Stai cercando frasi formali e frasi per completare la tua email di riprogrammazione di una riunione? Sei nel posto giusto. In questo articolo, discuteremo non solo le frasi comuni che puoi usare per diverse situazioni, ma anche la struttura dell’email di rinvio.
Esempi di email di rinvio
Eg #1: Tipo formale – Cambiare un appuntamento con un partner commerciale
Caro signor Smith,
Purtroppo, a causa di alcuni imprevisti, non sarò in grado di mantenere il nostro appuntamento per domani pomeriggio. Sarebbe possibile concordare un altro momento più avanti nella settimana? Mi scuso per l’inconveniente.
Sua sinceramente,
Alice Tran
(Fonte: Clare Whitmell – Business Writing Essentials)
Non limitarti a copiare e incollare le frasi, ecco come ricordarle per sempre
Voglio ricordarti che è meglio se puoi scrivere l’email da solo, senza navigare in internet per parole e frasi. E se tu potessi ricordare quelle frasi e scriverle come se fossero le tue parole? Sarebbe perfetto. Il tuo capo sarebbe molto soddisfatto delle tue capacità di risolvere i problemi o della tua risposta rapida ai cambiamenti. Come si può fare? Come fare in modo che le parole diventino tue? Lo strumento intelligente qui sotto potenzierà le tue capacità.
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Eg #2: Tipo formale – Rimandare una riunione a una data specifica nel futuro
Caro signora. Jones,
Mi dispiace dover chiedere di riprogrammare il nostro incontro nel pomeriggio del 22 agosto perché devo recarmi a Los Angeles quel giorno per risolvere del lavoro urgente. Posso suggerire il 27 agosto alle 16:00?
Anche se non sei disponibile a quell’ora, sono disposto a lavorare intorno al tuo programma. Userò il tempo extra per pensare alle modifiche del contratto che hai richiesto.
Mi dispiace molto per qualsiasi inconveniente che questo possa causarti. Aspetto la vostra conferma il più presto possibile.
Sinceramente,
Eg #3: Tipo informale – Riprogramma un incontro con i tuoi colleghi
Ciao a tutti,
A causa di un problema di sala riunioni, l’orario del kick-off meeting del progetto deve essere cambiato da martedì 21 agosto alle 14:00 nella stanza A3 a giovedì 23 agosto alle 16:00 nella stanza 324.
Scusi per il disagio. Se avete domande, non esitate a contattarmi.
Saluti,
Miranda
Eg #4: Tipo formale – Riprogrammare un colloquio di lavoro
Caro signore/signora,
vi scrivo per informarvi che ieri ho ricevuto via email un avviso di colloquio per la posizione di direttore creativo presso la vostra azienda. Il mio colloquio è stato deciso alle 14:00 di martedì 4 settembre 2018. Sfortunatamente, non è possibile partecipare a quell’ora in quanto ho preso un appuntamento con il mio medico.
Mi scuso estremamente per aver chiesto la riprogrammazione del mio colloquio di lavoro.
Apprezzo molto se potete riprogrammare il mio colloquio a qualsiasi altro momento in quanto sono disponibile dopo il 4 settembre.
Sono molto desideroso di partecipare al colloquio e lavorare con la vostra azienda. Spero che prenderete in considerazione la mia richiesta e riprogrammerete l’intervista in un’altra data. Sono in attesa di una risposta positiva.
Sua sinceramente,
Impara come scrivere altri tipi di email aziendali che possono aiutarti molto nel lavoro negli altri post del nostro blog:
- La guida completa al galateo delle email aziendali
- Come scrivere un’email che richiede un’azione
- Come scrivere un’email per informare qualcosa
Formato di un’email per riprogrammare un incontro
Per scrivere questa email in modo sincero come dovrebbe, mettiti nei panni dell’altro. Immagina tutti i disagi, il tempo sprecato e il denaro che questo potrebbe causare loro. Dovete cercare di attenuare la loro insoddisfazione con molta educazione e scuse. Quindi, le regole chiave qui sono la gentilezza, la ragionevolezza e la tempestività.
Step 1 Descrivere chiaramente i cambiamenti
Quando si termina un appuntamento, si dovrebbe dare un chiaro avviso immediatamente. Basta una semplice frase come: “Sono spiacente di informarvi che non potrò partecipare al nostro incontro domani.”
Step 2 Fornire una buona spiegazione
Certamente, dovete spiegare perché non potete partecipare. Se questa parte è carente, i tuoi clienti, partner, capi, ecc. potrebbero iniziare a pensare che non sei una persona affidabile. Tuttavia, non c’è bisogno di scrivere una spiegazione molto dettagliata. Al fine di mantenere l’e-mail breve e al punto, basta dare loro una ragione breve ma ragionevole.
