Sia che stiate spedendo tramite LTL o pacco postale, usare una polizza di carico è vitale. Questo documento legale non solo fornisce dettagli sulla spedizione ai vettori, ma fornisce anche una traccia cartacea di informazioni che protegge i diritti del mittente. Mentre diverse compagnie di trasporto hanno semplificato le loro operazioni per includere una polizza di carico computerizzata o elettronica o fatture di spedizione, esse forniscono ancora diverse funzioni importanti.
Di seguito spiegheremo cos’è una polizza di carico e perché è così importante da usare – indipendentemente dal vostro tipo di metodo di spedizione.
Cos’è una polizza di carico?
Una polizza di carico è un documento o una fattura elettronica che viene completata da un vettore e fornita al mittente quando la merce viene ritirata per la consegna. Ci sono diversi componenti individuali che sono richiesti per una polizza di carico che deve essere compilata correttamente.
– I nomi e l’indirizzo completo del mittente e del destinatario. Questo è spesso considerato come l’informazione del destinatario.
– Un ordine di acquisto o un numero di controllo della fattura. Questo è usato come record permanente per scopi di controllo.
– La data della spedizione. Anche se può sembrare rudimentale, annotare la data e l’ora esatta della spedizione può essere usato come prova in una causa legale. Serve anche come notifica di responsabilità per un trasportatore o fornitori terzi di logistica.
– Istruzioni speciali. Mentre il processo di spostamento delle merci da un punto di origine a una destinazione sembra basilare, a volte sono necessarie istruzioni speciali per la gestione. La polizza di carico serve come piattaforma per il mittente e il vettore per documentare apertamente qualsiasi requisito speciale per la spedizione di una merce. Alcuni esempi di questo potrebbero includere la conservazione a freddo, la tracciabilità speciale, o le spedizioni a fermate multiple.
– Specifiche di spedizione. In questa sezione, il mittente verificherà con il vettore il tipo di imballaggio (come cartoni, skid, pallet, fusti o contenitori), la quantità di imballaggi o unità di spedizione, la quantità di spazio che occupa nel contenitore o piattaforma di spedizione e le dimensioni.
– Descrizione delle merci. È importante che la spedizione sia descritta nella polizza di carico ai fini dell’identificazione.
– Notifica di manipolazioni speciali. Ogni polizza di carico deve anche rivelare qualsiasi requisito di manipolazione speciale come i materiali pericolosi.
– Valore dichiarato. DV è usato per l’assicurazione di responsabilità civile. Annota il “valore dichiarato” di una spedizione. Nella maggior parte dei casi, il valore dichiarato è il costo di produzione – al contrario del valore al dettaglio.
La polizza di carico è tipicamente compilata online o dal vettore, poi fornita per la verifica al mittente durante il ritiro fisico della merce. Con la tecnologia avanzata, sempre più vettori si stanno muovendo verso polizze di carico e fatturazioni basate su cloud, che permettono sia al mittente che al vettore di aggiungere aggiornamenti critici ai dettagli della spedizione in tempo reale.
Ci sono diversi tipi di polizze di carico che vengono utilizzati per tipi specifici di spedizioni, tra cui una OBL (Ocean bill of lading), AWB (Airway bill of lading), ProBill: (di solito per servizi di trasporto via terra o spedizioni via camion).
Perché è importante una polizza di carico?
La prima e più ovvia ragione per cui una polizza di carico è importante è per scopi legali. Una polizza di carico protegge sia il trasportatore che il mittente, documentando i fatti relativi alla spedizione. Tuttavia, al di là della semplice “traccia cartacea”, una polizza di carico serve anche a tre importanti funzioni:
– Evidente della spedizione o del trasporto: Mentre spesso si presume che una polizza di carico sia semplicemente un contratto tra il venditore e l’acquirente, questo non è completamente accurato. Il contratto esiste quando l’ordine viene effettuato – non spedito. La polizza di carico fornisce la prova che l’acquisto precedentemente concordato viene trasmesso come concordato.
– Ricevimento della merce: Una BOL è un documento che verifica che le merci sono state ricevute da un agente, vettore, 3PL o altri da una parte. Quando questo accade, nella maggior parte dei casi, l’organizzazione che prende possesso della merce è responsabile delle sue condizioni. La BOL fornisce una traccia cartacea di prove per sostenere le richieste di risarcimento danni al trasporto.
– Documentazione del titolo: Questo significa essenzialmente che chi detiene la polizza di carico ha il titolo per il possesso o la proprietà della merce. Questo è il motivo per cui il mittente e il destinatario sono entrambi annotati sulla polizza di carico.