Qualquer entidade baseada em sócios – seja um clube, associação comercial, câmara de comércio, capítulo local ou grupo de ex-alunos, ou o seu ginásio na esquina – necessita de um sistema simples para gerir todos os seus membros, eventos, dinheiro, e conteúdo associado a manter essa organização a funcionar sem problemas. Os serviços de gestão de membros online facilitam esta tarefa.
Estas ferramentas de Software-as-a-Service (SaaS) baseadas na nuvem são concebidas para satisfazer as necessidades específicas de gestão de dados e pessoas de clubes, associações, e outras organizações. Dependendo do produto e do público, estas plataformas combinam uma série de diferentes funcionalidades, incluindo gestão de bases de dados de membros, gestão de documentos, comércio electrónico, marketing por correio electrónico, construção de websites, um sistema de gestão de conteúdos (CMS), recolha de donativos e processamento de pagamentos, planeamento e gestão de eventos, e uma série de outras funções. Ao contrário da maioria dos tipos de produtos SaaS que visam fornecer um conjunto universal de ferramentas, o software de gestão de membros é frequentemente especializado para lidar apenas com as necessidades de tipos particulares de organizações.
Antes de poder escolher a solução de gestão de membros adequada à sua organização, precisa de ter uma ideia clara das tarefas que precisa desta plataforma para supervisionar e facilitar. Esta análise irá explicar os tipos de ferramentas disponíveis e as características que oferecem, os factores que deve considerar ao investir numa plataforma de gestão de membros, e como o tipo de público e o nível de personalização de que necessita pode fazer toda a diferença.
O que é a Gestão de Membros?
Acabaram-se os dias analógicos: Não precisa de executar toda a informação e programas de membros da sua organização através de montanhas de papel em armários de ficheiros ou na mesma folha de cálculo Microsoft Excel que tem vindo a utilizar desde os anos 90. A um nível básico, a gestão de membros requer a capacidade de acompanhar a informação básica sobre membros, comunicar com membros e potenciais membros, e planear eventos. Para recolher donativos, quotas, e taxas, e para processar pagamentos, também precisa de alguns programas de contabilidade lançados.
p>Além do básico, e dependendo da organização que está a gerir, o seu painel de controlo administrativo ou centro de comando de membros também pode utilizar uma série de outras funcionalidades. A ferramenta pode ajudá-lo a gerir a sua loja online, gerir documentos, e conduzir sondagens de membros e inquéritos online. A ferramenta poderia até construir o seu website, ajudando-o a personalizar a aparência, a sensação e a experiência do utilizador (UX) para administradores e membros que estão a utilizar o website.
Back in the mid-1980s, eu (Theresa) fui presidente de um capítulo local de uma associação nacional de consultores informáticos. Como presidente da secção, confiei no nosso tesoureiro para manter as listas de sócios, o que ele conseguiu utilizando uma folha de cálculo bastante primitiva. As principais informações que tivemos de localizar incluíam o óbvio, como nome, morada, número de telefone e endereço de correio electrónico.
Onde ficámos atolados foi na data de facturação das quotas anuais de cada membro e determinando quando tivemos de deixar de pagar um membro por não pagamento. Embora tenhamos escrito uma série de macros de folha de cálculo para ajudar nesta tarefa, o nosso tesoureiro teve de recorrer à leitura de toda a base de dados – linha a linha – para se certificar de que ninguém tinha falhado. Uma vez por ano, imprimimos (sim, imprimimos, em papel!) a nossa base de dados de membros para que nos pudéssemos encontrar uns aos outros – supondo que se pudesse encontrar o próprio folheto do directório. Hoje em dia, os serviços de software de gestão de membros baseados na nuvem disponíveis teriam feito desta tarefa um estalo.
Os 10 Contendores
Neste resumo, damos uma vista de olhos a 10 serviços de gestão de membros-360Alumni, aMember Pro, ChamberMaster, ClubExpress, MemberPlanet, NationBuilder, StarChapter, Sumac, Wild Apricot, e Zen Planner – e introduzimos conceitos chave para ajudar a facilitar a sua decisão de compra. Mas, antes de decidir qual vai funcionar melhor para o seu clube, organização, instalações atléticas, ou acampamento, terá de dar prioridade às tarefas que deseja completar e definir um orçamento.
O seu primeiro passo é descobrir o que está a causar mais problemas à sua associação dado o seu sistema de gestão actual (que pode ser uma folha de cálculo, uma caixa de cartões de índice, ou uma pilha de papéis inabalável). De que respostas precisa que o seu sistema actual não lhe dê respostas suficientes? Identifique os principais pontos de dor e encontre a solução que os facilite primeiro. As restantes funcionalidades, incluindo o preço que pagará, cairão em linha.
