Organização do Projecto 101: Como estruturar o seu Projecto

O dia de se organizar é agora, e não mais tarde. Sem ter alguma organização para o seu projecto, corre o risco de enviar uma espiral de projecto extensa e demorada para um fracasso abjecto.

Um projecto bem organizado assegura que todos sabem o que se espera deles, qual é a sua autoridade e o que precisam de fazer. Fornece a pista para a execução de um projecto. Sem ele, um projecto está em desordem.

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O que é Organização do Projecto?

A organização do projecto é a estrutura do projecto. É criada separadamente, com especialistas e trabalhadores de vários departamentos. Este pessoal trabalha sob a direcção do gestor do projecto.

Organização do projecto é um processo. Fornece o arranjo para decisões sobre como realizar um projecto. Decide o processo do projecto: planear como os seus custos, prazos, pessoal, e ferramentas serão implementados. A organização do projecto é então apresentada aos intervenientes no projecto.

Áreas de Responsabilidade

Existem três áreas de competência e responsabilidade numa estrutura organizacional de projecto: a liderança do projecto, a equipa do projecto e a direcção do projecto. A liderança do projecto é responsável pela gestão do projecto, e a equipa de projecto implementa o projecto. O conselho do projecto é o órgão decisório que define o sucesso do projecto e se um projecto deve ou não ser cancelado.

Tipos de estruturas organizacionais de projecto

Existe uma variedade de estruturas organizacionais de projecto. Aqui estão três:

  • Funcional é quando os departamentos organizacionais são agrupados por áreas de especialização. Neste caso, o projecto é normalmente executado num ambiente de silo.
  • Projectado é quando toda a organização é organizada pelo projecto.
  • Matrix tem equipas que se reportam tanto a um gestor funcional como a um gestor de projecto, uma espécie de híbrido das duas estruturas anteriores.
  • A organização orgânica do projecto abraça a flexibilidade.
  • Virtual é quando o gestor de projecto é o centro da rede.
  • Multi-divisão significa que os grupos funcionais são descentralizados.

Entendendo que tipo de estrutura organizacional a utilizar determina a gestão de um projecto. A estrutura fornece os ossos para o projecto, e portanto o plano do projecto tem de se alinhar com a estrutura. Isto é normalmente feito com um organigrama de projecto.

Gráficos de Estrutura Organizacional do Projecto

Digurar qual a estrutura para fazer uma organização de projecto é apenas o início da organização de um projecto. O verdadeiro trabalho é implementar e aplicar essa organização de projecto. É por isso que o organigrama de um projecto é tão importante. Ele estabelece as relações formais entre o gestor do projecto, a equipa do projecto, a organização de desenvolvimento, o próprio projecto e os intervenientes no projecto.

Best Practices

O gestor do projecto cria a estrutura do projecto, que deve satisfazer as necessidades do projecto ao longo das suas fases. A estrutura organizacional do projecto, contudo, não pode ser demasiado rígida ou demasiado frouxa, mas deve encontrar o equilíbrio certo entre esses dois pontos. O objectivo de uma organização de projecto é ajudar a equipa a alcançar o objectivo do projecto e a fazer o seu melhor. Por conseguinte, um gestor de projecto deve analisar os pontos fortes dos membros da sua equipa para o início e, quando lhes é atribuído, perguntar-lhes se se sentem confortáveis nas suas funções.

Embora o organigrama do projecto promova a colaboração de uma forma rentável, evitando duplicações e sobreposições de esforços, tem apenas um valor limitado. Isto porque apenas ilustra uma relação hierárquica entre a equipa, e não a forma como irão fazer o trabalho. Dito isto, ainda é uma ferramenta valiosa e parte de qualquer projecto ou portfólio bem planeado.

Como fazer um organigrama do projecto

O organigrama do projecto identificará os papéis e responsabilidades da equipa, mas também detalhará os membros da equipa seleccionados para esses papéis. Isto inclui a identificação de formação, se necessário, reconhecendo como atribuir recursos e determinando formas apropriadas de envolver as partes interessadas. Para tal, há seis passos a dar.

o que vai para um organigrama do projecto?

