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Nel 2020, l’industria dei viaggi si è trovata tra i settori più colpiti dalla COVID-19. L’American Society of Travel Advisors (ASTA) ha riportato un taglio del 75% delle entrate in tutte le agenzie di viaggio rispetto al 2019.
Ora, le imprese affrontano una lunga strada per la ripresa. Essendo più vulnerabili alle conseguenze della crisi, le piccole aziende hanno bisogno di ulteriore supporto e opportunità di riduzione dei costi. Molti di loro scelgono di chiedere aiuto alle agenzie di viaggio, il che si è rivelato una mossa saggia anche in tempi migliori.
Questo articolo spiega come funzionano le agenzie di viaggio, quali vantaggi offrono ai professionisti dei viaggi e come scegliere la giusta soluzione tra infinite opzioni.
Cos’è un’agenzia di viaggio host?
Un’agenzia di viaggio host è una società che supporta le esigenze professionali delle agenzie di viaggio a domicilio, degli agenti contrattuali individuali (IC) e dei nuovi arrivati. Opzionalmente, possono anche servire le esigenze dei viaggi aziendali. Grosso modo, gli host fungono da intermediari tra la rete di rivenditori di viaggi, spesso senza esperienza, e i fornitori di viaggi.
“Un’agenzia di viaggi host è un acceleratore”, spiega Ernesto Sigg Rodríguez, Chief Commercial Officer di Fitbooktravel, che fornisce servizi di consulenza tecnologica per aziende di viaggi online. “Come agente di viaggio vuoi gestire il tuo business, ma hai bisogno di risorse che non puoi permetterti da solo. Un HTA ti darà queste risorse finché non avrai abbastanza trazione per volare da solo.”
Modello di business dell’agenzia di viaggi host
Tutti gli agenti appartenenti a un particolare host usano gli stessi numeri di accreditamento o ID per prenotare i viaggi. In questo modo, i fornitori vedono l’intero gruppo come un unico cliente rispettabile piuttosto che una banda di novellini con bassi volumi di vendita.
Questo modello permette alle aziende con un budget limitato di saltare le lunghe e costose procedure di acquisizione delle credenziali necessarie. Inoltre, ottengono l’accesso a offerte migliori e livelli di commissione più alti disponibili solo per i grossisti o i clienti aziendali. In cambio, un host divide le commissioni con l’agente e addebita una quota fissa (mensile o annuale) per i suoi servizi.
Accreditamenti e appartenenze delle agenzie di viaggio host
Di quali accreditamenti ha bisogno un’agenzia per essere identificata come professionista dei viaggi? Anche se ci sono numerose opzioni, gli host di solito lavorano con i tre ID più accettati e importanti.
Codice numerico IATA/IATAN. L’accreditamento della International Air Transport Association (IATA) o della sua divisione con sede negli Stati Uniti, la International Airlines Travel Agent Network (IATAN) autorizza l’emissione di biglietti aerei per conto delle compagnie aeree. Serve anche come segno di professionalità per i consulenti di viaggio e altri operatori del settore.
Numero di codice dell’agenzia ARC. La Airlines Reporting Corporation o ARC lavora solo con le agenzie di viaggio statunitensi. Permette loro di vendere biglietti aerei e gestisce le transazioni finanziarie tra vettori e rivenditori.
In effetti, ARC e IATAN si duplicano a vicenda, quindi le aziende affiliate ad ARC non hanno bisogno delle credenziali IATAN. Tuttavia, molte agenzie americane preferiscono averle entrambe, poiché la IATAN è associata a un riconoscimento professionale mondiale e i suoi membri possono godere di sconti di viaggio significativi.
CLIA Agency Membership. Un’agenzia di viaggi può prenotare crociere, indipendentemente dal tipo di accreditamento professionale che possiede. Tuttavia, la Cruise Lines International Association è l’unica organizzazione che offre un programma di certificazione incentrato sulle crociere. I membri della CLIA hanno una forte reputazione come venditori di crociere e usufruiscono di vantaggi e sconti esclusivi.
Ognuna di queste iscrizioni richiede quote significative, un grande volume di vendite e una comprovata esperienza nel business. Con un’agenzia host, una piccola compagnia può ottenere tutte le credenziali immediatamente ad un prezzo basso.
Servizi forniti dalle agenzie di viaggio host oltre all’accreditamento
Sicuramente, l’uso di un numero di accreditamento è una parte importante dell’offerta di qualsiasi agenzia host, il che rende questo scenario fattibile e vantaggioso. Come abbiamo detto prima, lavorare sotto l’ombrello dell’host garantisce bassi costi di avviamento, commissioni più alte e nessun problema per ottenere e rimanere certificati.
