Prendas para a sua equipa e clientes são dedutíveis nos EUA?

Conselhos fiscais

Muitos proprietários de pequenas empresas gostam de mostrar apreço pelos seus clientes, clientes, e equipa com presentes atenciosos. Afinal, está a construir uma relação com os seus clientes e um vínculo com a sua equipa.

Se sob a forma de dinheiro, cartões de oferta, ou um sinal de apreço, os presentes vêm com implicações fiscais que os proprietários de pequenas empresas devem ter em conta.

Below I’ll share everything you need to know about deducting gifts, as well as the rules that may have changed due to the Tax Cuts and Jobs Act.

Presentes para Membros da Equipa

Antes de dar um presente a um empregado, há duas questões que deve considerar:

1. Este presente é tributável para o meu empregado?
2. É este presente uma despesa comercial dedutível?

A resposta a estas perguntas depende da forma e do valor do presente.

Se o presente for considerado um rendimento tributável para o empregado, é-lhe exigido que retenha todos os impostos federais e estaduais aplicáveis ao rendimento e à folha de pagamentos. Deve também pagar outros impostos sobre o emprego, tais como impostos federais e estaduais de desemprego sobre estes montantes.

Equipe Presente Tipo 1: Bens tangíveis

Presentes de bens imóveis não são considerados rendimentos tributáveis para os empregados desde que se enquadrem na definição de um “benefício marginal de minimis”.

Segundo o IRS, um benefício marginal de minimis é um presente “para o qual, considerando o seu valor e a frequência com que é fornecido, é tão pequeno que torna a sua contabilização irrazoável e impraticável”.”

Isto pode incluir os lanches ocasionais, café, e donuts, ou presentes de férias ou de aniversário com um baixo valor justo de mercado, tais como flores, fruta, livros, etc.

O IRS não especifica um montante máximo em dólares para excluir benefícios marginais de minimis do rendimento tributável de um empregado, mas a empresa não pode deduzir mais de $25 de um presente a qualquer pessoa por ano, incluindo empregados.

Por exemplo, digamos, como um gesto de apreciação por trabalhar longas horas num projecto, compra ao seu empregado $100 bilhetes de concertos. Apenas $25 desse presente seria uma despesa comercial dedutível. O resto seria não dedutível.

Equipe Presente Tipo 2: Cartões de Oferta e Certificados

Cartões de Oferta e Certificados de Oferta são considerados rendimentos tributáveis para os empregados porque podem ser usados essencialmente como dinheiro. O custo do cartão de oferta é totalmente dedutível para a empresa, mas deve reter impostos do pagamento do empregado por estas ofertas.

Equipe Presente Tipo 3: Prémios

Pode deduzir até $400 do custo de segurança do empregado e prémios de serviços de bens pessoais tangíveis (tais como um relógio) para cada empregado por cada ano. Os prémios não são rendimentos tributáveis aos empregados, mas devem ser limitados.

Para prémios de serviços, não podem ser concedidos durante os primeiros cinco anos de serviço do empregado e não com mais frequência do que a cada cinco anos. Os prémios de segurança não podem ser concedidos a mais de 10% dos empregados durante o mesmo ano.

A Lei de Cortes de Impostos e Emprego de 2017 (TCJA) esclareceu que os prémios de bens pessoais tangíveis não podem incluir dinheiro, equivalentes a dinheiro ou cartões de oferta, férias, refeições, alojamento, bilhetes de teatro, bilhetes de desporto, acções, obrigações, ou investimentos semelhantes.

Ao registar presentes aos empregados nos seus livros, se o presente tiver de ser incluído na compensação tributável do empregado, afixe-o na mesma conta em que afixaria o seu salário, salário, ou bónus. Se o presente não for considerado compensação, registe-o em “incentivos aos empregados”

Presentes para Clientes

Existem poucas formas de mostrar o seu apreço pelos seus clientes estrela. Os presentes são apenas uma forma dessa gratidão.

Prendas para Clientes Tipo 1: Propriedade Tangível

A mesma regra aplica-se ao seu cliente: Não pode deduzir mais de $25 por pessoa, por ano para presentes de negócios.

O IRS declara especificamente que despesas incidentais, tais como porte, gravação, e embrulho de presentes não estão incluídas nesse limite de $25. Contudo, se algo acrescentar valor ao presente em si, não pode ser considerado um presente incidental.

Por exemplo, digamos que se compra um cabaz de presentes para um cliente que custa $25. Digamos que também adicionou uma garrafa de vinho de $25 ao cesto e gastou mais $20 em embalagem e cesto de envio. A sua dedução seria de $45-um máximo de $25 para o cesto de oferta e o vinho e um adicional de $20 para embrulho e envio.

Client Gift Type 1: Branded Swag

Good news is you don’t have to include branded marketing collateral in that $25 limitation.

Itens que custam menos de $4, têm o nome ou logotipo da sua empresa impresso neles, e são um dos muitos itens idênticos que dá regularmente não são considerados presentes.

Presente de Cliente Tipo 2: Entretenimento

Tenha cuidado com a dedução de presentes que possam ser considerados despesas de entretenimento. Por exemplo, se der a um cliente bilhetes para um evento de entretenimento, é que um presente ou entretenimento?

Geralmente, se assistir ao evento com o cliente (sempre que o pudermos fazer novamente), os bilhetes devem ser tratados como uma despesa de entretenimento. Se der bilhetes a um cliente e não comparecer ao evento, pode ser considerado um presente.
Esta distinção é importante porque o TCJA eliminou a dedução para despesas de entretenimento a partir de 1 de Janeiro de 2018.

Pro-Tip: Mantenha Registos de Presentes Dedutíveis de Impostos!

Como com a maioria das deduções fiscais, manter registos do que comprou, quanto pagou e o objectivo comercial do presente é fundamental para garantir que recebe a sua dedução.

Diga que pára num retalhista local e compra quatro cestos de presentes para clientes a 25 dólares cada um. Se o recibo não incluir uma lista pormenorizada dos presentes comprados e mostrar o total que pagou em vez disso, é uma boa ideia tomar nota de que comprou quatro cabazes de oferta a $25 cada. Em cada um deles, indique também os clientes para quem foram comprados os cabazes de oferta.

Assim, se o seu preparador de impostos – ou o IRS – perguntar a dedutibilidade do seu presente, tem documentação escrita para o apoiar.

Todos sabem que é melhor dar do que receber – ainda mais se essa oferta puder beneficiar a sua factura fiscal.

No final do dia, é um ganho para todos: uma pequena oferta de apreço pode deixar uma impressão duradoura e servir como uma dedução valiosa. (Certifique-se apenas de manter registos completos para que o seu espírito doador não volte a morder-lhe na altura dos impostos!)