Identificar Pessoal

P>Primeiro, quem são as pessoas que estão relacionadas com o âmbito do projecto? Estas são as pessoas que têm impacto no projecto. São eles o pessoal chave. Estas pessoas podem dirigir a gama desde marqueteiros a vendedores, chefes de departamento e pessoal de TI a consultores e pessoal de apoio, etc.

Criar Equipa de Gestão Superior

O passo seguinte é conseguir uma equipa que seja responsável pelo projecto. Estes são, evidentemente, os indivíduos com interesse no projecto e estão empenhados no seu sucesso. Esta equipa é normalmente constituída por patrocinadores do projecto ou pelo cliente, embora também possa incluir peritos que oferecem orientação ao longo do projecto.

3>3 Atribuir Coordenadores de Projecto

É necessário ter uma pessoa pontual, ou grupo ao nível de gestão médio-baixo, para desempenhar funções que se situem a este nível. Esta pessoa ou grupo irá ajudar a sincronizar as tarefas da equipa. O número de coordenadores será determinado pela dimensão do projecto, mas concentrar-se-á sempre em três áreas de um projecto: planeamento, técnica e comunicação.

Nota Stakeholders

Fora da equipa que irá executar o projecto, é fundamental identificar as partes interessadas, uma vez que também são afectadas pelo projecto e participam no desenvolvimento do projecto.

Identificar requisitos de formação

Por vezes as equipas são competentes nas suas tarefas e com as ferramentas que foram fornecidas para as ajudar. Por vezes não estão e precisam de um período de formação antes de o projecto poder ser executado. Este é o ponto onde qualquer formação que seja necessária é estabelecida e oferecida à equipa. O coordenador do projecto é geralmente quem gere esta tarefa de requalificação dos membros da equipa.

Criar Organograma do Projecto

Finalmente, é altura de desenvolver o organograma do projecto. Primeiro, rever as etapas anteriores e depois fazer esta representação visual de como as pessoas no projecto irão colaborar, quais são as suas funções e onde estão inter-relacionadas. Pode utilizar uma ferramenta gratuita de diagrama de rede, tal como o Google Draw, e quando o tiver feito, tê-lo divulgado às partes necessárias.

O organigrama do projecto deve ter os principais decisores listados. Cada pessoa envolvida no projecto deve ter uma atribuição e um papel identificado e as responsabilidades desses papéis claramente definidas. Quaisquer ligações entre os papéis devem ser identificadas, bem como todas as partes interessadas. Certifique-se de que os canais de informação e comunicação são também definidos e descritos.

Como o ProjectManager.com ajuda na organização do projecto

Após ter a estrutura e o organigrama do projecto, é importante certificar-se de que essa estrutura se mantém ao longo do ciclo de vida do projecto. O ProjectManager.com tem as ferramentas que os gestores de projecto ou os gestores de programa necessitam quando trabalham num ou numa carteira de projectos. As nossas características garantem que a organização do seu projecto é sólida, com características que acompanham as carteiras de projectos.

Gantt chart for maintaining project organization
ProjectManager.Com’s Online Gantt Chart

ProjectManager.com permite-lhe criar grupos de projectos para carteiras de projectos individuais. Isto permite-lhe ter um painel de controlo a nível de carteira, que pode gerar gráficos e gráficos para relatórios, ou um gráfico de Gantt sobre grupos seleccionados de projectos. Depois pode organizar por equipa, região, agenda ou gestor de carteiras.

ProjectManager.com é um software de gestão de projectos baseado na nuvem que tem um conjunto completo de funcionalidades para ajudar os gestores de projectos e as suas equipas a trabalharem de forma eficiente e produtiva. Quer esteja a trabalhar num projecto ou numa carteira de projectos, o nosso robusto software dá-lhe os controlos para os gerir com sucesso, com ferramentas de planeamento, monitorização e relatórios. Veja como o ProjectManager.com pode pegar no seu organigrama de projectos e levá-lo através da sua carteira de projectos, fazendo este teste gratuito por 30 dias.

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