Office 365 Business Essentials é a versão mais económica do Microsoft Office para novas e pequenas empresas.
Não vai funcionar para todos, e algumas das limitações offline fazem com que a actualização para o Business Premium pareça bastante sedutora.
Ao mesmo tempo, o Office 365 Business Essentials fornece um conjunto completo de aplicações e serviços que funcionam lindamente em conjunto. A Microsoft está sempre a actualizar os seus produtos, acrescentando funcionalidades e funções à altura dos seus concorrentes. Muitas dessas ferramentas e vantagens têm-se desenvolvido no Business Essentials.
Por isso, embora não obtenha o barco completo de serviços e aplicações MS Office, o que obtém por $5 por mês por utilizador é fenomenal. Se tudo o que precisa são as aplicações básicas e o e-mail comercial, então o Office 365 Business Essentials cuidará de si.
Overvisão do Office 365 Business Essentials
Office 365 Business Essentials funciona em PC, Mac, Android, e iOS, e é licenciado com base numa assinatura. Se a sua subscrição estiver actualizada, a última versão será instalada cada vez que iniciar sessão.
Office 365 Business Essentials faz parte da família de serviços Office 365 Business, que também inclui o Office 365 Business e o Office 365 Business Premium. Cada um destes produtos suporta 300 ou menos utilizadores. As grandes empresas podem escolher da família de serviços Office 365 Enterprise, que suporta utilizadores ilimitados.
É a primeira coisa a notar. Se precisar de mais de 300 utilizadores, ou necessitará num futuro próximo, nenhuma das plataformas Office 365 Business o suportará.
Office 365 Business Essentials vs outros planos Office 365 Business
Por isso tem menos de 300 pessoas no seu negócio, e está a tentar escolher o plano certo. Não olhe apenas para o preço.
Das três ofertas da sua família de serviços empresariais, o Office 365 Business Essentials é o menos caro. No entanto, dizer que as suas funcionalidades são pobres não ajuda nada. Dependendo do que precisa, as compensações que vêm com o preço mais baixo do Business Essentials podem valer a pena.
Por exemplo, o Office 365 Business é o próximo passo no preço do Essentials. Vem com versões desktop das aplicações do Office, que o Essentials não tem. Isto pode ser valioso para as equipas que desejam um acesso rápido às suas aplicações. No entanto, o Office 365 Business não vem com as ferramentas de colaboração, como SharePoint, Yammer, e Equipas, ou um e-mail gerido.
Office 365 Business Essentials vem com tudo isso, embora custe significativamente menos por utilizador por mês do que o Office 365 Business. Por isso, é preciso pensar no que é mais importante: função de secretária ou coordenação baseada na nuvem.
Aqui está um gráfico simplificado que mostra o preço e elementos básicos que vêm com cada nível de assinatura da família de serviços Office 365 Business Essentials:
Aplicações do Office 365 Business Essentials em relação às aplicações online
Similar ao Office 365 gratuito, todas as aplicações no Office 365 Business Essentials são apenas web e móveis. As versões desktop das aplicações são apenas instaladas em Business e Business Premium.
Se estiver sempre online, isto pode não ser um grande problema. Além disso, OneDrive está incluído no Business Essentials, pelo que todos os seus ficheiros são copiados e disponibilizados em qualquer lugar através da sua conta Microsoft.
Mas se uma ligação fiável não for garantida, talvez queira pensar em Business Premium para garantir que tem o acesso necessário aos seus ficheiros do Office.
As aplicações online tendem a ser um pouco paradas das suas homólogas no local, mas não muito. As funções centrais estão todas lá, e a interface de utilizador está praticamente inalterada, embora as aplicações corram através do seu navegador. Além disso, o Suporte Microsoft oferece uma tonelada de ajuda para o guiar através de funções que ainda estão disponíveis via web e móvel, apenas geridas de forma ligeiramente diferente.
Em suma, obtém uma suite muito capaz com o Office 365 Business Essentials. As aplicações funcionam em conjunto e todos os seus utilizadores terão meios claros e em tempo real para partilhar, editar e acompanhar grandes projectos à medida que crescem.
Muito está incluído, por isso vamos percorrer as aplicações e serviços um a um. Depois disso, consideraremos os potenciais benefícios e desvantagens da utilização do Office 365 Business Essentials.
p>Procurar mais informações sobre os planos de preços do Office 365?
Aplicações incluídas com o Microsoft Office 365 Business Essentials
h3>Outlook: Cliente de e-mail
Entre Outlook e Exchange, que detalharei mais tarde, o Office 365 Business Essentials fornece um serviço de e-mail e calendário de classe empresarial com o qual pode contar. Isto inclui o seu próprio nome de domínio e um centro administrativo intuitivo para tratar de todas as suas necessidades de utilizador. Cada utilizador tem uma caixa de correio de 50GB, que é sincronizada em todos os seus dispositivos.
