Declaração de Missão
Abertura conduz a uma cidadania melhor informada, o que leva a um melhor governo e a melhores políticas públicas. É missão e intenção da STOW CLERK OF COURTS cumprir e cumprir sempre plenamente tanto o espírito como a letra da Lei dos Registos Públicos do Ohio.
DEFINING PUBLIC RECORDS
Um “registo” é definido para incluir o seguinte: Um documento em qualquer formato – papel, electrónico (incluindo, mas não limitado a, correio electrónico comercial) – que é criado, recebido por, ou está sob a jurisdição do CLERK OF COURTS que documenta a organização, funções, políticas, decisões, procedimentos, operações, ou outras actividades do escritório.
Um “registo público” é um “registo” que está a ser mantido por este escritório no momento em que é feito um pedido de registo público, sujeito às isenções aplicáveis de divulgação ao abrigo do Ohio ou da lei federal. Todos os registos públicos devem ser organizados e mantidos de modo a poderem ser disponibilizados para inspecção e cópia.
P>RESPONSE TIMEFRAME
Registos públicos devem estar disponíveis para inspecção durante o horário normal de expediente. Os registos públicos devem estar disponíveis para inspecção prontamente. As cópias dos registos públicos devem ser disponibilizadas num período de tempo razoável. “Pronta” e “razoável” têm em conta o volume de registos solicitados, a proximidade do local onde os registos são armazenados, a necessidade de qualquer revisão e redação legal, e outros factos e circunstâncias dos registos solicitados.
É o objectivo do CLERO DE CURSOS que todos os pedidos de registos públicos devem ser confirmados por escrito ou, se possível, satisfeitos no prazo de três dias úteis após a recepção do pedido pelo escritório.
PEDIDOS DE MANUTENÇÃO
Não é necessária nenhuma língua específica para fazer um pedido de registos públicos. Contudo, o requerente deve pelo menos identificar os registos solicitados com clareza suficiente para permitir ao escritório identificar, recuperar e rever os registos.
O requerente não tem de apresentar um pedido de registos por escrito, e não tem de fornecer a sua identidade ou a utilização prevista do(s) registo(s) público(s) solicitado(s). É política geral deste gabinete que estas informações não sejam solicitadas. No entanto, a lei permite que o escritório solicite um pedido por escrito, a identidade do requerente e/ou a utilização prevista das informações solicitadas, mas apenas se (1) um pedido por escrito ou a revelação da identidade ou utilização prevista beneficiar o requerente, reforçando a capacidade do escritório para identificar, localizar ou entregar os registos públicos solicitados; e (2) o requerente for informado primeiro de que não é necessário um pedido por escrito e que o requerente pode recusar revelar a identidade ou a utilização prevista do requerente.
No processamento do pedido, o escritório não tem a obrigação de criar novos registos ou realizar uma pesquisa ou pesquisa de informação nos registos do escritório. Um registo electrónico é considerado como existente desde que um computador já esteja programado para produzir o registo através do uso padrão do escritório de classificação, filtragem, ou consulta de características.
Embora não seja exigido por lei, o escritório deve considerar a geração de novos registos quando tal fizer sentido e for prático dadas as circunstâncias.
No processamento de um pedido de inspecção de um registo público, um funcionário do escritório pode acompanhar o requerente durante a inspecção para fazer com que certos registos originais não sejam retirados ou alterados.
Uma cópia da edição mais recente do Ohio Sunshine Laws Manual está disponível através do website do Procurador-Geral da República (www.ohioattorneygeneral.gov/YellowBook) com o objectivo de manter os funcionários do escritório e o público educado sobre as obrigações do escritório ao abrigo da Lei dos Registos Públicos de Ohio, da Lei das Reuniões Abertas de Ohio, das leis de retenção de registos, e da Lei dos Sistemas de Informação Pessoal.
RELATÓRIOSELECTRÓNICOS
Os registos sob a forma de correio electrónico, mensagens de texto, e mensagens instantâneas, incluindo os enviados e recebidos através de um dispositivo de comunicação portátil, devem ser tratados da mesma forma que os registos noutros formatos, tais como papel ou cassete áudio.
O conteúdo dos registos públicos transmitidos de ou para contas privadas ou dispositivos pessoais está sujeito a divulgação. Todos os funcionários ou representantes deste escritório são obrigados a manter os seus registos de correio electrónico e outros registos electrónicos de acordo com os horários de retenção de registos aplicáveis.
DENIAL AND REDACTION OF RECORDS
Se o requerente fizer um pedido ambíguo ou demasiado amplo ou tiver dificuldade em fazer um pedido tal que o escritório não possa identificar razoavelmente os registos públicos solicitados, o pedido pode ser recusado, mas o escritório deve então dar ao requerente a oportunidade de rever o pedido, informando-o da forma como os registos são mantidos e acedidos pelo escritório.
Se o gabinete retiver, redigir, ou de outra forma negar os registos solicitados, deve fornecer uma explicação, incluindo autoridade legal, para a(s) negação(ões). Se o pedido inicial tiver sido feito por escrito, a explicação deve também ser dada por escrito. Se partes de um registo forem públicas e partes estão isentas, as partes isentas podem ser redactas e as restantes devem ser divulgadas. Ao tornar os registos públicos disponíveis para inspecção pública ou cópia, o escritório notificará o requerente de qualquer redação ou tornará a redação claramente visível.
COPYING AND MAILING COSTS
Aquele que procura registos públicos pode ser cobrado apenas o custo real de fazer cópias, e não mão-de-obra. O custo das cópias em papel é de 0,05 cêntimos por página. A taxa para ficheiros electrónicos descarregados para um disco compacto é de $1,00 por disco.
Pode ser exigido a um requerente o pagamento antecipado dos custos reais envolvidos no fornecimento da cópia. O requerente pode optar por duplicar o registo em papel, no mesmo suporte em que o registo público é mantido, ou em qualquer outro suporte em que o escritório determine que o registo pode ser razoavelmente duplicado como parte integrante das operações normais do escritório.
Se um requerente solicitar que os documentos lhe sejam entregues, poderá ser-lhe cobrado o custo real dos portes de correio e dos fornecimentos de correio, ou outros custos reais de entrega. Não há qualquer custo para documentos enviados por correio electrónico.
GERENCIAMENTO DE REGISTROS
O CLERK DE REGISTROS DO TRIBUNAL DE CONTAS está sujeito a horários de retenção de registos. Os horários actuais do escritório estão disponíveis em 4400 Courthouse Drive, Stow, OH 44224, um local prontamente disponível ao público conforme requerido pelo Código Revisto de Ohio §149.43(B)(2).
Uma versão para download desta Política pode ser encontrada aqui: Política de Registos Públicos