Essere un event planner non significa solo organizzare feste; significa creare programmi che si rivolgono allo scopo, al messaggio o all’impressione che il tuo cliente sta cercando di comunicare.
I pianificatori di eventi lavorano lunghe ore per organizzare ed eseguire i dettagli di praticamente ogni formato di riunione, compresi seminari privati, conferenze pubbliche, fiere di settore, ritiri dei dipendenti e altro ancora.
L’industria della pianificazione degli eventi
Uno studio del 2018 dell’Events Industry Council ha riportato che gli eventi aziendali globali hanno generato più di 1 trilione di dollari di spesa diretta e sostenuto 10,3 milioni di posti di lavoro a livello globale. Gli Stati Uniti hanno guidato il mondo nella produzione totale di eventi, seguiti da Cina e Germania.
Il Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti definisce tre categorie primarie di pianificazione professionale: per riunioni, convenzioni ed eventi. Nel 2018, la paga mediana per ogni tipo di pianificatore era di 49.370 dollari all’anno.I doveri specifici richiesti varieranno a seconda del settore specifico, ma tutti i pianificatori saranno tipicamente responsabili dei seguenti compiti:
- Incontrare i clienti per capire perché stanno tenendo una riunione o un evento
- Pianificare i dettagli dell’evento, compresi tempi, luoghi e costi
- Richiedere offerte da luoghi, catering e altri fornitori di servizi
- Visitare i luoghi per garantire l’usabilità e che soddisfino i requisiti
- Coordinare le camere, il menu, i prodotti in omaggio, i trasporti, e altri servizi
- Sorvegliare tutte le attività per garantire che tutti siano soddisfatti
- Rivedere le bollette, le fatture e approvare i pagamenti
“Gli organizzatori di eventi coordinano celebrazioni come anniversari, riunioni e altri grandi eventi sociali, così come eventi aziendali, tra cui lanci di prodotti, gala e cerimonie di premiazione. Ci sono anche organizzatori di eventi senza scopo di lucro che pianificano grandi eventi con l’obiettivo di raccogliere donazioni per un’organizzazione di beneficenza o di sostegno. Gli eventi possono includere banchetti, gare di beneficenza e unità alimentari.”
Competenze di pianificazione di eventi
Per avere successo, i pianificatori di eventi devono possedere una varietà di competenze. Prima di tutto, devono eccellere nella comunicazione verbale e scritta e avere un’eccezionale organizzazione e capacità di gestione del tempo. È anche essenziale per loro avere esperienza nella gestione dei progetti ed essere in grado di fare multitasking.
Self starter che lavorano bene con una squadra e che possono rimanere calmi e personalizzabili sotto pressione tendono anche ad eccellere come event planner. Sono necessarie capacità di negoziazione, budget e gestione del personale, così come la capacità di interagire con tutti i livelli di gestione. I pianificatori di eventi di successo hanno sviluppato sensibilità quando si tratta di selezione della sede, catering, produzione, intrattenimento, regali, trasporto, alloggio e servizi di conferenza.
Laurea richiesta
Quelli che perseguono una carriera nella pianificazione di eventi provengono da una varietà di professioni e background accademici. Molti datori di lavoro preferiscono una laurea in gestione dell’ospitalità, amministrazione aziendale, marketing, relazioni pubbliche o comunicazione. Tuttavia, molti pianificatori iniziano in altre professioni o entrano attraverso ruoli amministrativi che includono responsabilità di pianificazione delle riunioni.
Se vuoi aumentare le tue qualifiche, considera di sostenere l’esame di designazione Certified Meeting Professional (CMP), o guadagnare la designazione Certified Government Meeting Professional (CGMP). Le credenziali CMP e CGMP sono disponibili per i pianificatori di convention, riunioni ed eventi espositivi.
Per iniziare
Pianifica il tuo passaggio alla pianificazione di eventi nello stesso modo in cui pianificheresti il tuo prossimo evento: con una strategia e una documentazione dettagliata. Inizia con questi passi:
- Per acquisire una preziosa esperienza, fai del volontariato presso un’organizzazione non-profit o un’altra azienda come una società di catering, un fiorista, un designer di eventi o un altro organizzatore di eventi.
- Se stai già pianificando eventi per un altro organizzatore di eventi, cerca di assumerti maggiori responsabilità. Spesso è semplice come chiedere al tuo manager più lavoro nel contesto del tuo prossimo evento.
- Entra in associazioni come Meeting Planners International o International Live Events Society per fare rete. Più persone conosci e più relazioni sviluppi nel settore, più facile sarà costruire la tua carriera come event planner.
- Crea un portfolio di eventi per mostrare la tua esperienza e conoscenza.
- Oltre a sviluppare relazioni con altri event planner, fai rete con fornitori esterni o partner. Catering, musicisti o personalità dei media possono aumentare la tua esposizione e il tuo cerchio di influenza.
L’organizzazione e le pratiche di gestione del tempo della tua vita sono un chiaro indicatore per gli altri del tuo talento nella pianificazione di eventi. Sia che tu stia facendo un colloquio per lavorare in un’altra azienda di pianificazione o che tu stia iniziando e facendo crescere la tua, il tuo obiettivo sarà quello di rimanere calmo, organizzato e sempre in orario.