Palavra para a web: Processamento de texto
Esta é uma grande versão da aplicação de processamento de texto da Microsoft. Ajusta praticamente todas as características do texto e layout. Criar e partilhar facilmente uma gama de tipos de ficheiros. Incluir imagens e tabelas no texto e escolher entre uma série de características de design para gerir tudo, desde um boletim a um livro electrónico. As características de colaboração no Word Online permitem a edição em tempo real para que várias pessoas possam trabalhar no mesmo parágrafo, deixando comentários e rastreando alterações.
Excel para a web: Folhas de cálculo
Excel para a web parece e sente-se como a aplicação desktop, embora alguns formatos de ficheiro não sejam suportados. Tem todas as funções centrais do Excel (mais de 400) para tabelas e gráficos, bem como uma ferramenta de inquérito integrada. É fácil de colaborar, partilhando a visualização ou editando links para as suas folhas de cálculo on-line Excel com qualquer pessoa directamente.
PowerPoint para a web: Apresentações
A maior parte de tudo o que sabe sobre o PowerPoint de secretária está incluído na versão online. Pode criar slides, adicionar e editar texto, imagens, fotos, e gráficos SmartArt. À semelhança do Word para a web, verá que a colaboração é simplificada na versão online.
Uma coisa que notará é que o PowerPoint para a web inclui apenas oito transições e 18 fontes. Se construir a sua apresentação com a versão desktop, certifique-se de que utilizou as fontes e transições suportadas pelo PowerPoint Online para manter as coisas suaves.
OneNote for the web: Notebook
Esta é a forma fácil da Microsoft de guardar e sincronizar notas em todos os seus dispositivos. Em termos de liberdade que tem para guardar ideias, imagens, diagramas, o OneNote tem a sua própria liberdade com o Evernote – e algumas das características até ultrapassam-no. Pode gravar voz ou vídeos e adicioná-los às notas. E também pode converter notas à mão livre de um quadro branco ou página directamente em fonte de computador.
Aplicações incluídas com o Microsoft Office 365 Business Essentials (apenas para PC)
Acesso: Gestão de bases de dados
A poderosa ferramenta da Microsoft para analisar os seus dados apanha onde o Excel deixa. O acesso permite-lhe criar e partilhar tabelas, consultas, formulários e relatórios. Não precisa de ser um programador para trabalhar a partir dos modelos que vêm com o Access para gerar rapidamente os formulários necessários para começar a rastrear dados de clientes e pedidos.
Este é um sistema de gestão de base de dados completo. Para algumas pequenas empresas, pode ser mais do que necessita, mas outras descobrirão que, utilizando algumas das muitas ferramentas do Access, são capazes de gerar ricos insights a partir dos seus dados.
Publicador: Design e publicação
Como uma aplicação de desktop publishing, o Microsoft Publisher é fácil de usar para qualquer pessoa que esteja familiarizada com o Word. A ênfase na Publisher está no layout, design, e apelo visual em vez da criação ou prova de texto. Molde e estique a maioria dos seus documentos, e tudo se mantém exactamente da forma como o define na impressão, online, ou num e-mail.
É isto para as aplicações – todas elas trabalham em conjunto sem problemas, juntamente com os serviços detalhados abaixo.
Serviços incluídos no Microsoft Office 365 Business Essentials
h3>Exchange: Servidor de correio electrónico
Exchange é a aplicação do servidor que aloja correio electrónico e gere os contactos e calendário de toda a organização para o Office 365. Exchange assegura-se de que o backend de todas as suas comunicações e definição de datas é sincronizado e armazenado em segurança.
P>Embora o Outlook, que foi construído para funcionar com Exchange, as pessoas podem aceder ao seu correio a partir de qualquer lugar e de qualquer dispositivo. Exchange ligar-se-á a clientes de correio electrónico para além do Outlook, como o Gmail, mas não será tão fluido.
OneDrive: Armazenamento baseado em nuvem
Office 365 Business Essentials vem com 1TB de armazenamento em nuvem seguro e sincronizado no OneDrive. Com esta subscrição, provavelmente tudo o que fizer no Essentials será armazenado em ou funneled através de OneDrive.
Todos os ficheiros e pastas carregados são privados, mas podem ser partilhados com qualquer outra pessoa no OneDrive da empresa. Ou aqueles fora da empresa, dependendo da forma como a configuram.
Equipas: Comunicações unificadas
Teams é o espaço de trabalho persistente baseado no chat para a família de serviços Office 365. Só existe há alguns anos, mas as equipas já têm muitas das mesmas funções que se obtêm com Slack e outros concorrentes.
Como ferramenta de gestão de projectos, as equipas organizam as suas mensagens, reuniões, e chamadas num painel de controlo intuitivo. Canais e filtros personalizáveis ajudam-no a visualizar o seu trabalho e descobrir o que é importante.