Como a maioria dos serviços de software baseados na nuvem, pagará uma taxa mensal com base no número de pessoas que farão login, bem como naquelas que servirão como administradores. A maioria destes serviços também tem um limite para o número de membros que a sua associação pode transportar, com base no nível de preços. A maioria das ferramentas que testamos – incluindo ChamberMaster, MemberPlanet, StarChapter, Sumac, Wild Apricot, e Zen Planner – é assim, com níveis claramente delineados com base no volume de conteúdo, capacidade dos membros, e escala do website. Alguns serviços, tais como ClubExpress, preço mais flexível com base na utilização, enquanto que aqueles como 360Alumni preço por orçamento personalizado. O software de gestão de membros aMember Pro é vendido por licença única.
Existem alguns custos adicionais à maioria dos sistemas (tais como taxas de transacção) quando os membros pagam as suas quotas ou compram bilhetes para eventos, ou enviam um e-mail ou um jacto de texto, dependendo do número de contactos. O valor da Sumac baseia-se quase inteiramente na sua lista de add-ons disponíveis para casos de utilização especializada, para além das taxas de integração para acrescentar funcionalidades de gestão de membros ao seu website existente. A criação e personalização do website custar-lhe-á sempre, dependendo de quanto trabalho de codificação necessita ou de quanto da personalização é auto-serviço utilizando widgets ou um CMS plug-and-play como um website WordPress. Cada capítulo, grupo, ou instituição, o website e as necessidades organizacionais por medida são diferentes, por isso, obtenha os que estão escritos antes de comprar.
Ao considerar orçamentos e características, dê uma olhada no software que está a utilizar agora para tarefas como contabilidade e gestão da relação com o cliente (CRM) e veja se os pacotes disponíveis podem ou não ser ligados a eles. A maioria dos fornecedores têm interfaces de programação de aplicações (APIs) que permitem a passagem de dados para trás e para a frente, mas alguns prefeririam que convertesse tudo o que está a fazer ao seu sistema.
Custo de Personalização
Existe uma contrapartida que terá de considerar entre a funcionalidade do software no seu estado genérico e os custos de personalização do mesmo às necessidades da sua organização. Muitas associações mais pequenas, especialmente as novas associações que ainda não têm os seus processos definidos, poderão ficar satisfeitas com software de prateleira (ou baseado na web). As organizações maiores que existem há anos, e que têm formas específicas de fazer negócios, poderão estar melhor se conseguirem os fundos adicionais para personalizar a plataforma. A personalização tem, no entanto, um custo. Serão necessárias várias conversas com os seus vendedores para se obter uma imagem completa da sua possível factura. 360Alumni cria um website personalizado para cada faculdade ou instituição de ensino superior a que presta serviços, mas isto tem um custo relativamente elevado de personalização de um website.
A maioria destes sistemas oferece características adicionais tais como processamento de pagamentos, venda de bilhetes para eventos, e marketing por email – alguns estão disponíveis gratuitamente enquanto outros vêm com um custo adicional. Há também pacotes de comércio electrónico que lhe permitem vender online as T-shirts da sua organização, aceitar doações online, ou periodicamente adicionar novos sinos e apitos ao seu website (seja em modo de self-service ou solicitando personalização ao fornecedor de gestão de membros).
Zen Planner, por exemplo, oferece um pacote mensal significativamente mais caro para o seu pacote de website para construir e manter o seu website. ClubExpress cobra uma taxa única de arranque que varia de $150 a quase $2.000, dependendo do nível de codificação e personalização do sítio web de que necessita. A taxa única de arranque da ChamberMaster varia entre $600 e $7.000. O damasco selvagem, por outro lado, inclui a construção gratuita de websites, alojamento web, acesso API, e integração WordPress em todos os níveis. Depois há ferramentas como o MemberPlanet, que oferecem pouca ou nenhuma personalização, mas que têm um custo global muito mais baixo. Sumac não inclui a construção de websites ou gestão de conteúdos, mas ainda há uma taxa única de $700 mais $50 por mês para a integração de um website com o seu software.