Step 3 Qual è la soluzione?
Devi anche suggerire un altro appuntamento. Proporre un nuovo orario per riprogrammare significa che l’incontro con questa persona è ancora importante per te. Nonostante la necessità inaspettata di terminarlo, sei ancora interessato all’appuntamento.
Faresti meglio a fornire diverse opzioni da cui possono scegliere un giorno e un’ora alternativi. Dato che sei tu quello che deve scusarsi, resta aperto alle controproposte e dai al tuo destinatario la possibilità di aggiustare il programma.
Fase 4 Termina l’email con scuse e apprezzamento
Alla fine della tua email, non devi solo chiedere scusa ma anche ringraziare la persona per la sua considerazione della tua situazione. Questo dimostra il vostro rispetto. Apprezzate il fatto che dovranno passare del tempo a leggere la vostra email e forse anche compromettere i loro piani a causa vostra. Specialmente per gli uomini d’affari, fare aggiustamenti in un programma non è affatto facile.
Esempio:
- Si prega di accettare le nostre sincere scuse
- Sono spiacente per qualsiasi inconveniente che questo ha causato a lei e al suo team.
Tuttavia, le scuse possono anche essere inserite nelle prime righe dell’email.
Per esempio:
“Siamo spiacenti di informarvi che non posso arrivare in tempo alla nostra riunione di questo venerdì”,
“A nome del team, Mi scuso…”
Parole comuni & frasi usate in una email di riprogrammazione
Le seguenti parole e frasi sono spesso usate quando si vuole cambiare un appuntamento.
1 – posticipare
Avere luogo in un momento successivo a quello previsto o originariamente programmato
- Ho posticipato la riunione a giovedì.
- La riunione è stata posticipata a venerdì.
2 – ritardo
Si è verificato più tardi del previsto o del programma originale
- Il nostro volo da Taipei a Pechino ha subito un ritardo di 2 ore e mezza.
- Alcuni problemi hanno ritardato il rilascio del prodotto.
3 – spostare in avanti
Spostare in avanti significa spostare un appuntamento in avanti (un’ora o una data precedente).
- Possiamo spostare la data della nostra riunione in avanti?
- Hanno spostato la data dell’evento a lunedì.
4 – spostare indietro
In contrasto con lo spostamento in avanti, questo significa spostare una riunione ad una data o ora successiva.
- Ho paura che dobbiamo spostare la riunione indietro.
- Arrivano più tardi del previsto, quindi dobbiamo spostare l’inizio indietro.
5 – incapace di mantenere il nostro appuntamento
- Ho paura che non sarò in grado di mantenere il nostro appuntamento questo martedì 28 ottobre.
6 – è sopraggiunto un imprevisto
- Purtroppo, poiché è sopraggiunto un imprevisto mercoledì mattina, apprezzerei molto se potessimo rimandare il nostro incontro alla prossima settimana.
7 – essere via per lavoro
- Perché sarei via per lavoro la prossima settimana, potremmo rimandare l’incontro al primo venerdì del mese prossimo?
8 – essere disponibile il
- Saresti disponibile martedì mattina?.
9 – orario adatto a te
- Potresti confermare se questo è un orario adatto a te? (informale)
- Il martedì sarò occupato. Le andrebbe bene venerdì?
Cose da tenere a mente
1 Invia la tua mail il prima possibile
Prima spedisci la mail, più facile sarà per il tuo destinatario fare cambiamenti nel suo programma, e più possibilità avrà di farlo. In nessun caso dovreste rimandare l’invio della vostra email per cancellare una riunione fino all’ultimo minuto. Non indugiare sulla tua email una volta che l’hai scritta.
2 Chiamali se necessario
In casi urgenti, se vuoi essere sicuro al 100% che i tuoi destinatari abbiano ricevuto la notifica, puoi anche chiamarli direttamente al telefono dopo aver inviato l’email. Nella maggior parte dei casi, l’invio di un’email è sufficiente.
3 Un consiglio in più
Quando alla fine li incontrerete, ringraziateli direttamente per la loro pazienza e mostrate quanto apprezzate l’opportunità di incontrarvi.
Disporre un appuntamento è una cosa che tutti devono fare di tanto in tanto. La chiave è assicurarsi di avere una buona ragione, essere sempre proattivi nel suggerire un altro momento, a patto di essere diretti ed educati. E non dimenticare di salvare parole e frasi che potresti usare frequentemente nel tuo libro di parole con l’estensione eJOY. Una volta che rivedrai il tuo vocabolario ogni giorno in eJOY Game Center, ti ritroverai a scrivere con sicurezza email di lavoro con parole tue.Scarica eJOY eXtension GRATIS