Com a sua subscrição do Office 365 Business Essentials, poderá organizar videoconferências e reuniões online para até 250 utilizadores. Todas as aplicações e serviços do Office 365 desfrutam de integração nativa com Equipas e aproveita o SharePoint para armazenamento de ficheiros. Também pode ligar Equipas com serviços de terceiros, como GitHub ou Twitter.
Nota que as Equipas estão a substituir o Skype for Business, o anterior serviço de chat em grupo da Microsoft, que ainda é suportado mas que está a ser gradualmente eliminado.
Sharepoint: Team sites
SharePoint é um sistema de colaboração e gestão de documentos baseado em browser. Os grupos criam sítios para projectos em curso ou ad hoc, e depois adicionam qualquer conteúdo ou widgets que queiram. Tem muito controlo sobre a forma como os ficheiros são armazenados e versionados, e a funcionalidade Check In/Check Out permite acompanhar e controlar as alterações feitas aos ficheiros.
É uma grande ferramenta para promover a transparência e padrões coerentes entre as equipas, e o SharePoint é simples de escalar. Uma vez configurado o sítio, pode permitir aos interessados e clientes externos partilhar informação consigo também através do SharePoint.
Yammer: Social-networking for co-workers
Yammer é uma rede social para a sua empresa que está integrada com todas as outras aplicações Office 365.
Numa conversa Yammer, pode definir um compromisso que sincroniza no Outlook ou trabalhar num PowerPoint com outra pessoa. É preciso as melhores partes da rede social – chat, partilha fácil de ficheiros, marcação, gosto – e torna-as disponíveis para comunicação intra-empresa.
A sensação é como o Twitter ou o Facebook, e se é com isto que os empregados se sentem confortáveis, a Yammer pode ser uma ferramenta de colaboração realmente poderosa. A formação de grupos, fácil de alimentar e fácil, permite que a força de trabalho distribuída se mantenha em contacto entre escritórios ou países.
Planner: Gestão de projectos
P>Preciso agora, Planner é uma ferramenta de gestão de fluxo de trabalho bastante leve que vem com o Office 365 Business Essentials. Pode fazer grupos, atribuir tarefas, e acompanhar o progresso nos quadros. O Planner é actualizado regularmente, muitas vezes com novas funcionalidades, por isso pergunto-me quanto tempo permanecerá tão livre de encargos como agora.
Pense Asana, Trello, e assim por diante. A maior vantagem do Planner é que foi concebido especificamente para complementar as aplicações no ecossistema do Office 365. Notificações, e-mails, partilha de documentos – é tudo sem descontinuidades e fácil de controlar.
Sway: Apresentação online
Sway é uma aplicação de narração de histórias baseada na nuvem. Para a diferenciar do PowerPoint, o Sway é perfeito para transmitir informação sem apresentador. As apresentações interactivas, tais como webinars, tutoriais, e introduções de tópicos são fáceis de construir no Sway.
A interface é simples, mas ainda bastante limitada, embora a Microsoft continue a adicionar capacidade. Se tiver de se cingir a directrizes de marca apertadas, o Sway pode não suportar o que necessita. Se quiser fazer uma apresentação rápida e informal, poderá ser perfeita. O resultado final das relativamente poucas opções do Sway é que o produto final é optimizado em todos os dispositivos e plataformas.
Quem deve (e não deve) comprar o Office 365 Business Essentials?
Agora de ter uma ideia sólida do que vem com o Office 365 Business Essentials, é altura de avaliar se isso inclui o que precisa.
Se 1 TB de armazenamento ou um limite de 300 utilizadores vai ser um problema, então esta não é a solução para si. As ofertas de nível empresarial da Microsoft serão mais a sua velocidade. E se não quiser ter a Microsoft a alojar o seu e-mail, vai querer o Office 365 Business, não o Business Essentials.
Mas se for uma pequena empresa, e quiser apoiar a comunicação e colaboração de toda a equipa, o Office 365 Business Essentials pode funcionar muito bem.
E se se enquadrar na categoria de pessoas que não têm a certeza exacta do que querem, o Office 365 Business Essentials não vai quebrar o banco. Ele dar-lhe-á tudo o que precisa para descobrir o que quer.
Como provavelmente notou, há uma tonelada de sobreposições nas aplicações e serviços que vêm com o Office 365. Por exemplo, para algumas empresas, a Yammer vai ser um serviço realmente importante que liga todos em tempo real. Outras empresas podem utilizar equipas quase exclusivamente, confiando apenas na Yammer para aspectos informais da vida da empresa.
Com o Office 365 Business Essentials, pelo menos obtém a capacidade de seleccionar a partir das aplicações que deseja, para personalizar uma experiência de utilizador sem falhas que permite aos seus empregados trabalharem facilmente em múltiplos programas e dispositivos. Tudo por $5 por utilizador por mês. Não muito mal-educado.
E se for estudante ou educador, poderá obter o Office gratuitamente.