Se estiver a enviar via LTL ou pacote de encomendas, a utilização de um Conhecimento de Embarque é vital. Este documento legal não só fornece detalhes sobre o envio para as transportadoras, mas também fornece um rasto de informação em papel que protege os direitos do expedidor. Embora várias empresas de transporte tenham racionalizado as suas operações para incluir um conhecimento de embarque electrónico ou informático ou facturas de expedição, ainda assim fornecem várias funções importantes.
Notificado abaixo, vamos delinear o que é um conhecimento de embarque, e porque é tão importante utilizar – independentemente do seu tipo de método de expedição.
O que é um conhecimento de embarque?
Um conhecimento de embarque é um documento ou factura electrónica que é preenchido por um transportador e fornecido ao expedidor quando o frete é levantado para entrega. Existem vários componentes individuais que são necessários para um conhecimento de embarque que precisa de ser preenchido correctamente.
– Os nomes e endereço completo do expedidor e do destinatário. Isto é frequentemente considerado como a informação do destinatário.
– Um pedido de compra ou número de controlo de facturação. É utilizado como um registo permanente para efeitos de controlo.
– A data da expedição. Embora possa parecer rudimentar, a anotação da data e hora exactas da remessa pode ser utilizada como prova num caso legal. Serve também como notificação de responsabilidade para um transportador ou fornecedores de logística de terceiros.
– Instruções especiais. Embora o processo de transporte de mercadorias de um ponto de origem para um destino pareça básico, por vezes são necessárias instruções de manuseamento especiais. O conhecimento de embarque serve como uma plataforma para o expedidor e o transportador documentarem abertamente quaisquer requisitos especiais para a expedição de uma mercadoria. Alguns exemplos disto incluiriam armazenagem a frio, rastreio especial, ou envios de múltiplas paragens.
– Específicos de envio. Nesta secção, o expedidor verificará com o transportador o tipo de embalagem (tais como caixas de cartão, patins, paletes, tambores ou contentores), a quantidade de embalagem ou unidades de expedição, a quantidade de espaço que ocupa no contentor ou plataforma de expedição, e as dimensões.
– Descrição das mercadorias. É importante que a remessa seja descrita no conhecimento de embarque para fins de identificação.
– Notificação de manuseamento especial. Qualquer conhecimento de embarque deve também revelar quaisquer requisitos especiais de manuseamento, tais como materiais perigosos.
– Valor Declarado. O DV é utilizado para o seguro de responsabilidade civil. Anota o “valor declarado” de uma remessa. Na maioria dos casos, o valor declarado é o custo de fabrico – em oposição ao valor de retalho.
O conhecimento de embarque é normalmente preenchido on-line ou pelo transportador, depois fornecido para verificação ao expedidor durante a recolha física do frete. Com tecnologia avançada, mais transportadoras estão a avançar para um conhecimento de embarque e facturação com base nas nuvens, o que permite tanto ao expedidor como à transportadora publicarem actualizações críticas dos detalhes do embarque em tempo real.
Existem múltiplos tipos de conhecimentos de embarque que são utilizados para tipos específicos de embarque, incluindo um OBL (conhecimento de embarque marítimo), AWB (conhecimento de embarque aéreo), ProBill: (geralmente para serviços de transporte terrestre ou transportes por camião).
Por que é importante um conhecimento de embarque?
A primeira e mais óbvia razão pela qual um conhecimento de embarque é importante é para fins legais. Um conhecimento de embarque protege tanto o transportador como o expedidor, ao documentar factos sobre o embarque. Contudo, para além do simples ‘rasto de papel’, um conhecimento de embarque também serve três importantes deveres:
– Evidência de embarque ou de transporte: Embora se assuma frequentemente que um BOL é simplesmente um contrato entre o vendedor e o comprador, isto não é completamente exacto. O contrato existe quando a encomenda é colocada – não é expedida. O conhecimento de embarque fornece provas de que a compra previamente acordada está a ser transmitida conforme acordado.
– Recibo de Mercadoria: Um BOL é um documento que verifica que os bens foram recebidos por um agente, transportador, 3PL ou outros de uma parte. Quando isto ocorre, na maioria dos casos, a organização que toma posse da mercadoria é responsável pelo seu estado. O BOL fornece um rasto de provas em papel para apoiar as reivindicações de danos de frete.
– Title Documentation: Isto significa essencialmente que quem detém o conhecimento de embarque tem o título de posse ou propriedade da mercadoria. É por isso que tanto o expedidor como o destinatário são anotados no conhecimento de embarque.