Quando guardi i video di unboxing su YouTube, i prodotti più orribili sono spesso i più divertenti. Tuttavia, non è sempre divertente quando sei dalla parte del destinatario di un prodotto o servizio deludente. Parliamo di quando e come si dovrebbero scrivere lettere di reclamo.
Per la maggior parte delle persone, è piuttosto raro scrivere qualsiasi tipo di lettera. Invece, possono contattare l’azienda per telefono, chat online o anche social media. Ma la Federal Trade Commission dà tre ragioni importanti per spedire lettere di reclamo. Essi ” il vostro reclamo è registrato con l’azienda, preservano qualsiasi diritto legale che potete avere nella situazione, e l’azienda sa che siete seri nel perseguire il reclamo”. Potete chiedere una prova di consegna all’ufficio postale in modo da avere una registrazione digitale della vostra lettera che arriva a destinazione.
Ora, scomponiamo i componenti di una lettera di reclamo efficace. In sostanza, sono lettere d’affari, quindi dovreste iniziare con il vostro indirizzo e la data. Il nome e il titolo della persona da contattare dovrebbero venire dopo, se potete trovarli, altrimenti iniziate con il nome della società e il suo indirizzo. Infine, dopo il saluto, puoi iniziare il corpo della tua lettera.
Anche se sei arrabbiato, il tono della tua lettera dovrebbe essere rispettoso e costruttivo. Dopo tutto, la persona che legge la lettera potrebbe non essere direttamente responsabile dei problemi che avete. Lui o lei sarà più propenso ad aiutarvi a risolvere i vostri problemi se siete cortesi. Includi tutti i dettagli rilevanti, ma sii conciso.
Informazioni che potresti voler includere:
- Nome del negozio e località
- Il tuo numero di conto
- Date rilevanti, come quando hai acquistato beni o servizi e quando è iniziato il problema
- Nomi di venditori, rappresentanti del servizio clienti, o manager con cui hai affrontato il problema in precedenza
- Numeri di serie e di modello
- Copie di ricevute, fatture e garanzie
- Copie della corrispondenza precedente, come email, log di chat, o lettere
- Le tue informazioni di contatto
Nel corpo della lettera, la frase di apertura dovrebbe identificare il tuo reclamo specifico. Poi, delineate quali azioni avete già intrapreso per risolverlo e come vi aspettate che l’azienda affronti il problema. Usate una chiusura semplice, professionale e complimentosa, come Sinceramente o Saluti.
Ecco un esempio di lettera:
555 Five BoulevardAustin, TX 73301
20 marzo 2019
Mr. Bob HowardGeneral ManagerProducts and More717 Seven StreetNew York, NY 10012
Caro signor Howard:
Re: Numero di conto 1884434
Scrivo per esprimere la mia insoddisfazione per il bollitore da tè Model X che ho acquistato il 28 febbraio 2019, nel vostro negozio situato al 1616 Sixteen Avenue. Anche se il bollitore sembra a posto, perde quando viene riempito d’acqua. Quando ho tentato di restituirlo al negozio il 2 marzo 2019, l’impiegato di turno, George Burns, mi ha detto che non avrebbe accettato l’articolo perché non ha visto alcun danno.
Per risolvere il problema, vorrei che rimborsaste l’intero importo che ho pagato (29,86 dollari, tasse incluse) sul mio account Frequent Customer. Allego una copia della ricevuta originale.
Aspetto la vostra risposta. Vi prego di contattarmi all’indirizzo di cui sopra o per telefono al (555) 555-5555 entro le prossime due settimane.
Sinceramente,
Jason Brooks
Il miglior risultato di una lettera di reclamo è una risoluzione positiva. Infatti, una volta che le aziende sono consapevoli dei problemi, possono migliorare i loro beni, servizi o politiche anche per altri consumatori. È molto probabile che tu ottenga un risultato positivo se sei cortese e includi tutti i dettagli rilevanti!
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