Un file XLSB è un file binario di Microsoft Office Excel. Le informazioni all’interno del file XLSB sono memorizzate come dati binari a confronto, mentre nei soliti file XSLX i dati sono memorizzati come file XML che sono poi compressi.
Lavorare con grandi file Excel è spesso una fatica. Si aprono più lentamente, ci vuole un’eternità per salvare e spesso devono essere caricati nel cloud per essere condivisi con i vostri colleghi o la famiglia. Perché allora non esplorare i vantaggi del formato di file XSLB (a volte confuso con XLSB)?
Che cos’è un formato di file XLSB?
Un file XLSB è un formato di file di cartella di lavoro binario di Excel. I file binari di solito vengono letti e scritti molto più velocemente e sono più piccoli dei file non binari. Questo perché i file binari sono un dump grezzo (fondamentalmente 1’s e 0’s) della memoria. Se si aprono i file binari potrebbero sembrare incomprensibili. I file binari possono essere aperti solo se si conosce il tipo esatto di oggetto che è il file. I file di testo d’altra parte (JSON, XML, CSV, testo), come suggerisce il nome, sono file che possono essere aperti in editor di testo (Word, Notepad ecc.) e la loro struttura è costruita nel file può essere compresa semplicemente leggendo il file.
Per esempio un file XML di solito ha la sua propria notazione di tag e markup, una pagina web HTML ha standard universalmente accettati come HTML5, i file CSV hanno colonne e righe separate da delimitatori di colonna e riga. L’aspetto negativo dei file di testo è che hanno bisogno di un overhead per costruire la struttura nel file di testo stesso, ad esempio una singola variabile intera in un file XML dovrà essere incorporata in un insieme di tag.
Quindi cosa c’è dentro un file XLSX (o XLSM) (immagine a destra). Cosa intendi per “dentro”? – chiederete.
I file XLSX e XLSM sono in effetti archivi compressi con file XML all’interno. Questo perché Microsoft ha aperto il formato di file Excel e ha deciso di rompere l’interno in file XML. Quando un file XLSX o XLSM viene salvato, Excel deve scomporlo in file XML separati, comprimerlo e infine salvarlo come XLSX o XLSM.
Il formato XLSB è invece un file Excel binario. Assomiglia al vecchio formato XLS che era anch’esso un file binario.
Cosa succede quando Excel vuole salvare un file XSLB? Non molto in realtà. Per lo più scarica i dati binari in un file binario e lo salva come XLSB.
Vantaggi di XLSB (XLSB vs. XLSX)
-
Dimensione del file più piccola – il file binario di Excel usa molto meno spazio. Questo è più evidente soprattutto quando si lavora con grandi file Excel. In alcuni casi ho sentito che ci sono file XLSB che richiedono il 10% della dimensione del file originale – questo è più visibile con file MOLTO grandi - Apre/salva più velocemente – il caricamento dei dati binari è più veloce dell’analisi dei file di testo (XML) – allo stesso modo in cui si potrebbe confrontare l’apertura di un libro in spagnolo e dover tradurre ogni frase in inglese rispetto a prendere una copia già tradotta. Allo stesso modo, quando si salva il file – il formato binario è più efficiente che scaricare i dati nell’XML e poi comprimerli. Dalla mia esperienza i file XLSB si aprono e vengono salvati 2 volte più velocemente
- Supporta formule oltre il limite di 8192 caratteri. In altri formati di file non vengono salvate correttamente
Yahoo! Beh, sembrerebbe che non ci sia niente di meno ovvio da fare che iniziare a lavorare solo sul formato di file XLSB. Tuttavia, non è una decisione semplice, perché ci sono alcuni piccoli inconvenienti. Eccone alcuni che mi vengono in mente…
Svantaggi di XLSB (XLSB vs. XLSX)
- Compatibilità – il formato XLSB Excel non è supportato da Excel 2003 e versioni precedenti, che francamente è meno di un problema al giorno d’oggi
- Sicurezza (VBA) – con la distinzione tra il formato XLSM e XLSX si sa quali file possono contenere o meno macro VBA. Con XLSB non lo saprete con certezza. Quindi fate attenzione quando aprite file XLSB da fonti sconosciute o da persone/siti web di cui non vi fidate
- Non potete fare modifiche alla barra multifunzione di Excel quando lavorate su un XLSB. Devi salvare temporaneamente il tuo file come XLSX o XLSM, apportare modifiche e salvare nuovamente come XLSB.