Ma la maggior parte delle agenzie host hanno qualcosa di più da offrire alla loro rete di agenti. L’assortimento di servizi varia da un’agenzia all’altra, a seconda delle esigenze dei clienti target. Tuttavia, l’elenco più comune comprende le seguenti opportunità.
Educazione e formazione
Quasi tutte le agenzie host forniscono diversi tipi di programmi di formazione sia ai nuovi arrivati che a coloro che hanno già familiarità con il business dei viaggi. I nuovi agenti acquisiscono una conoscenza generale del business e informazioni specifiche del settore – come quale fornitore serve una particolare destinazione.
Per gli appaltatori esperti, le grandi agenzie host offrono formazione continua, aggiornamenti dai fornitori, conferenze, meetup e altro ancora.
Tenitura della contabilità e monitoraggio delle vendite
Spesso, un’agenzia host assume il ruolo di una contabile part-time, gestendo commissioni e tasse. Un agente riceve dei rapporti per tracciare il denaro guadagnato e monitorare la performance del business. Una volta all’anno, un host invia ai suoi clienti un modulo fiscale 1099.
Errors and Omissions (E&O) insurance
Errors and Omissions o E&O insurance non è qualcosa di specifico dell’industria dei viaggi. Protegge qualsiasi impresa di servizi dai costi delle cause legali intentate per errori professionali. Copre la difesa legale, le spese giudiziarie e amministrative, le liquidazioni e le sentenze.
Ogni agenzia di viaggi ha bisogno di questa protezione? Sì, perché tutti commettono errori e le loro conseguenze possono essere devastanti per il portafoglio. Molte agenzie di accoglienza offrono ai contraenti di unirsi alla loro polizza assicurativa piuttosto che ottenere una polizza separata. Naturalmente, questa polizza assicurativa si applica solo alle prenotazioni effettuate sotto il numero di accreditamento dell’host.
Programmi di marketing e opportunità di vendita
La più grande sfida che i nuovi arrivati devono affrontare è la promozione dei loro servizi. Questo è il motivo per cui gli host di viaggio in genere organizzano programmi di marketing per le agenzie di viaggio. Questi programmi comprendono formazione, corsi, materiali di marketing e tecnologie per costruire un business. Inoltre, i grandi fornitori spesso usano le agenzie host per promuovere i loro prodotti, e i piccoli agenti possono trarre grande vantaggio da questi programmi partner.
Lead generation
Alcune grandi agenzie host pubblicizzano i loro programmi di lead generation. In genere, forniscono una tecnologia che abbina automaticamente gli agenti affiliati alle richieste dei consumatori in base alla nicchia, alle competenze e ad altre metriche. In questo modo gli agenti possono ottenere nuovi clienti e guadagnare guadagni più alti.
Soluzioni tecnologiche
Per gestire un business di viaggi hai bisogno di una varietà di strumenti digitali. E le agenzie ospitanti fanno del loro meglio per dotare i loro agenti dei programmi necessari. Il pacchetto software può includere
- sistemaCRM,
- software di contabilità,
- software di email e social media marketing,
- un motore di generazione di lead,
- strumenti di prenotazione, e
- un sito web rivolto al consumatore.
Quindi, questo è ciò che le agenzie di hosting fanno di solito: fornire ai propri affiliati tutte le credenziali, le competenze, le risorse, il supporto e le tecnologie necessarie per gestire un business di viaggi. Significa che il primo host che incontri coprirà perfettamente le tue esigenze? Certamente no.
Scavando nei dettagli, sembra che le agenzie host differiscano in molti modi, dal volume delle vendite e una nicchia su cui si concentrano alla quota di commissioni offerte. Il che ci porta alla prossima domanda: Come scegliere l’opzione giusta?
Come scegliere un’agenzia di viaggi host
Anche se applicano lo stesso modello di business, le agenzie host non sono tutte uguali. E ci vuole tempo per trovare quella che corrisponde alle tue aspettative. Ecco dei consigli che ti aiuteranno a restringere le tue scelte.
Optate per il partner più esperto che potete trovare – specialmente se state entrando da poco nel business dei viaggi. Più nuovo è l’host, meno conoscenze e meno contatti preziosi ha. Inoltre, le piccole agenzie host di solito acquisiscono meno vantaggi dai fornitori a causa di un modesto volume di vendite. Quindi, gli host medi (100+ agenti) e grandi (500+ agenti) con una lunga storia sono una scelta più sicura. Solo le eccezioni più rare dimostrano questa regola.
Seleziona un’agenzia host tra i membri di associazioni rispettabili – come l’American Society of Travel Advisors (ASTA) o la Professional Association of Travel Hosts (PATH). Per aderire a queste organizzazioni, una società deve soddisfare una serie di requisiti. Questo garantisce la competenza e il rispetto di un rigoroso codice etico.
