Sim, estamos todos a avançar a um ritmo mais rápido do que nunca, e as regras de etiqueta do escritório podem não estar tão claramente definidas como costumavam estar. E sim, todas as ferramentas tecnológicas que utilizamos no local de trabalho tornaram mais comuns as violações do comportamento educado.
Como gestor, pode dar bons exemplos de etiqueta de escritório para a sua equipa, lembrando-se das maneiras básicas que aprendeu na pré-escola: Preste atenção quando alguém estiver a falar consigo, e se não tiver nada de bom para dizer, não diga nada.
Se o seu pessoal não estiver a seguir a sua pista, não está sozinho. Os quadros superiores num novo inquérito Accountemps disseram que notam uma falta de cortesia comum quando os trabalhadores se atrasam ou faltam a reuniões (34%), não respondem a chamadas ou e-mails em tempo útil (26%) e coscuvilham sobre os outros (23%).
Ver um slideshow com mais detalhes do inquérito, abaixo.
Existem cinco dicas que pode seguir para melhorar a etiqueta do escritório – e conduzir o seu pessoal e a sua empresa ao sucesso.
Seja pontual, e preste atenção
Tente chegar alguns minutos mais cedo para começar o seu dia de trabalho ou juntar-se a uma reunião de negócios. Quer esteja a conduzir ou a assistir à reunião, certifique-se de que não se distrai com chamadas, e-mails, textos ou conversas paralelas. A menos que esteja a fazer uma apresentação, não monopolize a discussão, e não permita que mais ninguém o faça.
Discuta a fofoca e a crítica pública
A fofoca diz mais sobre a pessoa que a partilha do que sobre a pessoa de quem se trata. Assim, dê uma mensagem clara à sua equipa que não só não partilhará em fofocas – definidas como relatórios casuais ou sem restrições, tipicamente envolvendo detalhes pessoais que não são confirmados como verdadeiros – mas que desaprova.
Como gestor, é importante manter qualquer discussão de assuntos sensíveis para conversas individuais, cara-a-cara com empregados.
Seja atento e cortês
Deve estar atento que os cheiros viajam. Se partilhar um frigorífico, cubra a sua comida para a tornar hermética, e deite fora a sua comida e bebidas antigas no final de cada semana.
Outras potenciais distracções? Altifalantes, vozes altas, telefones a tocar que não são atendidos, conversas ou vagabundear ao lado de secretárias, secretárias desarrumadas e espaços de trabalho desarrumados.
Também pode ser cortês ao reconhecer os seus colegas quando eles o ajudam e dar-lhes crédito quando apropriado. Construa relações saudáveis de mentoria, conheça os seus empregados e preste-lhes atenção.
Comunicar com a classe
Cuidado com a sua linguagem, por muito confortável que esteja com a sua equipa ou por muito descontraído que seja o seu escritório. Certifique-se de que sabe como pronunciar correctamente os nomes dos funcionários ou clientes. Considere a sua audiência quando usar humor, sarcasmo, ironia, trocadilhos e jogo de palavras. Estabeleça padrões no local de trabalho para a comunicação por correio electrónico e telefone. Incentivar a comunicação e a escuta nos dois sentidos. Esteja aberto a sugestões do seu pessoal; de facto, peça-as. Expressar gratidão em pessoa quando possível.
Ler sobre como a comunicação no local de trabalho mudou ao longo das gerações.
E bocejar enquanto alguém está a falar consigo? Bem, por vezes isso não pode ser evitado, mas pode ver como fica.
Mostrar respeito pelo tempo de paragem
Aqui está uma mensagem para aqueles que supervisiona: Ir para o trabalho doente faz mais mal do que bem. Só o fará sentir-se pior, a sua produtividade será reduzida, e poderá espalhar os seus germes para o resto do escritório. Use os seus dias de doença, e fique em casa quando estiver doente.
Pode ser um chefe melhor, demonstrando equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. A menos que seja uma emergência, evite chamadas telefónicas e e-mails a altas horas da noite, especialmente se espera que o destinatário responda após o horário de trabalho. Mantenha horários de trabalho razoáveis e espere que outros façam o mesmo.
Quanto importa a etiqueta do escritório?
Muito. As pessoas podem não ser tão formais nos seus trabalhos como costumavam ser, mas ainda assim esperam que os seus colegas sejam respeitosos e corteses. Além disso, as boas maneiras projectam uma imagem de profissionalismo, reforçando a sua reputação e melhorando as suas hipóteses de sucesso na carreira.
Como lidar com situações sensíveis no local de trabalho pode fazer ou quebrar a sua imagem profissional. Quer trabalhe para uma grande empresa de contabilidade ou lidere uma pequena empresa, é provável que haja algum grau de política de escritório dentro da sua empresa. A maioria das organizações não são imunes a questões políticas, especialmente pequenas empresas com poucos empregados, onde a política de escritório pode ter um grande impacto.
Descubra Como Navegar na Política de Escritório com este guia pode descarregar agora.
E se cometer um erro?
Todos cometem erros de vez em quando, por isso não se martirize se tiver um pequeno deslize de etiqueta no trabalho. Basta reconhecer o seu falso passe e pedir desculpa a qualquer pessoa que possa ter ofendido o mais rapidamente possível. Depois pense no que poderá ter levado ao erro: Estava a sentir-se stressado ou consumido por lidar com um problema fora do trabalho? Tente lidar com a raiz do problema, e considere como poderá lidar com a situação no futuro para que não a repita.
Se não demonstrou o tipo de etiqueta de escritório que gostaria que os seus empregados imitassem, saiba isto: Pode recuperar. O primeiro passo é ver o seu erro.
Para saber mais sobre Etiqueta Comercial 101, dê uma vista de olhos no slideshow.