- Mancanza di interoperabilità con strumenti di terze parti. XLSB è un formato di file binario a differenza dei file aperti XML XLSX e XLSM. Quindi spesso non vedrete i vostri file XLSB funzionare ovunque – come in OpenOffice
Altri suggerimenti quando si lavora con grandi file Excel o set di dati
Di solito inizio con i suggerimenti rapidi e lascio i più complessi per il deserto. Il formato di file XLSB è un buon inizio e spesso non richiede che vi immischiate con i dati/formattazione/contenuto della vostra cartella di lavoro, giustamente perché non dovreste averne bisogno. Tuttavia, di tanto in tanto ci saranno quei momenti in cui questo non sarà sufficiente e non sarete più in grado di lavorare con un file Excel lento e grande. Ecco alcuni consigli utili:
- Riducete la dimensione del file eliminando le celle inutilizzate
- Salvate i file di dati senza formattazione – la formattazione può richiedere molto spazio di archiviazione e se state semplicemente lavorando con un set di dati e non avete bisogno di formattazione salvate il vostro file in formato .xml
- Salva i file di dati senza formattazione – la formattazione può rappresentare un sacco di spazio di archiviazione e se stai semplicemente lavorando con un set di dati e non hai bisogno di formattazione salva il tuo file in formato .xml o come .csv
- Disattiva i calcoli automatici – spesso anche file Excel non così grandi causano il blocco di Excel o il crash. Questo può essere dovuto all’abbondanza di formule di Excel che devono ricalcolare ogni volta che viene fatta una modifica, ecc. Provare a trasformare le Opzioni di calcolo in Manuale per sbarazzarsi di questo problema
- PowerQuery Add-In – Excel ha i suoi limiti quando si lavora con grandi serie di dati. Il PowerQuery Add-In di Excel di Microsoft è stato progettato per gestire Big Data e complesse query di dati a database esterni o fonti di dati. PowerQuery vi permetterà di lavorare in modo più efficiente con questi set di dati e non limiterà la quantità di record che potrete gestire all’interno di un singolo foglio di lavoro Excel
Miti comuni su XLSB
L’XLSB esegue le formule più velocemente di XLSX?
- Non è vero
I file XLSB sono solo caricati e scaricati più velocemente (salvati e chiusi) dei file XLSX. In seguito, entrambi i formati girano nella memoria RAM con prestazioni simili sullo stesso motore Excel. Quindi, non vedrete le vostre formule di Excel girare significativamente più velocemente. Tuttavia, se salvi spesso il tuo file noterai sicuramente che il formato XLSB salva più velocemente.
I file XLSB si bloccano più spesso?
- Non è vero
Il formato XLSB non aumenta in alcun modo la probabilità di bloccarsi. Tuttavia, se il file va in crash può essere più difficile da recuperare. XLSB sono file binari, mentre i file XLSX e XLSM sono in realtà file XML compressi – file di testo in formato XML. Pertanto, in una situazione critica hai sicuramente più possibilità di leggere un file di testo che un file binario. Tuttavia non mi preoccuperei troppo di questo.
I file XLSB possono essere aperti solo tramite Excel?
- Vero
I file Excel binari non sono (solitamente) supportati da altre suite di Office (come Open Office). Questo perché introducendo i formati *X (docx, xlsx ecc.) Microsoft ha introdotto un formato di file aperto che permette a questi altri programmi di aprire e modificare questi file più facilmente di prima. Per questo motivo siate consapevoli quando lavorate con il formato binario di Excel quando lavorate con colleghi che potrebbero voler usare programmi alternativi per collaborare con voi.
Conclusioni
Su base giornaliera raccomanderei di attenersi a XLSX e XSLM come formati standard di file Excel. Vale la pena raggiungere il formato di file XLSB ogni volta che il vostro file inizia a funzionare lentamente o usa una quantità enorme di spazio.
XLSB in realtà non gioverà ai piccoli file Excel e potreste persino vedere i piccoli file XLSB prendere più spazio dei piccoli file XLSX/XSLM. I vostri clienti/collaboratori potrebbero anche avere dei dubbi quando aprono i file XLSB poiché Excel tratta questi formati di file con una dose extra di cautela.
Utilizza il formato XLSB PRINCIPALMENTE con file Excel molto GRANDI.