Controlla se un host appartiene a qualche consorzio. Nel settore dei viaggi, un consorzio è una rete di agenzie indipendenti che fanno squadra per aumentare il potere d’acquisto e i tassi di commissione. Un’azienda deve raggiungere un certo volume di vendite per entrare nel club, quindi questa opzione non è disponibile per le piccole imprese. Se il tuo potenziale ospite è membro di consorzi come Virtuoso, Signature Travel Network o Ensemble Travel Group, avrai automaticamente accesso a tutti i servizi esclusivi.
Identificare il livello di supporto da cercare. I nuovi arrivati e gli agenti esperti hanno bisogno di livelli diversi di supporto da parte di un’agenzia ospitante. Mentre i primi richiedono molta formazione e tutoraggio, i secondi possono cercare principalmente i pagamenti e i benefici più alti dai grandi fornitori.
Guarda la lista dei fornitori preferiti – o compagnie aeree, compagnie di crociera, catene alberghiere, tour operator e altri fornitori con cui un’agenzia host collabora. Questi fornitori offrono i tassi di commissione più attraenti e altri vantaggi in cambio di alte vendite guidate da una rete di agenti. Controlla se l’elenco è pertinente a ciò che stai per vendere. In caso contrario, anche le migliori offerte negoziate non ti serviranno a nulla.
Non farti attirare da commissioni elevate. Per ogni prenotazione, il venditore paga delle commissioni negoziate all’host e l’host, a sua volta, passa una parte di questi soldi a te. La divisione varia tipicamente dal 10/90 al 30/70 per cento, con l’host che si tiene la parte più piccola. Se la percentuale offerta agli agenti si avvicina al 100 per cento, probabilmente, viene a scapito del livello di supporto. Oppure vi saranno addebitate tasse fisse più alte (annualmente o mensilmente) per i servizi forniti.
Fate attenzione allo stack tecnologico. Il software fornito da un’agenzia ospitante potrebbe risparmiare un sacco di mal di testa. Le due soluzioni più importanti da сhase up sono un sito web per i consumatori out-of-the-box (se ancora non ne hai uno) o uno strumento di costruzione di siti web e una piattaforma di prenotazione user-friendly. Quest’ultima vi permette di acquistare viaggi dai sistemi di distribuzione globale (GDS) anche se non siete stati formati per farlo. In assenza di tale piattaforma middleware, è necessario seguire dei corsi per lavorare direttamente con i terminali GDS.
“In sintesi, quando si sceglie un’agenzia ospitante, è necessario bilanciare il know-how – ovvero tutto il supporto di cui si avrà bisogno in termini di processi di back-office, vendite e marketing – e gli strumenti tecnologici. Effettuare una nuova prenotazione, creare un itinerario o emettere una fattura non dovrebbe richiedere molto tempo” – consiglia Ernesto Sigg Rodríguez.
Di seguito, passeremo in rassegna le migliori agenzie host per vedere come fanno leva su competenze e tecnologie e perché proprio loro sono preferite da migliaia di agenti di viaggio.
Rassegna delle migliori agenzie di viaggio host
Secondo FindaHostTravelAgency.com, la piattaforma che mette in contatto i professionisti dei viaggi con gli host sulla base di 16 filtri, le migliori agenzie raccomandate nel 2020 sono:
- Avoya Travel,
- Travel Planners International (TPI),
- Nexion Travel Group, e
- Outside Agents.
Confronto tra le migliori agenzie di viaggio
Diamo una rapida occhiata a ciò che offrono e come ciascuna di esse si distingue dalle altre.
Avoya Travel: Rappresentante AmEx con focus su tecnologie e lead generation
Servizi disponibili
- programmi educativi
- un sito webverso il consumatore
- lead generation
- un sistema CRM
- strumenti di marketing
- tracciabilità delle commissioni e report sulle prestazioni
- un motore di prenotazione di crociere e tour
Non viene offerto
- E&O assicurazione
- grande varietà di opzioni di prenotazione aerea e alberghiera
Avoya Travel è uno dei più grandi venditori di viaggi di piacere con più di 50 anni di storia. Non concentrandosi in particolare sui prodotti aerei, automobilistici e alberghieri, l’azienda li offre per lo più come parte dei suoi pacchetti vacanza per crociere, tour e resort.
Avoya investe molto nelle nuove tecnologie, fornendo ai suoi affiliati un sito web per i consumatori e una piattaforma Agent Power che combina un sistema CRM, strumenti di marketing, un dashboard con grafici e rapporti sulle metriche di performance e un motore di prenotazione. Si collega direttamente ai sistemi dei fornitori, ma in alcuni casi la piattaforma si collega al GDS Sabre tramite un’API.
