Ser um organizador de eventos não se resume a organizar festas; trata-se de criar programas que abordam o propósito, mensagem, ou impressão de que o seu cliente está a tentar comunicar.
Planeadores de eventos trabalham longas horas para organizar e executar os detalhes de praticamente todos os formatos de reuniões, incluindo seminários privados, conferências públicas, feiras industriais, retiros de funcionários, e mais.
A Indústria de Planeamento de Eventos
Um estudo do Conselho da Indústria de Eventos de 2018 relatou que os eventos empresariais globais geraram mais de $1 trilião de dólares de gastos directos, e apoiaram 10,3 milhões de empregos a nível global. Os Estados Unidos lideraram o mundo na produção total de eventos, seguidos pela China e Alemanha.
O U.S. Bureau of Labor Statistics define três categorias principais de planeamento profissional: para reuniões, convenções, e eventos. Em 2018, o salário médio para cada tipo de planeador era de 49.370 dólares por ano.As tarefas específicas exigidas variarão dependendo da indústria específica, mas todos os planeadores serão tipicamente responsáveis pelas seguintes tarefas:
- Reunir-se com os clientes para compreender porque estão a realizar uma reunião ou evento
- Planear os detalhes do evento, incluindo a sua hora, localização, e custo
- Requerer propostas de locais, fornecedores de refeições, e outros prestadores de serviços
- Visitar locais para assegurar a usabilidade e que cumprem os requisitos
- Salas coordenadas, menu, oferta de produtos, transporte, e outros serviços
- Over todas as actividades para assegurar a satisfação de todos
- Revisar facturas, facturas e aprovar pagamentos
“Os organizadores de eventos coordenarão celebrações tais como aniversários, reuniões, e outros grandes eventos sociais, bem como eventos empresariais, incluindo lançamentos de produtos, galas, e cerimónias de entrega de prémios. Há também planeadores de eventos sem fins lucrativos que planeiam grandes eventos com o objectivo de angariar donativos para uma organização de caridade ou de advocacia. Os eventos podem incluir banquetes, corridas de caridade, e campanhas de alimentação”
Competências de planeamento de eventos
Para serem bem sucedidos, os planeadores de eventos devem possuir uma variedade de competências. Acima de tudo, devem destacar-se pela comunicação verbal e escrita e possuir capacidades excepcionais de organização e gestão do tempo. É também essencial que tenham experiência de gestão de projectos e que sejam capazes de multitarefas.
Self-starters who work great with a team and can remain calm and personable under pressure also tend to excel as event planners. São necessárias habilidades de negociação, orçamento e gestão de pessoal, bem como ser capaz de interagir com todos os níveis de gestão. Os planeadores de eventos bem sucedidos desenvolveram sensibilidades quando se trata de selecção de locais, catering, produção, entretenimento, presentes, transporte, alojamento e serviços de conferência.
Grau Requisito
Os que prosseguem uma carreira no planeamento de eventos provêm de uma variedade de profissões e formações académicas. Muitos empregadores preferem um bacharelato em gestão de hospitalidade, administração de empresas, marketing, relações públicas, ou comunicação. No entanto, muitos planeadores começam noutras profissões ou entram através de funções administrativas que incluem o cumprimento de responsabilidades de planeamento.
Se quiser aumentar as suas qualificações, considere fazer o exame de designação Profissional Certificado de Reunião (CMP), ou ganhe a sua designação Profissional Certificado de Reunião do Governo (CGMP). A credencial CMP e CGMP está disponível para organizadores de convenções, reuniões e exposições.
Começar
Planeie a sua mudança para o planeamento de eventos da mesma forma que planearia o seu próximo evento – com uma estratégia e documentação detalhada. Comece com estes passos:
- Para ganhar uma experiência valiosa, ofereça o seu tempo a uma organização sem fins lucrativos ou a outro negócio como uma empresa de catering, florista, designer de eventos, ou outro planeador de eventos.
- Se já está a planear eventos para outro organizador de eventos, avance no sentido de assumir mais responsabilidade. É muitas vezes tão simples como pedir ao seu gestor mais trabalho no contexto do seu próximo evento.
- Junte associações como Meeting Planners International ou a International Live Events Society para trabalhar em rede. Quanto mais pessoas conhecer e mais relações desenvolver na indústria, mais fácil será construir a sua carreira como planeador de eventos.
- Criar uma carteira de eventos para mostrar a sua perícia e conhecimentos.
- Além de desenvolver relações com outros planeadores de eventos, estabelecer redes com fornecedores ou parceiros externos. Os fornecedores de refeições, músicos ou personalidades da comunicação social podem todos aumentar a sua exposição e o seu círculo de influência.
A organização e as práticas de gestão do tempo da sua própria vida são um indicador claro para outros do seu talento para o planeamento de eventos. Quer esteja a entrevistar para trabalhar para outro negócio de planeamento ou a iniciar e desenvolver o seu próprio negócio, o seu objectivo será manter-se calmo, organizado, e sempre dentro do prazo.