Il chilometraggio aziendale è una di quelle deduzioni fiscali aziendali che dovrebbe avere un segno di “Attenzione”. Se volete prendere la deduzione, dovete essere in grado di provarla. E c’è un modo specifico per farlo.
Alcuni imprenditori e dipendenti che devono viaggiare nel corso del loro lavoro tengono ottimi registri del chilometraggio aziendale. Ma se non si tengono questi registri nel modo giusto, non si può includere la spesa nelle tasse aziendali e si potrebbe perdere una grande deduzione fiscale.
Peggio ancora, si potrebbe prendere la deduzione comunque e venire controllati.
Durante un controllo, l’IRS può chiedere di provare i chilometri con la documentazione. Non puoi dedurre ciò che non puoi provare, quindi devi catturare le informazioni per prendere la deduzione. Se non puoi provare la deduzione, la tua azienda sarà soggetta a multe e sanzioni per il mancato pagamento delle tasse.
I due modi di tenere i registri delle miglia aziendali
L’IRS vuole registrazioni “tempestive e accurate”. Si aspetta che tu tenga un “registro giornaliero che mostri le miglia percorse, la destinazione e lo scopo del lavoro”. Il modo più semplice per farlo è quello di attenersi a un registro “al momento”. Avrai bisogno di quattro informazioni per ogni viaggio di lavoro: la data, la lettura del contachilometri all’inizio e alla fine, e il motivo per cui stai facendo il viaggio.
Due modi per tracciare il chilometraggio:
- Il metodo del registro.
- Un’applicazione per il chilometraggio (Suggerimento: questo è più facile)
Se usi il metodo del diario di bordo, dovrai registrare le informazioni sul viaggio nel momento in cui avviene. Includi il nome della persona e il motivo del viaggio. Scrivi il punto in cui hai iniziato a guidare lì. Includi l’indirizzo o qualche informazione sulla tua destinazione.
Puoi registrare il chilometraggio effettivo – dove hai iniziato e finito – se vuoi, o puoi aggiungerlo in seguito da un’applicazione di mappe su Internet.
Per entrambi i metodi di tracciamento, la cosa più importante da ricordare è che devi essere in grado di dimostrare che hai registrato le informazioni al momento del viaggio. Non puoi aspettare la fine dell’anno fiscale per “recuperare!”
Utilizzare un’app per tracciare il chilometraggio aziendale
Se sei sempre connesso al tuo smartphone, sono disponibili numerose app che registreranno il tuo chilometraggio per te. Separeranno anche i tuoi chilometri di lavoro dai tuoi chilometri personali. Se usi lo stesso veicolo sia per lavoro che per uso personale, devi anche registrare il tuo chilometraggio complessivo all’inizio e alla fine dell’anno.
Assicurati di registrare le informazioni sullo scopo del lavoro sull’app il prima possibile dopo il viaggio.
Tenere i registri per l’opzione delle spese effettive
L’IRS permette due diversi metodi per dedurre le spese di guida: Spese effettive o l’indennità chilometrica standard dell’IRS. Se state usando il metodo di indennità standard, dovete solo mostrare il chilometraggio, la data, e gli scopi del business. Ci sono vantaggi e svantaggi per ciascuno di essi, e ci sono anche alcune restrizioni sulla segnalazione delle spese chilometriche effettive.
Se state usando le spese di guida effettive, avrete bisogno di conservare le ricevute per tutte le spese di guida, compresi gas, manutenzione e assicurazione. Poi si moltiplicano queste spese per la percentuale di miglia totali utilizzate per lavoro. Se stai usando un’applicazione per il calcolo del chilometraggio, questa fa il calcolo.
Per esempio, se hai guidato un totale di 24.000 miglia in un anno, e puoi dimostrarne 18.000 per motivi di lavoro, stai guidando al 75% per affari. Dovresti quindi moltiplicare il totale delle tue spese di guida effettive per questa percentuale per ottenere l’importo da utilizzare per la deduzione delle spese.
C’è un malinteso comune che se tieni traccia delle spese effettive, non devi tenere traccia del chilometraggio. Ma puoi solo dedurre le spese aziendali, quindi devi ancora tenere traccia del chilometraggio per separare le miglia aziendali da quelle personali.
Riportare il tuo chilometraggio sulla tua dichiarazione dei redditi
Il passo successivo è quello di includere queste informazioni sulla tua dichiarazione dei redditi aziendale. Il modo specifico di includere queste informazioni è diverso a seconda del tipo di business.
La linea di fondo
Inizia a tenere traccia delle tue spese per l’uso aziendale della tua auto, anche se non pensi che ci saranno molti viaggi di lavoro. Prendere l’abitudine a gennaio è meglio che rimetterci il prossimo aprile.