La caratteristica chiave di Avoya è il suo programma di generazione di lead chiamato Live Leads e progettato per inviare nuovi clienti direttamente agli affiliati 24/7. Tieni presente, però, che quando prendi un lead da Avoya, l’host prende una parte maggiore della commissione (70%) e tu ricevi solo il 30%.
Come rappresentante di viaggio American Express, la compagnia offre tutti i vantaggi esclusivi di AmEx. Gli agenti possono guadagnare Membership Rewards Points e utilizzare l’opzione Pay with Points per acquistare prenotazioni di hotel, crociere e altro.
Travel Planners International: supporto esclusivo per i nuovi arrivati
Servizi disponibili
- programmi educativi
- E&O assicurazione
- sistemaCRM
- strumenti di marketing
- software di contabilità
- motore di prenotazione collegato a tutti i principali GDS
Non offerto
- lead generation
- consumatore-sito web rivolto al consumatore
TPI si posiziona come un’agenzia di marketing e di supporto per i professionisti di viaggio nuovi ed esperti. È orgogliosa del fatto che oltre il 40% dei loro affiliati si sono uniti all’host quando erano alle prime armi. Per i primi 12 mesi, lo speciale dipartimento di Engagement degli agenti si prende cura dei nuovi arrivati, consigliandoli su qualsiasi domanda. TPI non offre lead dal vivo – invece, si concentra sulla formazione e sui programmi di marketing in modo che gli agenti possano trovare più facilmente i clienti da soli.
Un membro dell’Ensemble Travel Group, TPI dà accesso a commissioni di alto livello, vantaggi, promo e beni pubblicitari da 380 fornitori preferiti. Gli affiliati accedono al Portale Agenti con tutti i materiali di marketing, e-mail e software di contabilità, e uno strumento di prenotazione, che permette loro di lavorare con i GDS Amadeus, Sabre e Travelport. Il Portale Agenti fornito da Ensemble è integrato con il sistema di back office CRM, lanciato da TPI.
Nexion Travel Group: one-stop-shop per i professionisti dei viaggi leisure e corporate
Servizi disponibili
- programmi educativi
- sito web rivolto al consumatore
- lead generation
- strumenti di marketing
- tracciabilità delle vendite e delle commissioni
- non-GDS booking engine
- accesso ai principali GDS
Non offerto
- E&O assicurazione
Nexion Travel Group fa parte di Internova Travel Group (ex-Travel Leaders Group), una rete globale che rappresenta oltre 65.000 agenti di viaggio. Questa affiliazione si traduce in un’ampia selezione di offerte di viaggio e commissioni di alto livello da parte dei fornitori di auto, hotel, voli, crociere e assicurazioni.
Nexion ha diversi piani di adesione per i nuovi arrivati, i professionisti esperti, le aziende multi-agente e le imprese di viaggi aziendali. Tutti i membri ottengono un sito web gratuito rivolto ai consumatori, una serie di strumenti amministrativi e di reporting, e l’accesso al motore di prenotazione non-GDS chiamato SNAP! Gli agenti possono anche utilizzare le credenziali dell’host per acquistare prodotti di viaggio tramite Amadeus, Sabre, Apollo e Worldspan.
Agenti esterni: atmosfera familiare e la più grande quota di commissione possibile
Servizi disponibili
- programmi educativi
- E&O assicurazione
- consumo-sito web rivolto al consumatore
- sistemaCRM
- strumento di promozione dei gruppi
- motore di prenotazione per crociere e aerei
Non è offerto
- lead generation
Un’azienda a conduzione familiare, Gli agenti esterni danno ai loro membri l’accesso diretto ai proprietari e agli esperti di viaggio che forniscono una guida e un supporto individuale. Questo approccio personale distingue l’azienda dai suoi rivali. Inoltre, l’host non addebita alcuna tassa di avviamento e restituisce agli agenti fino al 95% delle commissioni guadagnate.
Il portale dell’agente offerto dall’host include chat dal vivo con la comunità degli agenti, una base di conoscenza di più di 500 formazioni e l’accesso ai fornitori di viaggi. Fornisce anche un sito web personalizzabile precostituito con un motore di prenotazione integrato per biglietti aerei e da crociera. Altre tecnologie progettate per gli agenti sono una piattaforma di gestione dei clienti e uno strumento di promozione dei gruppi per facilitare i viaggi di gruppo.
Da scelte multiple a una sola opzione possibile
Nove volte su dieci, gli agenti di viaggio cambiano host diverse volte prima di trovare l’azienda adatta per rimanerci per anni e persino decenni. Comunque, la parte più importante del processo di selezione è capire le vostre esigenze. Una volta identificate chiaramente, sarà molto più facile ridurre le infinite opzioni a poche e infine all’unico candidato possibile.