O Guia Ultimate Conference Room Setup Guide for 2021

Por que é importante proporcionar uma sala de conferências de qualidade

Quem adora reuniões no trabalho? Alguém? Claro, nós sabemos que as reuniões não são divertidas, mas são importantes! Quando se marca uma reunião, pensa-se nos detalhes: conteúdo, agenda, participantes e resultados desejados. Mas já pensou na configuração da sua sala de conferências? Um espaço bem concebido pode ser eficiente e agradável, mas um espaço mal concebido cria uma reunião que vale a pena deixar. Mas o que deve considerar a criação de um grande espaço? Será que os participantes vão ficar virados para a frente da sala – ou uns para os outros? E como serão organizados os lugares? A sua tecnologia funciona bem com a concepção da sala?

Todas estas questões são extremamente importantes, uma vez que considera estratégias de configuração da sala de conferências – uma vez que a disposição pode fazer ou quebrar uma reunião. Quer assegurar-se de que todos os participantes se podem ver e ouvir uns aos outros, bem como o apresentador (se houver), e que a sala está equipada com o equipamento audiovisual adequado.

Below é o nosso Guia de Configuração da Sala de Conferência Ultimate para o ajudar durante o processo, de modo a optimizar o seu espaço para proporcionar a melhor reunião possível.

Estilos de Configuração da Sala de Conferência mais comuns

Esta configuração clássica é ideal para até 30 pessoas (ou mais), dependendo do tamanho da sala.

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U-Shape

Esta configuração popular funciona bem para apresentações, demonstrações e videoconferências em que o foco está num dos extremos da sala.

Classroom

Todos os participantes ficam virados para a frente da sala, pelo que esta ideia de configuração da sala de conferências é perfeita para palestras ou apresentações. Esta não é uma configuração ideal para trabalhos de grupo.

Hollow Square

Esta configuração é uma boa escolha para uma comunicação de grupo fácil e eficiente. Também dá a um moderador ou facilitador a opção de trabalhar a partir do centro do espaço.

Banquete

Banquete é ideal para, não surpreendentemente, ocasiões que envolvam refeições – ou discussões em pequenos grupos envolvendo um máximo de 8 ou 10 pessoas.

Auditório

Esta disposição, também conhecida como “estilo teatro”, é semelhante a uma configuração ao estilo de sala de aula, mas é frequentemente destinada a grupos maiores. Está a ter uma reunião de “todas as mãos” ou uma câmara municipal? Este desenho ajudará a colocar o maior número possível de pessoas num único espaço.

Como escolher a configuração ideal da sala de conferências

É importante considerar o tamanho e o âmbito da sua reunião. Não quer que os participantes se sintam lotados, mas também não quer que eles gritem através da sala para se ouvirem uns aos outros. Aqui estão alguns pontos significativos a considerar:

• Quantos participantes pode esperar? Determinados layouts de salas de conferência são mais adequados para grupos de diferentes dimensões. Por exemplo, os estilos de sala de aula e auditório são ideais para grupos maiores, enquanto que a sala de reuniões e os quadrados ocos são apropriados para 20-30 pessoas.
• A interacção em grupo é uma parte essencial da reunião? Certas configurações, tais como o estilo em U ou de auditório, não funcionam bem para a interacção em grupo. Os assentos ao estilo de banquete são ideais para discussões de grupo, especialmente se os participantes precisarem de se deslocar entre mesas.
• Haverá um facilitador ou moderador? Se alguém estiver a liderar o seu workshop, discussão ou apresentação, é importante considerar qual será a posição dessa pessoa. Quer assegurar que todos os participantes possam ver e ouvir o líder e a sua apresentação.
• A reunião necessita de uma parede de vídeo LED ou de capacidades de videoconferência? Em caso afirmativo, irá querer considerar uma disposição da sala de conferências que permita a todos ver facilmente, tal como o estilo em U ou em sala de aula.
• Necessita de uma fonte de alimentação? É importante pensar se precisa de posicionar a sua sala de conferências perto de uma tomada.
  h2>Como o equipamento da sala de conferências pode influenciar a sua configuração

  Em muitas reuniões, o equipamento da sala de conferências é essencial para o sucesso e produtividade – mas já pensou como é que influencia a sua configuração? Para maximizar o potencial de cada reunião, a sua sala precisa de ser personalizada de acordo com as necessidades dos seus participantes.

  Se a sua reunião requer serviços audiovisuais tais como videoconferência e quadros brancos interactivos, por exemplo, é importante considerar uma configuração em sala de aula ou em U para que todos possam facilmente ver e ouvir.

  A sinalização digital é uma forma dinâmica de conduzir reuniões virtuais e partilhar conteúdos tais como webinars, anúncios e vídeos. Se a sua parede de vídeo LED exibir informações que os participantes não precisam de consultar durante a reunião, tem mais flexibilidade com a configuração da sua sala de conferências.

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  Okay, está pronto para configurar as suas salas de conferência para o sucesso – mas e agora? Está à procura de ajuda? Compreendemos que gerir a configuração da sua sala de conferências pode ser um desafio, mas a equipa da DGI pode ajudá-lo a navegar no processo! Os peritos da DGI oferecem-lhe toda a experiência de concepção, integração e insonorização de que necessita para criar uma incrível configuração da sala de conferências. Temos uma vasta experiência de consultoria com uma gama de clientes em todas as indústrias. Desde a nossa experiente equipa de vendas aos nossos engenheiros especializados, existe um membro da equipa DGI pronto a ajudá-lo. Contacte-nos para quaisquer questões ou para receber uma consulta! Vamos ajudá-lo a criar espaços que as suas equipas adoram.