peco imensa desculpa por pedir a reprogramação da minha entrevista de emprego.
Aprecio muito que possa reprogramar a minha entrevista para qualquer outra hora pois estou disponível após 4 de Setembro.
p>Estou muito ansioso por comparecer à entrevista e trabalhar com a sua empresa. Espero que considere o meu pedido e remarque a entrevista para outra data. Aguardo com expectativa uma resposta positiva.
Sua Atenciosamente,
Saiba como escrever outros tipos de e-mails de negócios que o podem ajudar tanto no trabalho nos nossos outros posts no blogue:
- O guia completo de etiqueta de emails de negócios
- Como escrever um email exigido
- Como escrever um email para informar algo
Formato de um email de agendamento de reunião
Para escrever este email tão sincero como deveria, ponha-se no lugar do outro. Imagine todos os inconvenientes, perda de tempo, e dinheiro que isto lhes poderia causar. Deve tentar atenuar a sua insatisfação através de muita delicadeza e desculpa. Assim, as regras chave aqui são a cortesia, a razoabilidade, e a oportunidade.
Passo 1 Descreva claramente as mudanças
Ao rescindir um compromisso, deve dar um aviso claro imediatamente. É apenas uma frase simples, tal como: “Lamento informar-vos que não poderei assistir à nossa reunião de amanhã”
Passo 2 Fornecer uma boa explicação
Certeza, deve explicar porque não pode assistir. Se esta parte faltar, os seus clientes, parceiros, chefes, etc. poderão começar a pensar que não é uma pessoa de confiança. No entanto, não há necessidade de escrever uma explicação muito detalhada. A fim de manter o correio electrónico breve e para o ponto, basta dar-lhes uma breve mas razoável razão.
Passo 3 Qual é a solução?
Tambem precisa de sugerir outro encontro. Propor um novo horário para remarcar significa que o encontro com esta pessoa ainda é importante para si. Apesar da necessidade inesperada de terminar o encontro, ainda está interessado no compromisso.
É melhor providenciar várias opções a partir das quais eles podem seleccionar um dia e hora alternativos. Uma vez que é você quem precisa de pedir desculpa, fique aberto a contra-propostas e dê ao seu destinatário a possibilidade de ajustar o horário.
Passo 4 Termine o e-mail com um pedido de desculpas e apreciação
No final do seu e-mail, não só deve pedir desculpa mas também agradecer à pessoa pela sua consideração da sua situação. Isto demonstra o seu respeito. Aprecie o facto de ter de passar algum tempo a ler o seu e-mail e talvez até comprometer os seus planos por sua causa. Especialmente para os empresários, fazer ajustes num horário não é nada fácil.
Exemplo:
- Por favor aceite as nossas sinceras desculpas
- Li>Li>Lamento qualquer inconveniente que isto tenha causado a si e à sua equipa.
No entanto, um pedido de desculpas também pode ser inserido nas primeiras linhas do e-mail.
Por exemplo:
“Lamentamos informar que não posso chegar a tempo à nossa reunião desta sexta-feira”,
“Em nome da equipa, Peço desculpa…”
Palavras comuns &frases utilizadas num e-mail de reprogramação
As seguintes palavras e frases são frequentemente utilizadas quando se pretende alterar uma marcação.
1 – adiar
A ter lugar numa altura mais tardia do que o esperado ou inicialmente agendado
- Adiei a reunião para quinta-feira.
- A reunião foi adiada para sexta-feira.
2 – adiar
Atraso a uma hora mais tardia do que o esperado ou originalmente programado
- O nosso voo de Taipé para Pequim foi adiado por 2 horas e meia.
- alguns problemas atrasaram a libertação do produto.
3 – avançar
Adiantar significa adiar um compromisso para avançar (uma hora ou data anterior).
- p>Podemos adiantar a data do nosso encontro?
- p>Adiantar a data do evento para segunda-feira.
4 – adiantar
Em contraste com adiantar, isto significa adiar um encontro para uma hora ou data posterior.
- receio que tenhamos de adiar a reunião.
- chegam mais tarde do que esperávamos, por isso temos de adiar o início.
5 – incapaz de manter o nosso compromisso
- receio que não possa manter o nosso compromisso esta terça-feira 28 de Outubro.
6 – surgiu algo inesperado
- Felizmente, como surgiu algo inesperado na quarta-feira de manhã, gostaria muito que pudéssemos adiar a nossa reunião para a próxima semana.
- Poderia confirmar se esta é uma hora adequada para si?
7 – estar fora em negócios
- Porque eu estaria fora em negócios na próxima semana, poderíamos adiar a reunião para a primeira sexta-feira do próximo mês?
8 – estar disponível em
- Estaria disponível na terça-feira de manhã?.
9 – hora adequada para si
10 – seria sexta-feira adequada para si? (informal)
- Estarei ocupado na terça-feira. Será que sexta-feira lhe convém?
Coisas a ter em mente
1 Envie o seu correio o mais cedo possível
Quanto mais cedo enviar o correio, mais fácil será para o seu destinatário fazer alterações na sua agenda, e mais possibilidades terão de o fazer. Em absolutamente nenhum caso deverá adiar o envio do seu correio electrónico para cancelar uma reunião até ao último minuto. Não fique por cima do seu e-mail depois de o ter escrito.
2 Ligue-lhes se necessário
Em casos urgentes, se quiser ter 100% de certeza de que os seus destinatários receberam a notificação, pode também telefonar-lhes directamente para o telefone depois de enviar o e-mail. Na maioria dos casos, enviar um e-mail é suficiente.
3>3 Um conselho extra
Quando eventualmente os encontrar, agradeça-lhes directamente a sua paciência e mostre o quanto aprecia a oportunidade de se reunirem.
Adiar um encontro é uma coisa que todos têm de fazer ocasionalmente. O segredo é ter a certeza de ter uma boa razão, ser sempre pró-activo ao sugerir outra hora, desde que seja simples e educado. E não se esqueça de guardar palavras e frases que pode usar frequentemente no seu livro de palavras com extensão eJOY. Uma vez revisto o seu vocabulário todos os dias no eJOY Game Center, irá escrever com confiança e-mails comerciais nas suas próprias palavras.
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