Le transazioni contabili possono essere inserite in modo errato in un sistema contabile, o forse una transazione avrebbe dovuto essere suddivisa in due diversi conti di contabilità generale, per esempio.
In entrambi i casi, quando questo accade è necessario apportare modifiche alla transazione originale dopo che è stata registrata, e si può fare questo facilmente in QuickBooks software contabile facendo una registrazione contabile.
Si possono fare voci di giornale in QuickBooks per aggiustare o correggere le transazioni e inserire voci che non possono essere eseguite in altri modi, come gli aggiustamenti al profitto o alla perdita.
Il processo di registrazione del giornale è abbastanza semplice, ma si può fare una registrazione per un solo cliente o fornitore alla volta. Se vuoi correggere i saldi di più clienti o fornitori in questo modo, dovrai inserire voci separate.
Cos’è un’annotazione nel giornale?
Una voce del giornale generale è una transazione contabile che viene inserita, o postata, direttamente nella contabilità generale. Il libro mastro generale di un’azienda agisce come il suo principale gruppo di conti usato per registrare le transazioni del bilancio e del conto economico.
Per esempio, potreste aver inserito per sbaglio una bolletta mensile di 100 dollari nel conto delle spese di assicurazione della vostra azienda. Potete inserire un’annotazione di rettifica per ridurre o accreditare il conto delle spese di assicurazione di 100 dollari e aumentare o addebitare il conto delle spese di servizio di 100 dollari per correggere il vostro errore. Tutti i vostri conti sarebbero quindi nell’ordine corretto, e non dovreste cambiare l’importo dovuto dal vostro fornitore perché quella parte della transazione è stata registrata correttamente.
Voci del diario per attività di fine anno
Il vostro commercialista o contabile potrebbe voler fare delle voci del diario per completare le attività di fine anno, come la registrazione di rettifiche fiscali nei vostri libri, la registrazione delle spese di ammortamento o la riclassificazione di entrate e uscite. Il vostro professionista della contabilità può fornirvi informazioni specifiche se volete inserire voi stessi le voci del giornale alla fine dell’anno, insieme alle spiegazioni del perché le voci sono necessarie per la vostra particolare situazione.
Come fare le registrazioni del diario generale in QuickBooks
Puoi fare le registrazioni del diario generale in QuickBooks seguendo queste istruzioni passo dopo passo:
- Vai a Company > Make General Journal Entries dal menu nella parte superiore dello schermo.
- Cambia il campo Data, se necessario, nella finestra Make General Journal Entries. QuickBooks avrà come impostazione predefinita la data corrente, quindi se si vuole inserire una voce per un mese o un anno precedente, assicurarsi di cambiarla in modo che la voce venga registrata nel periodo di tempo finanziario corretto.
- Inserire un numero per la voce del diario nel campo Numero voce. QuickBooks numererà automaticamente le voci successive in modo sequenziale.
- Inserire il numero di conto del libro mastro nella colonna Conto. Puoi anche selezionare il primo conto da un menu a tendina nella colonna Conto.
- Inserisci l’importo del debito o del credito per il conto che hai selezionato nelle colonne Debito o Credito. I debiti e i crediti devono essere uguali per rendere la voce bilanciata e permettere a QuickBooks di registrare la voce.
- Inserire un promemoria descrittivo nella colonna Memo. Verrà visualizzato nei rapporti che includono questa voce del diario. Questo passo è opzionale, ma è raccomandato in modo da ricordare in seguito perché è stata fatta la registrazione.
- Ripetere i passi da 4 a 6 fino a quando le voci si compensano completamente tra loro e la transazione raggiunge un saldo zero. Il totale nella colonna dei debiti dovrebbe essere uguale al totale nella colonna dei crediti, e la voce del giornale sarà quindi correttamente bilanciata.
- Cliccare Salva & Chiudi per salvare la voce del diario e chiudere la finestra, o cliccare Salva & Nuovo per salvare la voce del diario e aprire una nuova finestra.
È possibile fare la maggior parte delle voci del diario generale in QuickBooks utilizzando questi passaggi, ma se si vogliono fare voci del diario che riguardano un particolare conto di credito di un cliente o un conto di debito di un venditore, si dovrà mettere il cliente o il venditore sulla prima riga della voce.