No entanto, assim que se adiciona dinheiro ao sistema, é necessário escolher também um processador de pagamento. Estas empresas actuam como intermediários entre o seu sítio web e os bancos e cartões de crédito dos seus membros, processando de forma segura os pagamentos. No entanto, retiram uma percentagem de cada transacção, com uma média de cerca de 2,5 por cento. Muitas incorrem também em taxas por transacção de 20 a 50 cêntimos. Verifique as características e encargos do processamento de pagamentos antes de ligar um à sua plataforma de gestão de membros, especialmente se as suas taxas forem baixas ou se aceitar pagamentos em prestações. Essas taxas por-transacção irão tirar uma grande fatia dos pequenos pagamentos.
Um factor final importante a considerar é a funcionalidade móvel. Algumas soluções de gestão de adesão oferecem aplicações dedicadas para Android e iOS. Outras têm sítios web reactivos que redimensionam dinamicamente dependendo do tamanho do ecrã do seu smartphone ou tablet; outras plataformas como a Sumac ainda fornecem apenas acesso à área de trabalho. Os destaques aqui são ChamberMaster, MemberPlanet, e Zen Planner, que não só oferecem aplicações móveis mas construíram aplicações separadas e dedicadas para o pessoal e para os membros.
Em aplicações Zen Planner, por exemplo, os membros podem ver horários e inscrever-se nas aulas, pagar contas, e até acompanhar resultados de treino e tabelas de liderança diárias como parte da experiência de membro gamificado da plataforma. Na aplicação do pessoal, os administradores podem acompanhar a assistência; criar, gerir e contactar perfis de membros; ou facilitar a facturação segura ou transacções de documentos dentro da sua aplicação.
As aplicações móveis ClubExpress também têm aqui menção. A empresa não separa aplicações administrativas e de membros, mas irá personalizar – construir e marcar uma aplicação móvel para cada clube – e publicar a aplicação na App Store e na loja Google Play como parte de uma taxa única de $100 (mais $2 por membro para descarregar). Inversamente, vários dos produtos analisados nesta ronda não oferecem acesso optimizado para telemóvel. Se capacidades móveis robustas são um factor importante para a sua organização, então tenha isso em mente ao considerar uma ferramenta apenas para desktop, centrada no comércio electrónico, tal como um Membro Pro.
PÚBLICOS DIFERENTES
As plataformas de gestão de membros que aqui analisamos servem vários públicos diferentes e específicos – desde ginásios e campos de férias a associações profissionais e serviços de formação profissional. Estas nove plataformas apoiam diferentes necessidades, já que um ginásio não precisaria de características para candidatos a cargos públicos, por exemplo.
Wild Apricot cobre uma variedade de tipos de clubes e associações, incluindo associações sem fins lucrativos e clubes que precisam de manter o controlo dos seus membros e facturar-lhes as quotas e eventos. MemberPlanet apoia a gestão de membros em organizações mais pequenas, tais como associações sem fins lucrativos, grupos religiosos, escolas, impulsionadores, PTAs, e grupos gregos e ex-alunos (este último é o principal público de 360Alumni). ChamberMaster presta serviços às Câmaras de Comércio locais, enquanto StarChapter está orientado para capítulos locais, sem fins lucrativos, e associações. A Sumac está direccionada para organizações sem fins lucrativos, mas tem add-ons para tudo, desde inscrições em cursos e procura de emprego até à reserva de excursões. ClubExpress é uma plataforma para todos os tipos de clubes e associações enquanto que o software de um membro Pro é adequado especificamente para o comércio electrónico online e websites de membros online. NationBuilder está vocacionado para associações sem fins lucrativos, campanhas políticas, músicos, artistas, restaurantes – virtualmente qualquer pessoa que tente gerar um seguimento online. Tentámos rever o YourMembership.com (que apoia grandes grupos com múltiplas localizações) mas não dispunham de um período de demonstração ou ensaio.
Damos a nossa actual Escolha dos Editores a dois serviços: ClubExpress e Zen Planner. ClubExpress é uma plataforma de adesão, eventos, comércio electrónico, e plataforma de gestão de websites para clubes e associações locais. O Zen Planner oferece ginásios e estúdios de treino num sistema fácil de usar que não se parece com um CMS da última década. Descobrimos que os outros serviços de gestão de membros analisados irão todos realizar o trabalho adequadamente, mas nenhum é igual ao ClubExpress e ao Zen Planner em termos de design, UX sem costura, ou amplitude de características.
Cada organização é diferente e concebida para um propósito diferente, cada uma servindo um círculo eleitoral único de membros e tendo necessidades, tarefas, e objectivos discretos para atingir a sua missão. O espaço de gestão de membros espelha a natureza de “patchwork” dos clientes a que o seu software se destina. Tendo em mente todos os factores mencionados, pode ter a certeza de que uma das ferramentas nesta revisão será a mais adequada para a sua organização.