Tutti abbiamo quel file Excel. Sai, quello che impiega minuti solo per aprirlo o salvarlo!
Vuoi smettere di aspettare ogni volta che ci lavori?
Se è così, questo breve post è per te!
Florence, consulente senior di UpSlide, ti insegnerà come ridurre le dimensioni del tuo file Excel.
Alla fine dell’articolo, saprai come comprimere qualsiasi file Excel in pochi secondi.
Sei pronto a lasciare il lavoro prima oggi?
Prima di tutto, controlla il tuo grande file Excel
Prima di diminuire le dimensioni del tuo file Excel, vorremmo condividere con te un consiglio per iniziare – puoi saltarlo se preferisci applicare subito i consigli di Florence.
Più si aggiungono commenti, formule, formattazione condizionale, fogli nascosti e così via, più i file Excel diventano pesanti. Per esempio, i professionisti della finanza che lavorano nei servizi di transazione o nell’investment banking costruiscono modelli con tonnellate di formule, tabelle e fogli.
Ecco un consiglio prima di iniziare: puoi scoprire quali sono i fogli più pesanti nel tuo file Excel. Per farlo, fate una copia del vostro file Excel e seguite questi passi:
- Aprite l’Esplora File dove è salvato Excel
- Visualizzate le estensioni dei nomi dei file nella scheda “Visualizza”
- Cambiate l’estensione della vostra copia del file Excel con “.zip”
- Poi apri la cartella zippata e vai su xl > fogli di lavoro
- Ordina per dimensione
Visualizzare i fogli più pesanti può aiutarti a scegliere con quali iniziare. Per esempio, “foglio26.xml” rappresenta quasi un terzo del volume globale. Di solito, corrisponde al foglio n+1 nel tuo file Excel nell’esempio di cui sopra, potremmo iniziare tagliando il ventisettesimo foglio.
Fate attenzione! La regola n+1 tiene conto dei fogli nascosti. Se hai molti fogli nascosti, può diventare difficile trovare quello giusto. Un modo per sapere con certezza che hai il foglio giusto è quello di ottenere il nome esatto. Ecco la guida dettagliata per trovare il nome di un foglio.
Ora, i consigli di Florence!
Prendi un qualsiasi file Excel di grandi dimensioni che vuoi alleggerire. Come visto sopra, puoi iniziare concentrandoti sui fogli di lavoro più pesanti.
Ecco sette consigli per ridurre le dimensioni del tuo file Excel subito:
Tip #1: Rimuovi la formattazione condizionale
La formattazione condizionale è utile quando devi evidenziare dati specifici. Ma la verità è che può rendere rapidamente pesante il tuo file Excel. Suggeriamo di rimuovere la formattazione condizionale dal tuo foglio di calcolo non appena hai finito. Per farlo:
- Seleziona alcune celle formattate sul tuo foglio
- Vai alla scheda Home > Formattazione condizionale > Cancella regole > Clear from Selected Cells
Se vuoi rimuovere la formattazione condizionale da tutte le tue celle, scegli “Cancella regole da tutto il foglio”.
Suggerimento #2: Ritagliare ogni foglio di lavoro al suo intervallo usato
Sapevate che i fogli Excel possono avere fino a un milione di righe? Un buon modo per ridurre le dimensioni del tuo file Excel è quello di sbarazzarsi delle righe e colonne vuote. Ecco come potete farlo:
- Seleziona tutte le righe e colonne inutilizzate (scorciatoia = Ctrl+Shift+freccia destra/giù)
- Clicca a destra-click > Elimina
Tip #3: Rimuovere le formule inutili
Tutti noi usiamo le formule di Excel per manipolare e combinare i dati in modo dinamico! Ma spesso dimentichiamo di rimuoverle quando non sono più necessarie.
Un buon modo per ridimensionare il tuo file e mantenere un registro dei tuoi dati è quello di sostituire le tue formule con i loro valori:
- Seleziona le celle con cui stai lavorando (puoi usare la scorciatoia Ctrl+A per selezionare l’intero foglio)
- Copia e Incolla speciale: Valori
Questo rimuoverà anche i collegamenti ipertestuali, che rendono il vostro file pesante.
Tip #4: Comprimere le immagini in Excel
Una regola d’oro è evitare di avere immagini in Excel. Se dovete comunque usare delle immagini, una buona pratica è quella di comprimerle sempre:
- Selezionate l’immagine che volete alleggerire
- Andate alla scheda Formato immagine
- Cliccate su Comprimi
- Si consiglia di deselezionare la prima casella (“Applica solo su questa immagine”) per comprimere tutte le immagini all’interno del vostro file Excel
- Opzionale: potete scegliere la risoluzione che volete (noi consigliamo l’email).
Tip #5: Formattazione chiara dei dati
La formattazione permette all’occhio di strutturare naturalmente le informazioni. Tuttavia, la formattazione dei dati appesantisce anche i tuoi fogli. Fidati, anche noi amiamo formattare i dati! Se però hai difficoltà a caricare un file, ti consigliamo di rimuovere la formattazione:
- Seleziona tutte le righe formattate, colonne e celle che non contengono dati
- Home > Modifica > Cancella formato
Tip #6: Cancellare gli orologi
Chi lavora su grandi file con molti fogli e formule sa cosa sono gli orologi (non quello al polso!). Quando sono numerosi, appesantiscono i vostri fogli di calcolo. Una volta che avete finito con loro, una buona pratica è quella di rimuoverli dai vostri file:
- Vai alla scheda Formula > Finestra orologio
- Seleziona tutti e clicca su “Elimina”
Tip #7: Eliminare i dati nascosti (fogli, righe e colonne)
IMPORTANTE: Si consiglia di applicare questo passaggio per ultimo, in quanto può rompere le formule e non può essere invertito! Fai una copia prima.
Iniziamo con i fogli! 😊
- Clicca con il tasto destro del mouse su un foglio
- Seleziona “Unhide”
- Ripeti i passi precedenti per ogni foglio
Ora facciamo lo stesso con colonne e righe:
- Selezionate l’intero foglio (Ctrl+A)
- Fate clic destrocliccare sulle vostre righe/colonne
- Cliccare “Unhide”
Ora che potete vedere il vostro intero file Excel, è possibile eliminare tutti i fogli, le colonne e le righe non necessarie. Inoltre, puoi facilmente controllare il tuo file per individuare i fogli pesanti con il metodo che abbiamo usato all’inizio dell’articolo.
✨BONUS TIP: Riduci le dimensioni del tuo file Excel in un click
Buone notizie!
A UpSlide, ci piace lavorare su file leggeri. Ecco perché abbiamo creato una funzione che fa il lavoro per te: Smart Clean! Applica tutti i suggerimenti di cui sopra in un batter d’occhio. Un solo clic sulla scheda UpSlide in Excel e il tuo file sarà leggero come una piuma: questa funzione può ridurre le dimensioni del tuo file Excel fino al 99% del suo peso iniziale!
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